ללשכת נשיא אוניברסיטת בר-אילן דרושה רכזת אחראית, אסרטיבית, מסודרת ובעלת כישורי תקשורת מעולים לעבודה בסביבה דינמית, מרובת ממשקים, ודיסקרטית. נדרשת יכולת למידה מהירה, התמודדות עם ריבוי משימות ומתן מענה אדמיניסטרטיבי ברמה גבוהה.
תיאור התפקיד:
- ניהול יומן נשיא האוניברסיטה ותיאום פגישות מורכבות עם גורמים מרובים, פנים וחוץ אוניברסיטאיים ובינלאומיים.
- תמיכה בניהול ישיבות לרבות הכנת חומרים וליווי
- סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף בלשכה, לרבות:
ניהול תיבת דוא"ל כללית.
ניהול יומן ראשת המערך וחדר הישיבות של ההנהלה.
מעקב אחר פניות והתכתבויות עם גורמים פנימיים וחיצוניים.
טיפול במסמכים דיסקרטיים ברגישות הנדרשת.
- תמיכה בניהול אירועים לרבות:
תיאומים לוגיסטיים ואישורי כניסה.
ביקורי אורחים מהארץ ומחו"ל.
תאום כנסים וישיבות
- עבודה על מערכות האוניברסיטה השונות בהתאם לצורך
- ביצוע פרויקטים ומשימות נוספות בהתאם לצרכי העבודה ודרישות הממונים
דרישות:
- תואר אקדמי, תואר שני - יתרון
- ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי בכיר
- ניסיון בעבודה מינהלית באוניברסיטה והכרת מדורי האוניברסיטה -יתרון
- אסרטיביות, דיסקרטיות, אמינות
- יכולת עבודה עצמאית ובצוות, תוך תיאום בין ממשקים מרובים
- שליטה מלאה ביישומי Office ואוריינטציה טכנולוגית
- שליטה ביישומי בינה מלאכותית בסיסיים ותוכנות ניהול משימות (Trello, Monday) -יתרון.
- הכירות עם מערכות האוניברסיטה - יתרון
- יכולת ניסוח והתנסחות גבוהה בעברית ובאנגלית בכתב ובעל פה.
- תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים.
- סדר וארגון מעולים, ירידה לפרטים, ויכולת עבודה תחת לחץ.
- נכונות לעבודה מעבר לשעות הרגילות ובשעות אחר הצהריים, בהתאם לצרכי העבודה.
- מחויבות ואפשרות לעבוד מהבית בהתאם להחלטת הממונים.
- התאמה לאופייה המיוחד של האוניברסיטה, לערכיה ולמטרותיה.
***האוניברסיטה מעודדת גיוון תעסוקתי ומזמינה אוכלוסיות שונות בחברה הישראלית ומועמדים עם מוגבלויות להגיש מועמדות.
***האוניברסיטה רשאית להפנות מועמדים למבחני התאמה חיצוניים על פי שיקוליה.
עד ליום 17.6.25
* המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.