דרושים » מכירות » מנהלן /ית הוראה ותלמידים

אחריות על שירותי ארגון וההוראה בפקולטה ובכלל זה:
תכנון וניהול של בניית מערכת שיבוץ כיתות, אולמות ומתחמי הוראה מיוחדים של הפקולטה לצורכי הוראה, שיבוץ קורסים במתחמים מיוחדים, הקצאת כיתות ואולמות לצורך אירועים חד פעמיים (ימי עיון, כנסים) והקצאת כיתות לגורמי חוץ.
פיקוח ובקרה על תקינות הכיתות והאולמות מול גורמי הפקולטה הרלבנטיים.
בניית לוח מבחנים שנתי בתיאום עם חוגי הפקולטה, יחידות סמך ויחידות אקדמיות מחוץ לפקולטה, כולל קביעת מועדים מיוחדים, מבחני כניסה ומבחני גמר וכן שיבוץ המבחנים באולמות.
טיפול בשאלוני הבחינות ובכלל זה: בדיקת השאלונים, צילום, הפקת רשימות נבחנים ומדבקות והעברה לסריקה.
תפעול ואחזקה של מחשבים לבחינות מותאמות וממוחשבות.
גיוס וניהול של צוות המשגיחים בבחינות, לרבות: טיפול בהסדרת העסקה, הדרכות ושיבוץ בסידור העבודה.
פיקוח ובקרה על מהלכן התקין של הבחינות וכן טיפול בבעיות משמעת והעברתן להמשך טיפול.

טיפול אדמיניסטרטיבי בפרויקט מחקר ובקבוצת המחקר ובכלל זה:
מתן שירותים אדמיניסטרטיביים למנהלת הפרויקט ולצוות.
סיוע בטיפול בנושאי כח אדם: הוצאת מינויים והכנת דוחות נוכחות חודשיים.
הכנת דוחות כספיים וסיוע בניהול ובקרה של תקציב הפרויקטים מול הרשות למו"פ.
הזמנת שירותים וציוד מספקי פנים וחוץ, טיפול בתשלומים, החזר הוצאות ומעקב אחר ביצוע.
טיפול במלגות והכנת טפסי הדיווח.
טיפול בבקשות נסיעות חוקרים לכנסים בארץ ובחו"ל.
טיפול במרצים, פוסט-דוקטורנטים ודוקטורנטים אורחים מחו"ל בכל נושא הקליטה והשהות.
ארגון ותיאום כנסים ואירועים אקדמיים בינלאומיים.
עדכון והעלאת תכנים לאתרי האינטרנט וטיפול בפרסומים.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.

ניהול תקציבי מחקר של חוקרי/ות הפקולטה ובכלל זה:
מעקב אחר תכנית העבודה ועמידה בתכנון התקציב שאושר.
הוצאת מינויים ומלגות.
טיפול ברכישות ובהזמנות עבודה.
הכנת סיכומים תקציביים והגשתם לרשות למחקר ופיתוח לצורך הכנת דוחות תקציביים.
היכרות עם נהלי הקרנות השונות, נהלי האוניברסיטה והרשות למחקר ופיתוח.
תקשורת עצמאית בכתב ובעל פה באנגלית בנושאים שבמסגרת התפקיד עם גורמים בארץ ובחו"ל.
מענה שוטף בנוגע לתקציבי מחקר.
טיפול והובלת פרויקטים על פי הנחיית מנהלת היחידה.
קשר שוטף עם יחידות האוניברסיטה, הפקולטה וגורמים חיצוניים.
הנחייה מקצועית ודיווח למנהלת היחידה לריכוז מחקרים בפקולטה.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

