דרושים » אדמיניסטרציה » אדמין לצוות ה"אי תלות" בירושלים

צוות האי תלות שלנו מתרחב!
תיאור התפקיד
תיעוד ובדיקת בקרות
בקרת אי תלות
עבודה עם כלי מייקרוסופט בדגש על אקסל ושימוש במערכות גלובליות
*המשרה ממוקמת בהר חוצבים בירושלים.

אחריות וריכוז המערך לבקרת האיכות האקדמית ובכלל זה: ליווי היחידות המנוטרות בהכנת דו"ח הערכה עצמית, תאום ביקור וועדות באוניברסיטה ומעקב אחר יישום המלצות הוועדות והחלטות המל"ג.
טיפול בבקשות העסקה נוספת של הסגל האקדמי.
ריכוז תמיכות משרד הקליטה במדענים חוזרים ובדוקטורנטים הכולל טיפול בחוזים ודו"חות.
ריכוז פרישות סגל אקדמי בכיר ובכלל זה עריכת מכתבי פרישה.
עבודה אדמיניסטרטיבית הכוללת: מענה לפניות, הכנת מצגות, הכנת דו"חות אקסל, עדכון אתר הלשכה, ארגון טקסים ואירועים שונים ועוד.
אחריות על ריכוז פרויקטים של סגני הרקטור.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

סיוע לצוות הנהלת הרשות, עבודה משרדית שוטפת ומתן מענה לפניות סגל הרשות, חוקרים וסטודנטים.
טיפול בהרשאות כניסה של חוקרים וסטודנטים.
סיוע בתהליך הנגשת מידע לחוקרים וסטודנטים ואפיון ושיפור אתר הרשות.
איסוף וניתוח מידע ממערכות ייעודיות של הרשות ושיפור תהליכים וממשקים מול החוקרים.
הכנת חוברות ריכוז פעילות שנתיות.
ריכוז הדרכות וקורסים של סטודנטים.
אחריות על ריכוז סקרי הבטיחות ברשות.
סיוע לחשב הרשות ובכלל זה; ריכוז חיובי וזיכויי חוקרים כולל גיול חובות, הזנת אחזקות למערכת ויצירת דו"חות, הוצאת חשבוניות לגורמי חוץ ועוד.
משימות נוספות על פי הנחיות הממונים.

ריכוז עבודת תא הבוגרים של הפקולטה לרפואת שיניים ובכלל זה: עבודה עם ראש תא הבוגרים ויו"ר ועדת בוגרים לייזום והוצאה לפועל של תוכנית עבודה שנתית.
תיאום מקצועי מול מדור בוגרים של האוניברסיטה.
שמירה על הקשר עם בוגרי הפקולטה לדורותיהם וארגון אירועים שונים עבורם.
ריכוז נושא לימודי ההמשך וההתמחויות בפקולטה לרפואת שיניים, עבודה עם יו"ר לימודי המשך ומנהלי המחלקות לייזום והוצאה לפועל של תוכנית שנתית.
ארגון אדמיניסטרטיבי של ימי העיון והכנסים של לימודי המשך.
ניהול הכנסות והוצאות של לימודי המשך, עבודה מול מכון מגיד על תשלומים לנותני שירות ומעקב תקציבי שוטף.
פרסום ותמיכה אדמיניסטרטיבית לרישום לתוכניות ההתמחות השונות.
עריכת פרסומים של הפעילויות השונות והפצתם באמצעי המדיה.

אחריות על ריכוז ותפעול של תוכניות קצרות וארוכות של המכון: בניית לוחות זמנים מדויקים, תיאום מול מוקד טבע, תיאומי בטחון, הזמנת אוטובוסים, לינות ועוד - בהתאם לתכנית העבודה.
ניהול שוטף של התוכניות: הזמנת ציוד ואוכל, ניהול המחסן, תחזוקה ובדיקת תקינות של ציוד משרדי וטיפול בתקלות.
סיוע לממונת התפעול בטיפול בקליטת מרצים או עובדים זמניים אחרים.
מתן שירות תפעולי לצוותי המכון השונים כולל מנהלי המכון, ממונת חינוך, מחנכים ומדריכים.
ריכוז, איסוף ומעקב אחר מסמכי ספקים.
סיוע באיתור וביישום של דרכי התייעלות תפעוליות.
ליווי ואחריות על בנות שירות שעובדות במשרד.
כפיפות לממונת התפעול של המכון.

ניהול צוות רכזים/ות תפעול חלוקת משימות, מעקב אחר ביצוע ועמידה ביעדים בלוח זמנים צפוף.
ניהול על של התכנית במערכת salesforce אפיון צרכים, ניהול רישום משתתפים/ות, פיקוח וניהול הזנת נתונים, אימות וטיוב רשומות, ניהול אפיון וביצוע דו"חות.
אחריות תפעולית על כלל ההיבטים הנוגעים לשיגור משלחת נוער לחו"ל כגון: אישורים, טיסות, ביטוח בריאות, דרכונים ואשרות שהיה, מעקב תשלומים, היבטים משפטיים.
אחריות על שימור קשרים ומערכות יחסים: ניהול המענה בכתובת מייל ווטסאפ עם ראשויות, שותפים והורים.
ריכוז התמיכה תפעולית בצוות המשלחות: רישום צוות, מעקב אחר חוזי העסקה ומעקב תשלומי שכר וקופות קטנות.
ריכוז התפעול ימי מיון, הכנה, שיגור בשדה תעופה.
ריכוז מענה תפעולי בחירום רפואי, חוסן, טיסות וכולי.

אחריות על הפעילות המנהלית והארגונית במחלקה.
טיפול במינויים של כח אדם טכני, מנהלי ועובדים לפי שעות החל משלב הקליטה, הארכת מינוי, מעקב דיווחי רכב ושעות נוספות.
סיוע בניהול תקציבים ועריכת דוחו"ת שנתיים.
טיפול בהזמנות ציוד וחומרים, קשר עם ספקים ונותני שירות וטיפול בהוראות תשלום.
אחריות על תחזוקת המחלקה והציוד בה.
תיאום ישיבות מחלקה וכתיבת פרוטוקולים.
טיפול בסטודנטים בינלאומיים.
ארגון כנסים וימי עיון.
ארגון כנס שנתי בעבור המחלקה (טיפול בהזמנת מלונות, הסעות, כיבוד, מרצים אורחים ועוד).
תיאום ביקורי אורחים מהארץ ומחו"ל.
ריכוז קשרי המחלקה עם כל הגורמים במכון, בפקולטה ובאוניברסיטה.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.