דרוש/ה מזכיר/ת החברה.
היקף משרה: 100%.
החברה הכלכלית לפיתוח יואב בע"מ, המשמשת כזרוע ביצוע של המועצה האזורית יואב, מזמינה מועמדים העומדים בתנאי הסף המפורטים במסמך זה להגיש מועמדות לתפקיד מזכיר/ת החברה.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות המזכירות, מטלות פקידותיות וניהול אדמיניסטרטיבי של המשרד וענייני החברה.
ניהול אדמיניסטרטיבי בפרויקטים השונים של החברה בהתאם לדרישות המנכ"ל והחברה.
עיקרי התפקיד:
* ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות וניהול אדמיניסטרטיבי של המשרד וענייני החברה:
אחריות על הפעלה וניהול שוטף של המשרד, לרבות הזמנת ציוד משרדי, תיוק מסמכים, קביעת פגישות, טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני), טיפול וניתוב פניות לחברה וכיו"ב.
ניהול יומנים, מענה לטלפונים, תזכורות, טיפול וניתוב פניות. תיאום וארגון ישיבות דירקטוריון וועדות החברה. ניהול מסמכים - הקלדה, תיוק, גיבוי, צילום, שכפול וכיו"ב.
מעקב ובקרה על תקציב החברה.
ניהול קופה קטנה.
טיפול בתחום כ"א - ניהול תיקי עובדים, הפקת דוחות נוכחות, החתמת עובדים, מעקב ובקרה אחר ימי חופשה, הבראה ומחלה.
עבודה בהתאם לצורכי המנכ"ל, לרבות מכתבים, דוא"ל, מצגות, ניהול שוטף, הכנת חומרים לקראת ישיבות, רישום פרוטוקולים וכיו"ב.
אחריות בנושא חוק חופש המידע, מאגרי יועצים/ספקים.
ניהול אתר אינטרנט של החברה - עדכון תכנים, אחריות על פרסומים.
* ניהול אדמיניסטרטיבי במסגרת פרויקטים של החברה:
מעקב ובקרה על תקציב פרויקטים למול הנהלת חשבונות וגורמים שונים.
טיפול בהזמנות רכש, תשלום לספקים במערכת המחשוב.
הכנת דוחות, כתיבה ועריכת מסמכים לצורך מיפוי ובקרה.
מעקב ועדכונים מול רשויות וגורמים שונים.
מעקב וטיפול אחר מטלות ומשימות בהנחיית המנכ"ל.
טיפול בכל הנוגע למכרזים: קליטת הצעות, ריכוז, רישום, תכתובות, ניתוב, מעקב וכיו"ב.
מעקב אחר מכרזים, הסכמים, ערבויות, ביטוחים וכיו"ב.
ביצוע כל מטלה נלווית נוספת/אחרת לפי הנחיות המנכ"ל.
עבודה בחירום, השתתפות באימונים והכשרות כעובדת חיונית.
תאריך הגשת המועמדות: 30.05.2024 15:00:00
דרישות:
ניסיון בעבודת מזכירות/ ניהול של לפחות שנתיים.
שליטה מלאה במחשב ובתוכנות "אופיס" - וורד, אקסל, מצגות Point Power.
יתרון לבעלי ניסיון בתפקידי ניהול לשכה/חברה, ניהול פרויקטים וכו'.
יתרון לבעלי ניסיון בהפעלת מערכות מחשוב - EPR וכו'.
כישורים אישיים נדרשים:
דיסקרטיות, אמינות ומהימנות אישית.
עבודה עצמאית.
"ראש גדול" ביוזמה ויכולת מציאת פתרונות.
יכולת ארגון, תכנון וביצוע.
עברית ברמה גבוהה - כושר ביטוי בכתב ובעל פה.
עבודה בריבוי משימות ויכולת עמידה בלחץ.
ייצוגיות ותודעת שירות גבוהה.
יחסי אנוש טובים.
יכולת עבודה בצוות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.