טיפול שוטף בנושאי כוח האדם במכון ובכלל זה: נוכחות, רכב, שעות נוספות, מינויים, הוראות תשלום ודיווחם.
טיפול במכלול הנושאים הקשורים בהעסקת עובדים לפי שעות, החל מקליטת העובד ועד לסיום העסקתו.
טיפול בהזמנות רכש, חומרים, ציוד למשרדי המכון ולמעבדות ההוראה.
קשר עם ספקים ונותני שירותים, טיפול בתשלומים.
טיפול ודיווח מלגות מחיה ושכ"ל לסטודנטים ולפוסטדוקטורנטים של המכון.
תיאום וטיפול באורחים מהארץ ומחו"ל לרבות פוסטדוקטורנטים (טיפול במכתב הזמנה מהדיקן, סידורי לינה ובהחזר הוצאות, תיאום לו"ז וכיו"ב).
טיפול בהיבטים הלוגיסטיים של סמינרים מחלקתיים, כנסים, ימי עיון וכו'.
תיאום ישיבות מכון.
ניהול קופה קטנה.
אחריות על אחזקת הבניין, טיפול ומעקב בפניות למוקד התקלות של אב"ת.
משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

ריכוז כלל היבטי הפעילות של היחידה ללימודי שפות בהתאם להנחיות הממונים האקדמיים והמנהליים ובכלל זה:
מתן מענה פרונטלי, בדוא"ל ובטלפון לתלמידים ולצוות היחידה.
סיוע בבניית תוכניות הלימודים ובשיבוץ לימודי השפות בתיאום עם כלל הגורמים הרלוונטיים.
אחריות על מערך הבחינות ודיווח הציונים.
ייצוג היחידה בפורומים מנהליים.
ניהול מערך ספרי הלימוד בתיאום עם היבואנים, כולל מעקב רכישות וחלוקה לתלמידים.
ריכוז פניות בנושא לימודי שפות במסגרת חילופי סטודנטים ותיאום עם הגורמים הרלוונטיים.
תיעוד, שימור ועדכון נהלים והנחיות בכל הנוגע למערך לימודי השפות.
ניהול קשרים שוטפים עם מספר רב של גורמים בתוך האוניברסיטה ומחוץ לאוניברסיטה, כולל גופים בחו"ל.
ארגון וליווי אירועים, השתלמויות ומשלחות מחו"ל.
ניהול קשרים עם ספקים חיצוניים וטיפול בהזמנות רכש.
סיוע בהכנת דו"חות כספיים למגוון גורמים.
אחריות על כלל חדרי היחידה כולל מעקב בנושאי ציוד, ניקיון ותחזוקה.

טיפול במכלול הנושאים הקשורים לכח אדם של המכון: קליטת עובדים חדשים, הפסקות עבודה, נוכחות, רכב, שעות נוספות ועוד.
מעקב אחר יישום הודעות והנחיות כח אדם.
טיפול, תיעוד ומעקב אחר הזמנות רכש ותשלומי חשבוניות מול ספקי פנים וחוץ.
ריכוז נתונים וכתיבת דוחות לצרכי מעקב בהתאם להנחיות החשב והנהלת המכון.
מתן מענה לספקים, נותני שירות וסגל.
קיום קשר שוטף עם יחידת הכספים, מחלקת רכש ולוגיסטיקה וגורמים נוספים מתוך ומחוץ לאוניברסיטה.
טיפול בהזמנות, מלגות והחזרים כספיים של עמיתי המכון, חוקרים אורחים, מרצים, סטודנטים ומשתתפי הכנסים.
ניהול קופה קטנה והחזר הוצאות.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

*דרושה* *מזכירה* פעילה - עוזרת מנהל בעלת ניסיון.
*לקליניקה קוסמטיקה* *בירושליים, רמות.*
ביצוע מהיר של המשימות הנדרשות.
מיומנויות מחשב טובות, יצירה ועיבוד וביצוע מסמכים, יכולת ארגון פגישות עסקיות.
לנהל יומן של קוסמטיקאית.
יכולת תקשורת טלפונית עם עמיתים ולקוחות המרפאה.
הזמנת מוצרים.
ריבוי משימות.
עבודה עם האינטרנט.
לשלוח קורות חיים במייל או בוואטסאפ. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.