למפעל יצרני מוביל בתחום הקוסמטיקה דרוש/ה מנהל /ת משרד ועוזר/ת אישי/ת למנכ"ל, לתפקיד מרכזי, מגוון ובעל אחריות רחבה במשרדי הנהלת החברה בראש העין. התפקיד כולל תמיכה אדמיניסטרטיבית ואופרטיבית מקיפה למנכ"ל, ניהול שוטף של המשרד ועבודה מול גורמים בכירים בתוך הארגון ומחוצה לו.
תחומי אחריות:
ניהול יומן מורכב ותיאום פגישות, ישיבות ואירוח גורמים עסקיים.
ניהול לוחות הזמנים וסדרי העדיפויות של מנכ"ל החברה.
ניסוח ומענה למיילים וניהול התכתבויות רשמיות מול גורמי פנים וחוץ.
אחריות על התפעול השוטף של המשרד, לרבות רכש משרדי ועבודה מול ספקים ונותני שירות.
הכנת חומרים ומצגות לקראת ישיבות הנהלה.
כתיבת פרוטוקולים, מעקב אחר החלטות ובקרה על ביצוע משימות.
עבודה שוטפת מול רואי חשבון, עורכי דין, יועצים וגורמים מקצועיים נוספים.
טיפול במשימות אדמיניסטרטיביות ובנושאי אמון עבור הנהלת ובעלי החברה.
דרישות:
ניסיון של שנתיים לפחות בניהול משרד, ניהול לשכה או בתפקיד עוזר/ת אישי/ת לבכירים - חובה.
ניתן להציג גם ניסיון רלוונטי מתפקידים אדמיניסטרטיביים בצה"ל.
שליטה גבוהה מאוד ביישומי Microsoft Office, בדגש על Outlook, Word ו-Excel - חובה.
עברית ברמה גבוהה מאוד, כולל יכולת ניסוח מעולה בכתב ובעל פה.
רוסית ברמה טובה - יתרון משמעותי; ניתן לשקול גם מועמדים ללא רוסית.
אנגלית ברמה טובה - יתרון.
יכולת ניהול יומן, תיעדוף משימות ועבודה מול ממשקים מרובים.
סדר, ארגון, דיוק וירידה לפרטים.
ייצוגיות, תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מצוינים.
יושרה אישית, אחריות ודיסקרטיות מוחלטת.
נכונות לחתימה על הסכם סודיות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.