דרושים » אדמיניסטרציה » רכז /ת תפעול להשתלבות בהקמת מיזם חינוכי

למרכז היזמות במרכז אקדמי דרוש/ה רכז/ת פעילות שטח.
סיוע בתכנון ובהפקת אירועים ופרויקטים, תוך תחזוקה שוטפת של משימות יומיומיות.
ניהול קשר רציף עם סטודנטיות - נוכחות פיסית ופעילה בקמפוסים.
עידוד וגיוס הסטודנטיות להשתתף בתוכניות מרכז יזמות - שיחות אישיות, פעולות שיווק, ועוד.
תפעול אדמיניסטרטיבי, טכני ולוגיסטי של הפעילויות השונות.
עבודה משותפת ומתואמת עם גורמים שונים בקמפוס.
היקף משרה: 100%.
מקום המשרה: ירושלים.
הגעה מעת לעת לקמפוס ברמת גן.
העסקה מיידית, עד סוף ספט' 2024 (עם אופציה להארכה).

אחריות אדמיניסטרטיבית וריכוז פעילות התוכנית הכוללים עבודה מול חברי הסגל, סטודנטים וארגונים שותפים בארץ ובחו"ל.
אחריות על מערך התלמידים והמועמדים ללימודים של התוכנית וטיפול שוטף בפניות אישיות.
ניהול תקציבי התוכנית כולל הכנת תקציבים ייעודים לתורמים.
ארגון ותפעול הקמפיין לגיוס תלמידים.
הכנת שנתון התוכנית בתיאום עם מזכירות הפקולטה.
טיפול בנושא כוח-אדם של הסגל האקדמי הזוטר.
טיפול במלגות ופרסים לתלמידים.
טיפול בפן הלוגיסטי-תפעולי של ההתמחויות מול האוניברסיטה וארגונים שותפים כגון: שגרירויות וגופים בינ"ל (כולל טיפול בנושאי ויזה, ביטוח, מלגות וכו').
ריכוז אירועי התוכנית: ימי עיון, כנסים, ימים פתוחים וכדומה.
ייצוגה של התוכנית מול גורמי הפקולטה והאוניברסיטה.
מטלות נוספות על פי הוראות הממונים.

סיוע אדמיניסטרטיבי לחוקרים ולסטודנטים במכון ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת: ניהול יומן, הקלדת מסמכים, תיוק וצילום.
אחריות על לוגיסטיקה ורכש לחוקרים: הזמנת ציוד וחומרים, קשר עם ספקים וטיפול בתשלומים.
סיוע בניהול תקציבי מחקר, מעקב ובדיקת דו"חות כספיים, טיפול בהחזר הוצאות.
ארגון ומעקב אחר נסיעות חוקרים לכנסים בארץ ובחו"ל.
ניהול קשר שוטף עם גורמי חוץ לרבות תיאום ביקור אורחים ופוסטדוקטורנטים מחו"ל ומהארץ.
סיוע בארגון סמינרים, כנסים וימי עיון.
טיפול בנושאי אחזקה שוטפת של הבניין.
עדכון ומעקב אחר מלגות סטודנטים.
ביצוע משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

ניהול מערך תוכנית ארסמוס על כל היבטיה ובכלל זה: טיפול בהגשות ארסמוס למוסדות אירופיים שותפים, חתימה על הסכמי ארסמוס וקשר שוטף עם השותפים בפרוייקט.
ריכוז מערך ההסכמים ובכלל זה: ריכוז ועדת ההסכמים השבועית של הרשות לבינלאומיות כולל הכנת חומרים לישיבה השבועית, טיפול בשלבי המו"מ, מעקב אחרי ביצוע החלטות הועדה, תיוק ותיעוד.
טיפול בסטודנטים לחילופין נכנסים כולל הכנה והנגשת מידע לגורמים הרלוונטיים, טיפול במלגות, קשר שוטף עם יחידות האוניברסיטה לגבי קבלה וטיפול בסטודנטים, ומעקב כללי אחרי הסטודנטים במהלך כל התהליך.
טיפול בניידות סגל כולל הכנת קולות קוראים לסגל אקדמי ומנהלי יוצא, טיפול בבקשות ושיפוט, סיוע בהסדרי יציאה וכניסה של סגל יוצאים ונכנסים של ארסמוס+.
ניהול מערכת MOBILITY ONLINE לטיפול בהסכמים וחילופי סטודנטים וסגל וריכוז נתונים על ניידות.
ריכוז, ליווי ותמיכה בפרויקטים של שיתוף פעולה בינלאומי, כולל תקשורת שוטפת עם שותפים בינלאומיים וגורמים שונים באוניברסיטה.

