דרושים » אדמיניסטרציה » מזכיר /ת מנכ"ל והנהלה

דרוש/ה מזכיר/ת משרד לתפקיד אדמיניסטרטיבי ושירותי במשרה מלאה.
סביבת עבודה מקצועית, איכותית ונעימה, בתפקיד מגוון הכולל עבודה מול עורכי דין, לקוחות וממשקים שונים במשרד.
תחומי אחריות:
מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף לצוות המשרד.
ניהול ותיאום משימות משרדיות.
מענה טלפוני וקבלת קהל.
טיפול בתכתובות ובמסמכים.
סיוע שוטף בפעילות המשרד ובצרכים אדמיניסטרטיביים שונים.

לרשות הטבע והגנים, חטיבת לוגיסטיקה
דרוש/ה
עוזר/ת מנהל אגף רכש ותחזוקה
משרה זמנית, החלפה לחל"ד
העסקה במעמד יומי

הגדרת התפקיד:
כללי: אחראי/ת לניהול יומן מנהל האגף וראשי התחומים, זימון ותיאום פגישות, זימון חדרי ישיבות, זימון מוזמנים פנימיים וחיצוניים, הדפסת סיכומים ומסמכי האגף, תיוקים, הכנת מצגות, צילומים והכנת חומרים לדיונים, מעקב אחר המטלות השונות של האגף, מענה טלפוני לכל פנייה פנימית וחיצונית לאגף רכש ותחזוקה.

תיאור התפקיד:
1. מדים- אחריות על חלוקה שנתית, הכנת רשימות, חלוקה, החלפות, עבודה מול הספק, ובנוסף מדים לעובדים חדשים במהלך השנה.
2. חניה- אחריות וריכוז כל נושא החניה בחניון הבניין ובחניון שופרסל, מתן אישורי חניה, הנפקת כרטיסים ובקרת תשלומים.
3. שילוח פנים ארצי- טיפול בנושא הזמנות ומשלוחים ע" חברת שליחויות הרלוונטית בכל אזורי הארץ, לאתרים ולחברות חיצוניות, מעקב אחר חשבוניות לתשלום ויצירת קשר רציף מול החברה.
4. הום סנטר- מעקב ובקרה אחר הרכישות והחשבוניות החודשיות.
5. קרביץ- הזמנת ציוד ותפעול שוטף מול הספק, חלוקת ציוד במטה י-ם.
6. גיבוי רכז הקטלוגים והרכש ורכז מכרזי החטיבה, מנהל מחלקת מלאי ואמצעים בזמן העדרם-
7. ועדת רכוש - ריכוז כל נושא הועדה, הכנת דוחות, הזמנת משתתפים, הוצאת סיכומים והכנת חומרים לקראת הוועדה.
8. גיבוי - אחריות על קליטה ופיזור הדואר (דואר יוצא ונכנס)
9. ביצוע כל מטלה נוספת בהתאם לאופי התפקיד ועל פי דרישת הממונה.

על התפקיד:
הזדמנות להשתלב בתפקיד מרכזי, משמעותי ובעל השפעה אמיתית בדיור מוגן איכותי, משפחתי ומפנק באזור ירושלים. התפקיד מציע עבודה צמודה עם שדרת הניהול של הארגון, בסביבה אנושית חמה ושירותית, עם פוטנציאל אמיתי להתרחבות סמכויות בהמשך הדרך עבור המועמד/ת המתאימ/ה.

תחומי אחריות ופעילות:

אדמיניסטרציה ותמיכה בהנהלה: ניהול יומני הנהלה מורכבים, תיאום פגישות רבות ממשקים, זימון ישיבות הנהלה, כתיבת סיכומי ישיבות ומעקב שוטף אחר ביצוע החלטות והנעת משימות מול מנהלי המחלקות השונות.

ניהול עמדת הקבלה: אחריות על חוויית הקבלה, מתן מענה פרונטלי וטלפוני אדיב לדיירים, משפחות, ספקים וגורמי חוץ, וניתוב מקצועי של הפניות.

תוצרים ודיווחים: הכנת מצגות, הפקת דוחות, ניסוח והפצת עדכונים והודעות שוטפות, ותיאום מול ממשקים פנימיים וחיצוניים כאחד.