דרושים משרד עו"ד צבי שמיר

לחברה קבלנית בתחום התשתיות דרוש /ה מזכיר /ה / מנהל /ת משרד.

מה התפקיד כולל?
- ניהול משרד שוטף
- מענה טלפוני ותיאום פגישות
- עבודה מול לקוחות וספקים
- טיפול במסמכים ואדמיניסטרציה

מתן שירותי אדמיניסטרציה בלשכת הנגיד ובכלל זה:

1. ניהול יומן מרובה ממשקים באמצעות יומן ממוחשב לרבות, תיאום פגישות, ישיבות, ועדות ופורומים מקצועיים עם גורמי פנים וחוץ;

2. ריכוז מידע והכנת חומרים לקראת ישיבות, הפצתם למשתתפים ומתן תמיכה מנהלית במהלכן;

3. כתיבת פרוטוקולים וביצוע מעקב ובקרה אחר יישום המשימות וההחלטות שהתקבלו;

4. מתן מענה מקצועי לפניות בכתב ובעל-פה, לרבות דוא"ל וטלפון;

5. תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת לעובדי הלשכה בהתאם לצרכים;

6. ביצוע משימות מנהליות שונות כגון רכש, הדרכה ארגון פעילויות מקצועיות וימי עיון, תוך תעדוף וניהול יעיל של משימות;

7. סיוע במשימות שוטפות נוספות וריכוז תחומים מקצועיים בהתאם לצורך;

8. עבודה מרובת ממשקים ותחת לחץ, תוך טיפול בחומרים רגישים ודיסקרטיים ברמה הגבוהה ביותר.

העסקה במעמד יומי

הגדרת התפקיד:
כללי: אחראי/ת לניהול יומן מנהל האגף וראשי התחומים, זימון ותיאום פגישות, זימון חדרי ישיבות, זימון מוזמנים פנימיים וחיצוניים, הדפסת סיכומים ומסמכי האגף, תיוקים, הכנת מצגות, צילומים והכנת חומרים לדיונים, מעקב אחר המטלות השונות של האגף, מענה טלפוני לכל פנייה פנימית וחיצונית לאגף רכש ותחזוקה.

תיאור התפקיד:
1. מדים- אחריות על חלוקה שנתית, הכנת רשימות, חלוקה, החלפות, עבודה מול הספק, ובנוסף מדים לעובדים חדשים במהלך השנה.
2. חניה- אחריות וריכוז כל נושא החניה בחניון הבניין ובחניון שופרסל, מתן אישורי חניה, הנפקת כרטיסים ובקרת תשלומים.
3. שילוח פנים ארצי- טיפול בנושא הזמנות ומשלוחים ע" חברת שליחויות הרלוונטית בכל אזורי הארץ, לאתרים ולחברות חיצוניות, מעקב אחר חשבוניות לתשלום ויצירת קשר רציף מול החברה.
4. הום סנטר- מעקב ובקרה אחר הרכישות והחשבוניות החודשיות.
5. קרביץ- הזמנת ציוד ותפעול שוטף מול הספק, חלוקת ציוד במטה י-ם.
6. גיבוי רכז הקטלוגים והרכש ורכז מכרזי החטיבה, מנהל מחלקת מלאי ואמצעים בזמן העדרם-
7. ועדת רכוש - ריכוז כל נושא הועדה, הכנת דוחות, הזמנת משתתפים, הוצאת סיכומים והכנת חומרים לקראת הוועדה.
8. גיבוי - אחריות על קליטה ופיזור הדואר (דואר יוצא ונכנס)
9. ביצוע כל מטלה נוספת בהתאם לאופי התפקיד ועל פי דרישת הממונה.

למשרד עו"ד קטן בירושלים בתחום נזקי הגוף, ביטוח, ביטוח לאומי ומשרד הבטחון-דרושה מזכיר/ה- מנהל /ת משרד, בעל/ת שליטה והבנה בתוכנות מחשב ואינטרנט, יכולת למידה והגדלת ראש, זריזה ובעלת רצון ומוטיביציה לייעל את העבודה במשרד ולפתחו. המשרה מתאימה למתעניינים/ות בתחום המשפט, עריכת הדין ומיצוי הזכויות- ללמוד ולהכיר את התחום ולסייע בכל הנדרש בהשגת הזכויות לנפגעי גוף ונפש תוך מאבק בחברות הביטוח וגופים גדולים למענם.

דרוש/ה מזכיר/ת משרד לתפקיד אדמיניסטרטיבי ושירותי במשרה מלאה.
סביבת עבודה מקצועית, איכותית ונעימה, בתפקיד מגוון הכולל עבודה מול עורכי דין, לקוחות וממשקים שונים במשרד.
תחומי אחריות:
מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף לצוות המשרד.
ניהול ותיאום משימות משרדיות.
מענה טלפוני וקבלת קהל.
טיפול בתכתובות ובמסמכים.
סיוע שוטף בפעילות המשרד ובצרכים אדמיניסטרטיביים שונים.

התפקיד כולל אחריות על ניהול שוטף של המשרד ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לעובדי החברה ולהנהלה.
במסגרת התפקיד נדרש/ת המועמד/ת לתת מענה טלפוני ופרונטלי, לנהל יומנים ולתאם פגישות, לטפל בדואר נכנס ויוצא, להכין מסמכים, דוחות ומצגות, לנהל תיוק פיזי וממוחשב ולעדכן נתונים במערכות השונות.
בנוסף, התפקיד כולל עבודה מול ספקים וגורמים פנים וחוץ ארגוניים, הזמנת ציוד משרדי, מעקב אחר משימות וביצוען, סיוע בתיאום פעילויות משרדיות ומתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף בהתאם לצורכי הארגון.
התפקיד דורש יכולת עבודה עצמאית, סדר וארגון, תעדוף משימות ועבודה בסביבה דינמית ומרובת ממשקים.