לחברת Alstom דרוש/ה עוזר/ת אדמיניסטרטיבית לתמיכה שוטפת במנהל הפרויקט ובצוות הפרויקט. התפקיד כולל מתן שירות אדמיניסטרטיבי מקצועי, דיסקרטי ויעיל, תוך אחריות על תיאום, ארגון ותמיכה בפעילות המחלקה והפרויקטים השונים.
ניהול ומעקב אחר חופשות שנתיות של צוות הפרויקט.
ריכוז ואיסוף מידע שוטף מחברי הצוות עבור מנהל הפרויקט.
הכנת דוחות ומצגות עבור סקירות פרויקט וישיבות הנהלה.
תיאום וניהול פגישות, כולל הזמנת חדרים, ציוד, כיבוד ולוגיסטיקה נלווית.
ניהול יומנים ותיאום פגישות מרובות משתתפים.
ניהול תכתובות דוא"ל ומתן מענה בהתאם לצורך.
הכנת סדרי יום לישיבות וכתיבת פרוטוקולים.
ניהול משרד שוטף, כולל קבלת אורחים, טיפול בדואר, חשבוניות והזמנות.
תיאום נסיעות עסקיות בארץ ובחו"ל, כולל טיסות, מלונות ואשרות.
ניהול והגשת דוחות הוצאות במערכות הארגוניות.
טיפול בחשבוניות ומעקב אחר תשלומים.
מתן תמיכה וליווי לעובדים חדשים בצוות.
יצירת קשרי עבודה שוטפים עם לקוחות, ספקים וגורמים פנימיים בארגון.
דרישות:
ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי / עוזר/ת אישי/ת / תומך/ת פרויקטים.
שליטה מלאה ביישומי Office, בדגש על Outlook, Word, Excel ו-PowerPoint.
ניסיון בניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מול ממשקים מרובים.
ניסיון בהכנת מסמכים, דוחות ומצגות.
יכולת עבודה עצמאית בסביבה דינמית ומרובת משימות.
כישורי ארגון, סדר ותעדוף משימות ברמה גבוהה.
יכולת ניסוח ותקשורת בין-אישית מצוינת.
תודעת שירות גבוהה ויכולת עבודה מול לקוחות וספקים.
היכרות עם מערכות ארגוניות והזמנות נסיעות.
היכרות עם סביבת עבודה גלובלית וארגונים מטריציוניים.
כישורים אישיים
יוזמה ויכולת להוביל תהליכים באופן עצמאי.
עבודת צוות ויחסי אנוש מצוינים.
תשומת לב לפרטים ודיוק
הכרות עם מערכת SAP המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.