תחומי אחריות:
אחריות על בניית סידורי העבודה וניהול השיבוצים של צוות המזכירות והאדמיניסטרציה במשרד.
ניהול שוטף של הפעילות האדמיניסטרטיבית ומתן מענה לצרכים המשתנים של המחלקות, השותפים ועורכי הדין.
תפעול והובלת פרויקטים אדמיניסטרטיביים חוצי-משרד.
תיאום נסיעות עסקיות בארץ ובחו"ל, לרבות הזמנת טיסות, בתי מלון, הסעות ובניית מסלולי נסיעה בהתאם לצורכי המשרד.
ניהול ותיאום לוחות זמנים מורכבים, לרבות תיאום פגישות מרובות משתתפים בארץ ובחו"ל, תוך התחשבות באזורי זמן שונים.
גיבוי והחלפת מזכירות בהתאם לצורך, תוך שמירה על רציפות תפקודית ורמת שירות גבוהה.
בנייה, הטמעה ויישום של תהליכי עבודה ונהלים בתחום האדמיניסטרציה, לצד ייזום והובלת תהליכי התייעלות ושיפור.
בקרה על איכות השירות, עמיד
דרישות:
ניסיון של לפחות שנתיים בתפקיד אדמיניסטרטיבי הכולל ריכוז והובלת תהליכים - חובה.
ניסיון קודם במשרד עורכי דין או בארגון מקצועי גדול - יתרון משמעותי.
ניסיון בתיאום נסיעות עסקיות ובניהול יומנים מורכבים - יתרון משמעותי.
ניסיון בניהול סידורי עבודה, תיאום משאבים או הובלת צוות אדמיניסטרטיבי - יתרון.
אנגלית ברמה גבוהה (דיבור, קריאה וכתיבה) - חובה.
יכולת הובלת תהליכים והנעת ממשקים ללא סמכות ישירה.
סדר, ארגון, יכולת תיעדוף וקבלת החלטות בסביבה מרובת משימות.
תודעת שירות גבוהה, דיסקרטיות, יחסי אנוש מצוינים ויכולת עבודה תחת לחץ.
שליטה מלאה ביישומי Office. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.