הרשות היא תאגיד ציבורי המופקד על מדיניות החדשנות הטכנולוגית בישראל ותפקידו לטפח ולפתח את משאב החדשנות הטכנולוגית בישראל.
הרשות מעניקה מדי שנה מענקים לאלפי חברות מחברות הזנק בתחילת דרכן ועד לחברות צומחות וחוקרים המבצעים מו"פ יישומי.
חטיבת הצמיחה אמונה על סקטור הצמיחה בישראל, מסטארטאפים, דרך חברות צמיחה, ועד לתאגידים הרב לאומיים להם בסיסים בישראל.
תפקיד החטיבה רחב ועוסק במימון השקעות צמיחה דרך קרנות הרשות, בהסרת חסמים לחברות טכנולוגיה לצמיחה בישראל ובביצוע פיילוטים משותפים לסקטור ההייטק למשרדי הממשלה השונים, וזאת במטרה להבטיח את תחרותיותו ושגשוגו של סקטור ההייטק הישראלי.
הרכז/ת שייבחרו לתפקיד, ישולבו בפעילויות רוחביות של חטיבת תשתיות, בכללן:
סיוע בארגון ימי מידע, שולחנות עגולים, ימי צוות ומפגשי התנעה לפרויקטים.
מידענות חטיבתית (מאגרים, עדכון נתונים ודיווח חטיבתי).
הכנת והפצת החומר לדיון בוועדות המחקר של החטיבה.
מענה לדואר אלקטרוני וטלפוניה - מרכזי.
עבודה מול מחלקת השיווק של הרשות.
תיאום אירועים וניהול יומן.
הדרכות למגישים השונים.
מעקב אחר יעדי החטיבה.
*העבודה במשרדי הרשות בירושלים. יש אפשרות לעבודה היברידית.
קורות חיים ניתן לשלוח עד לתאריך: 4.5.2024 בשעה 23:59.

טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף בפרויקט המחקר ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת, סיוע בהכנת דוחות כספיים, ניהול תקציבי מחקר ומעקב אחריהם.
טיפול ברכש וציוד, עבודה מול ספקים ונותני שירותים בארץ ובחו"ל.
טיפול במינויים ובמלגות לסטודנטים ובתר-דוקטורנטים בפרויקט.
סיוע בארגון כנסים מחקריים וביקורים של אורחים מחו"ל.
סיוע בארגון סקרים/קבוצות מיקוד/ראיונות.
טיפול בנסיעות לכנסים בארץ ובחו"ל.
תחזוקה ועדכון אתרי האינטרנט של הפרויקטים.
טיפול בבתר-דוקטורנטים אורחים מחו"ל בכל נושא הקליטה והשהות.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

ניהול כולל של משרד ראש המינהל האקדמי ומזכירות המינהל האקדמי ובכלל זה:
מעקב אחר ביצוע משימות מנהליות של ראש המינהל האקדמי.
ניהול יומן, תיאום פגישות וזימון משתתפים, הכנת חומרים רלוונטיים והפצתם.
תיאום ועדות מינויים לפרוצדורות אקדמיות.
הוצאת הזמנות במערכת הכספית SAP, מעקב אחר תשלומים וביצוע בקרות תקציביות.
ניהול קופה קטנה של המינהל האקדמי.
ניהול מלאי וביצוע הזמנות של ציוד ומצרכים שוטפים.
ריכוז נושאי אחזקה שוטפת וטיפול בתקלות מול מוקד אב"ת.
סיוע בטיפול בכח אדם אקדמי ומינהלי.
ארגון ימי עיון, סדנאות ואירועים.
קשר שוטף עם גורמי חוץ ופנים אוניברסיטאיים.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

התפקיד כולל ניהול אדמיניסטרטיבי של לשכת המנכ"ל, ניהול יומן ותיאום פגישות רבות משתתפים, הכנת חומרים מקצועיים, מצגות וכתיבת פרוטוקולים, ריכוז חומרים לקראת ישיבות דירקטוריון, ביצוע מעקב אחר משימות, סיוע מקצועי למנכ"ל ולמנהלת אגף מטה ופרוייקטים ועוד.