דרושים » אדמיניסטרציה » לארגון רפואי מוביל דרוש מנהל /ת משרד ליחידת ניהול חדשנות- משרה זמנית להחלפה לחל"ד

אחריות וריכוז הטיפול בנושאים שונים המגיעים ללשכת הנשיא.
מעקב שוטף אחר ביצוע ויישום החלטות המתקבלות על ידי הנשיא והנהלת האוניברסיטה.
הכנת חומרים והשתתפות בישיבות, כולל כתיבת פרוטוקולים.
ניהול צוות העובדים בלשכת הנשיא.
ניהול תקציבי הנשיא וקרנות הנשיא ובכלל זה, טיפול בבקשות לתקצוב, מעקב ובקרה, לרבות אחריות ומעקב על תקציבי הקליטה של חוקרים נקלטים.
תיאום וניהול פעילות הוועד הפועל של האוניברסיטה, כולל ארגון ישיבות הוועד הפועל וועדות הוועד הפועל, מעקב אחר ביצוע החלטות וקשר שוטף עם חברי הוועד הפועל.
ייצוג לשכת הנשיא וניהול הקשר בפני גורמים רלוונטיים באוניברסיטה ומחוצה לה.
הובלת ותכלול פרויקטים לפי הגדרת הנשיא.
משימות ומטלות נוספות על פי הנחיית נשיא האוניברסיטה.

חברת מוריה לפיתוח ירושלים מחפשת אותך איש אדמיניסטרציה חרוצ/ה, דיסקרטי/ת ומסודר/ת, עם יכולות ניהול מרשימות ורצון להשתלב בלב העשייה העירונית!

מה בתפקיד?
* ניהול אדמיניסטרטיבי של לשכת המנכ"ל דואר, טלפונים ותיאומים.
* ניהול יומן מנכ"ל וצוות הלשכה כולל פגישות עם גורמים בכירים.
* הכנת מצגות, חומרים ופרוטוקולים לפגישות וישיבות.
* סיוע בהכנת חומרים לישיבות דירקטוריון.
* מעקב אחר משימות, תכלול וניתוח נתונים לפי צורך.

המתאם האדמיניסטרטיבי מסייע למנהל הדסק לבצע את מכלול הפעולות האדמיניסטרטיביות הנחוצות לניהול הדסק. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
התפקיד כולל:
ביצוע תחקיר על תורמים, ותורמים פוטנציאליים
סיוע למנהל הדסק ביצירה ובשימור של קשר ישיר עם תורמים ותורמים פוטנציאליים של הדסק
התכתבות כללית עם תורמים וניהול קשר לקביעת פגישות לנסיעות עבודה של מנהל/ת הדסק, ו/או צוות; סיוע בתכנון ותיאום הנסיעות
ביצוע פעולות המשך (Follow up) לאחר מפגשים, ולאחר שיחות בכתב ובעל פה
הובלת פעולות שיגרת שמירת קשר (ניוזלטר, הזמנות לאירועים, טלפונים במועדים מיוחדים וכד')
תיאום בין תורמים ובין כלל האגפים, בנוגע לבקשות של תורמים (תחקירים, תרומת פריטים, וכו')
מתן מכלול שירותי תמיכה לאגודות הידידים דוברות השפה הגרמנית בפעולות הגיוס.
תכנון ותיאום לוגיסטי של ביקורי תורמים ותורמים פוטנציאליים, וכן של אירועי תורמים
ליווי וצילום ביקורים, ואיסוף על תורמי הדסק לצרכי שיווק ופרסום
סיוע בתיאום ותכנון ביקורי עבודה של צוותי האגודות דוברות גרמנית
סיוע בתיאום ותכנון מפגשי עבודה קבועים בין צוות הדסק וצוות האגודה
סיוע בתרגום לגרמנית
ריכוז נתוני לקוחות ועדכון מסד נתונים שוטף ב CRM; סיוע למנהל הדסק בהכנת דו"חות
טיפול בהוקרות ובשילוט בהתאם להסכמים, בתיאום עם רכזת הוקרות

תיאור התפקיד:
1. ניהול אדמיניסטרטיבי של לשכת המנכ"ל, לרבות טיפול בדואר נכנס ויוצא ומענה טלפוני.
2. ניהול יומן מנכ"ל החברה וצוות הלשכה, תיאום פגישות מרובות משתתפים, כולל טיפול מול צדדים שלישיים וגורמים שונים בענייני לו"ז ואדמיניסטרציה.
3. הכנת חומרים לפגישות/ישיבות באופן שוטף, הכנת מצגות וכתיבת פרוטוקולים.
4. סיוע בריכוז והכנת החומרים לישיבות הדירקטוריון של החברה.
5. ביצוע מעקב אחר משימות, ריכוז ותכלול נתונים לבקשת המנכ"ל וצוות לשכת מנכ"ל.
6. סיוע מקצועי למנכ"ל ולמנהלת אגף מטה ופרויקטים ועבודה שוטפת מול צוות ההנהלה בארגון. 7. עבודה מול גורמים בכירים שונים בתוך החברה ומחוצה לה.

מה בתפקיד?
* ניהול אדמיניסטרטיבי של לשכת המנכ"ל דואר, טלפונים ותיאומים.
* ניהול יומן מנכ"ל וצוות הלשכה כולל פגישות עם גורמים בכירים.
* הכנת מצגות, חומרים ופרוטוקולים לפגישות וישיבות.
* סיוע בהכנת חומרים לישיבות דירקטוריון.
* מעקב אחר משימות, תכלול וניתוח נתונים לפי צורך.

אחריות על ריכוז ותפעול של תוכניות קצרות וארוכות של המכון: בניית לוחות זמנים מדויקים, תיאום מול מוקד טבע, תיאומי בטחון, הזמנת אוטובוסים, לינות ועוד - בהתאם לתכנית העבודה.
ניהול שוטף של התוכניות: הזמנת ציוד ואוכל, ניהול המחסן, תחזוקה ובדיקת תקינות של ציוד משרדי וטיפול בתקלות.
סיוע לממונת התפעול בטיפול בקליטת מרצים או עובדים זמניים אחרים.
מתן שירות תפעולי לצוותי המכון השונים כולל מנהלי המכון, ממונת חינוך, מחנכים ומדריכים.
ריכוז, איסוף ומעקב אחר מסמכי ספקים.
סיוע באיתור וביישום של דרכי התייעלות תפעוליות.
ליווי ואחריות על בנות שירות שעובדות במשרד.
כפיפות לממונת התפעול של המכון.