דרושים » אדמיניסטרציה » מנהלת משרד

חברת אינטגרציה מובילה באיזור השרון מחפשת מנהל.ת משרד!

מה בתפקיד?
* ניהול יומן מנכ"ל ותיאום פגישות + טיפול בנושאים אישים
* ניהול שוטף של המשרד - ספקים, מלאי, הזמנות, שליחויות, אירוח, ניקיון
* ניהול והוצאה לפועל של גאנט רווחה גיבושים, מתנות לעובדים,HH
*מתן מענה לעובדים בפתרון בעיות לוגיסטיות
*מצגות, הצעות מחיר, כנסים

מיקום המשרה - רעננה גבול כ"ס, עבודה מהמשרדים
בקרבת תחנת רכבת

דרוש/ה מנהל /ת משרד ועוזר/ת מנכ"ל בתל אביב-רמת החייל!

במסגרת התפקיד: תפעול שוטף של המשרד, מענה טלפוני, טיפול במיילים, סיוע לצוות, הזמנת ציוד משרדי וניהול ספקים, אחריות על תיאומים לוגיסטיים ופגישות פנים וחוץ. ניהול יומן ותיאום פגישות של המנכ"ל, הכנת חומרים, מצגות, ודוחות לפגישות הנהלה, מעקב אחר ביצוע משימות ופרויקטים, מעורבות בפרויקטים חוצי-ארגון בהתאם לצורך, שיפור וייעול תהליכי עבודה משרדיים ותפעוליים.

ימים ושעות העבודה: 17:00-8:00.
שכר: נא להעביר ציפיות שכר.

הצטרפו לקבוצת תדהר לתפקיד אדמיניסטרטיבי משמעותי, בלב העשייה של אחד מהפרויקטים התל אביביים שלנו, באווירה משפחתית, מקצועית ודינמית לתפקיד הכולל:
ניהול ותיאום יומנים של מנהלי הפרויקטים (באתרי הביצוע)
הזנה ואישור תעודות משלוח של כלל הספקים (כולל ספקי מוצרי גמר)
אישור חשבוניות והפקת חשבון מכין
אישור שעות עבודה של פועלים ומנופאים (כולל בקרה ואישור מול מנהלי עבודה ופרויקטים)
תמיכה בהפקת חשבונות קבלנים
עזרה בהכנת מכרזים ותיקי דיירים, לרבות טפסי טרום מסירה והקלדתם במערכת שירות הלקוחות (באתרי הביצוע)
תפעול שוטף של המשרד - הזמנות, ציוד, תעודות משלוח, מענה למיילים ועוד
סדר, ניקיון וארגון במשרדי האתר (למזכירות באתר)
עבודה שוטפת מול ספקים, קבלנים וגורמים פניםארגוניים
ארגון אירועים בחיי הפרויקט - חגים, ימי הולדת וכו
ניהול משימות ייעודיות בהתאם לצורכי הפרויקט

לחברת נדל"ן דרוש/ה מזכיר/ת הנהלה
ניהול שוטף של פעילות המשרד ולתמיכה אדמיניסטרטיבית בדרגים הבכירים.

התפקיד כולל ממשקים רבים עם גורמים פנימיים וחיצוניים

במסגרת התפקיד ניהול שוטף של המשרד ומתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף

ניהול יומנים ותיאום פגישות מורכבות, כולל פגישות עם דרגים בכירים ניהול דלפק הקבלה קבלת אורחים, מענה טלפוני ותיאום שליחויות מתן שירות ומענה לעובדי החברה בכל הנוגע לצורכי המשרד הזמנת ציוד משרדי וניהול מלאי שוטף סיוע בהפקת מסמכים, דוחות ומצגות לפי הצורך

ניהול אדמיניסטרטיבי ואישי מקיף של לשכת היו"ר והמנכ"ל.
תיאום וניהול יומנים מורכבים ורבי משתתפים.
ארגון ישיבות, הזמנת כיבוד ושתייה וניהול חדרי ישיבות.
מענה טלפוני והתכתבויות שוטפות בעברית ובאנגלית מול גורמים בכירים בארץ ובחו"ל.
טיפול בהזמנות רכש, ציוד משרדי ועבודה מול ספקים.
ניהול לו"ז אישי, תרומות, תשלומים וקופה קטנה.
תיאום נסיעות לחו"ל וטיפול במשלחות ובאורחים מחו"ל.

תפעול סביבת העבודה במטה החברה, תוך דגש על יעילות תפעולית ושירות לעובדים.
התפקיד כולל עבודה ותיאום מול ספקים וגורמים פנימיים, ומתן מענה יומיומי לצורכי העובדים.
 
תחומי אחריות:
תפעול שוטף של צרכי משרד המטה: ניקיון, ציוד משרדי, מטבחונים, קפה, אזורים ציבוריים וחדרי ישיבות.
טיפול בבקשות שירות, תיאום מול צוות אחזקה, ניקיון, ביטחון ושאר ספקי שירות.
ניהול מלאי שוטף של ציוד משרדי, מטבחונים וחומרי ניקיון.
תפעול הצעות מחיר, מעקב אחר הזמנות וחשבוניות.
סיוע בבניית נהלים, תקציב שנתי, מומ מול ספקים, בקרה על הסכמים וחוזים.