דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל /ת אדמיניסטריבית

לחברת יעוץ גלובלית במושב בני עטרות, דרושה מנהל/ת משרד ואדמיניסטרציה
למשרה בת של 5-7 שעות עבודה יומיות.
חברה בעלת 200 עובדים ברחבי העולם, בבני עטרות יושב מטה החברה.
(חובה אנגלית ברמה גבוהה- הבנת הנקרא, כתיבה ושיח (יתרון))

תיאור התפקיד:
סיוע למנכ"ל החברה בשלל משימות שיינתנו מולו בעת צורך
ניהול משרד ואדימיניסטרציה- לדוגמא:

תיוק משרדי ושליחה לארכיון בעת הצורך.
הזמנת חד"פ וקפה.
שליחת פדקס ללקוחות בחו"ל.
תיוק ושליחת חוזים ללקוחות.
הזמנת אנשי מקצוע לטיפול תקלות במשרד/ לכל צורך אחר.
ניהול וטיפול מנקת המשרד- הזמנת ציוד חומרי ניקוי וטואלטיקה וניהול שוטף.
הזמנת אוכל מעת לעת
טיפול בעת הצורך אם ישנה בעית מחשוב, מערכת כיבוי אש.
טיפול וסיוע למנכ"ל בכל נושא אדמניסטרטיבי במידת הצורך.
הווי ופנאי במשרד.
הזמנת ציוד משרדי.
ימי הולדת משרדי.
כל נושא אדמיניסטרטיבי אחר שיהיה רלוונטי באותה עת.

הכנת חומרים לצוות הנהלת חשבונות לקליטת כרטיסי אשראי שקלי/ דולרי.
**בהתאם ליכולות המועמד ייתכן ויתווספו משימות הנהלת חשבונות נוספות.
ביצוע בקרות באקסל בנושאים שונים- בקרה שכר עובדים יפן, הודו, דוחות תפעוליים
למנכ"ל.
ייתכנו צרכים לבקרות נוספות בהמשך.

הזדמנות נדירה להיות יד ימינם של הבעלים ומנכ"ל רי/מקס ושל מנכ"ל חברת אחות. שניהם דמויות בכירות עם עשייה עסקית ואישית ענפה. התפקיד מציע ליווי ומעורבות בעולמם המקצועי והאישי בסביבת עבודה דינמית ואיכותית.
תיאום פגישות עם גורמים בארגון ומחוצה לו עם חברי הנהלה מהארץ ומחו"ל, זכיינים, שותפים עסקיים תוך קביעת סדרי עדיפויות, סגירת קצוות, ארוחות, סיורים ועוד.
היערכות וליווי פגישות - הכנת חומרים איסוף מידע, הכנת דוחות, מצגות, כתיבת סיכומי פגישות, ניסוח מיילים, מכתבים הודעות והפצתם
תיעוד פגישות ומסמכים במערכות החברה
היערכות מקצועית לכנסים, הרצאות ואירועים בארץ ובחו"ל
ניהול end-to-end של נסיעות עסקיות ואישיות לחו"ל כולל הזמנת טיסות, בתי מלון, הסעות ואישורים נדרשים הרשמה לכנסים תיאום מול מארחים, טיפול בחופשות המנכ"לים ובני משפחתם.
מעקב אחר התנהלות הנסיעות ומתן מענה במקרים דחופים
תאום ביקורים של אורחים מחו"ל בשיתוף עם מחלקות שונות בהנהלה
היערכות לביקור כולל הזמנת טיסות, בתי מלון, ארוחות, תיאום סיורים ופגישות
ליווי האורחים ומתן מענה במהלך ביקורם בישראל
מתן מענה לצרכים אישיים ביורקטיים שונים לשני המנכלים על מנת לפנות את זמנם מטיפול שוטף בענינים אלו לטובת צמיחת החברה
התפקיד מהווה נקודת תיאום מרכזית בין המנכ"לים, ההנהלה הבכירה, דמויות מפתח ברי/מקס בעולם, צוותים, שותפים עסקיים ועוד.

מחפש/ת תפקיד מרכזי עם אחריות, גיוון והשפעה על היום-יום הארגוני?
זו ההזדמנות שלך להצטרף לסביבה מקצועית, דינמית ומשפחתית.

מה כולל התפקיד?
* ניהול יומנים ותיאום פגישות למנכ"לים
*עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת וניהול משימות משרדיות
*התנהלות מול ספקים וממשקים פנימיים
*מענה טלפוני וטיפול בפניות שוטפות
*אחריות על תחום הרכבים
*הזמנת ציוד משרדי וכיבוד
*תמיכה ברווחה, אירועי חברה ופעילויות גיבוש

היקף המשרה:
משרה מלאה | ימים א'-ה' | 08:00-17:00 (קיימת גמישות מעטה בשעות)

לתפקיד בחברה מובילה בתחום ריהוט הרחוב ומתקני משחק דרושה מנהלת משרד מנוסה, אחראית ושירותית, שתהווה גורם תפעולי משמעותי בליבת הפעילות ותעבוד בממשק שוטף עם ההנהלה, צוותי פרויקטים, לקוחות וספקים.

תחומי אחריות:
*ניהול ותפעול שוטף של המשרד ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית להנהלה ולצוותי הפרויקטים.
*עבודה שוטפת מול לקוחות החברה: מענה לפניות, תיאום פגישות, ליווי אדמיניסטרטיבי לאורך חיי הפרויקט ושמירה על חוויית שירות גבוהה.
*ניהול יומנים ותיאום פגישות מרובות משתתפים מול גורמים פנימיים וחיצוניים.
*ריכוז ומעקב אחר פרויקטים, טיפול במסמכים, חוזים, דוחות, מכרזים וחומרים נלווים.

מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף.

המשימות העיקריות הנכללות בתכולת התפקיד הינן:
ניהול יומן, תיאום פגישות וישיבות, ריכוז חומרים לישיבות וועדות, הכנת פרוטוקולים.
ביצוע שלב הפצה של דוחות, עדכון מערכות שונות המשמשות לניהול עבודת הלשכה, הזמנת ציוד, עדכונים ובקרות נוכחות של עובדי הלשכה, סיוע בהכנת מסמכים שונים ומשימות אדמיניסטרטיביות נוספות.

מה בתפקיד?
ניהול יומן מקצועי ואישי מורכב של מנהל תחום השיווק
תיאום, סנכרון ומעקב אחר פגישות, לו״ז ואירועים שונים
ניהול משימות אדמיניסטרטיביות שוטפות ומעקב אחר ביצוען
עבודה שוטפת מול הנהלה בכירה, מנהלים וגורמים פנים וחוץ ארגוניים
תפעול ותמיכה מלאה בפעילות הלשכה בסביבה דינמית ומרובת ממשקים
משרה מלאה בימים א’-ה’
תנאים מעולים למתאימים/ות!