דרושים » אדמיניסטרציה » מזכיר.ת הנהלה

אחריות על ניהול יומנים של מספר מנהלים בכירים במטה 
טיפול במשימות שוטפות
מעקב אחר הוצאות הנהלה כולל הגשת חשבוניות מהארץ ומחו''ל
טיפול בהזמנות רכש
תיאומי שיחות ופגישות מול גורמים בארץ ובחו''ל
אחריות על ביקורי הנהלה מחו''ל בארץ

לקבוצת כרמל דרוש/ה מזכיר/ת הנהלה
התפקיד כולל: ניהול יומנים מורכבים, זימון ותאום פגישות, התנהלות מול גורמים בכירים פנים וחוץ ארגוניים,
מעקב אחר משימות, אירוח, הכנת נסיעות עסקיות, לווי וקבל אורחים,
ניהול משרדי של מטה החברה כולל שירותי ניקיון, עבודה מול ספקים חציוניים, טיפול ואחריות ברכש המשרדי ועוד
עבודה במשרה מלאה (קיימת גמישות בשעות)
בפתח תקווה

חברה בינלאומית גדולה, הפועלת בסביבה עסקית מורכבת ודינמית, מחפשת מנהל /ת לשכה לתפקיד מרכזי ומשפיע בלב המטה.
התפקיד כולל אחריות רחבה, עבודה מול גורמי הנהלה בכירים בארץ ובעולם, וניהול שוטף של פעילות לשכה בעלת עומס ומשימות מגוונות.

מה כולל התפקיד?
ניהול יומן מורכב ותיאום ישיבות ופגישות מרובות משתתפים

תמיכה מלאה בניהול סדר היום של הנהלת המטה ומתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף

איסוף, ריכוז והכנת חומרי רקע לפגישות, פורומים ודיונים אסטרטגיים

תיאום נסיעות, לו"ז וממשקים מול גורמים בארץ ובחו"ל

כתיבה מקצועית בעברית ובאנגלית: ניסוח מיילים, מכתבים, מעבר על מסמכים ומצגות

אירוח VIP של אורחים ולקוחות מחו"ל, כולל תיאום סיורים ואירוח במשרדים ובאתרי החברה

אחריות על יומני מנהלים בכירים מול גורמים פנים וחוץ ארגוניים
תאומי טיסות ואירוחים
מעקב חשבוניות והזמנות רכש של ההנהלה
ביצוע פרוייקטים בהתאם לצורך

חברת Insite-HR מתמחה באיתור ודיוק קריירה בעולמות הנדל"ן. אנו כאן כדי ללוות אותך באופן אישי למציאת התפקיד הבא שמתאים בדיוק ליכולות ולשאיפות שלך.
אנו מגייסים כעת למספר חברות קבלניות ונדל"ן מובילות בפריסה ארצית. אם את.ה מולטי-טאסקר.ית בנשמה, בעל.ת יכולת ארגון יוצאת דופן ורצון להיות הלב הפועם של הארגון - המקום שלך איתנו.
תחומי האחריות כוללים:
ניהול אופרטיבי מלא: תפעול שוטף של מטה החברה, ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים.
ליווי הנהלה בכירה: תמיכה אישית (Personal Assistant) למנכ"לים ומשנה למנכ"ל, כולל מעקב אחר משימות, כתיבת פרוטוקולים והכנת מצגות ודוחות.
רווחה ומשאבי אנוש: ניהול רכש וציוד, ארגון ימי גיבוש, טיפול בהסכמי עובדים וקליטת עובדים חדשים.
ממשקים עסקיים: עבודה מול ספקים, חברות ביצוע, ולקוחות אסטרטגיים ברמת דיסקרטיות גבוהה.

ניהול שוטף ומקצועי של לשכת סמנכ"ל ההנדסה והביצוע, מתן מענה אדמיניסטרטיבי בכיר, ותיאום בין הגורמים ההנדסיים בשטח לבין ההנהלה הבכירה.
ניהול יומן ותיאום: ניהול יומן עמוס, תיאום ישיבות הנהלה, ישיבות צוות, ישיבות תכנון וביצוע, ופגישות עם קבלנים/ספקים.
בקרה ותפעול: עבודה מול מנהלי פרויקטים, מהנדסים ומנהלי עבודה בשטח.
טיפול במסמכים הנדסיים: הכנה, מעקב ותיוק של חומרים מקצועיים, היתרים, דוחות ביצוע ותכניות.
תקשורת פנים וחוץ: מענה לפניות, תיווך מידע בין מחלקות ההנדסה לגורמים חיצוניים.
ניהול משימות: מעקב אחר ביצוע משימות שנקבעו בישיבות הנהלה.

חברה ציבורית גדולה ומובילה בתחומה, הממוקמת בפתח תקווה, מגייסת עוזר/ת למנהל חטיבה לתפקיד מפתח בלב העשייה הארגונית והאסטרטגית.
הזדמנות ייחודית:
להשתלב בתפקיד מרכזי ומשפיע בחברה ציבורית מובילה, עם חשיפה לתהליכים אסטרטגיים, הנהלה בכירה וקבלת החלטות.
תיאור התפקיד:
עבודה צמודה למנכ"ל החברה ולצוות ההנהלה הבכירה
ריכוז והובלת פרויקטים חוצי-ארגון
ניהול יומנים מורכבים.
ממשקי עבודה מול לקוחות ארציים ואסטרטגיים של החברה.
תיאום בין ממשקים פנימיים וחיצוניים
טיפול בנושאים שוטפים ודיסקרטיים ברמת הנהלה בכירה
טיפול באירועי רווחה.
רק פניות מתאימות תיענינה.