דרושים יונסי וגלילי השקעות וייעוץ פיננסי

לחברה אמריקאית מובילה בתחום הרכיבים האלקטרוניים דרוש/ה מנהל /ת משרד (Administrative Office Manager) תפקיד אדמיניסטרטיבי מרכזי, עם אחריות רחבה וחשיפה ישירה להנהלה הבכירה.

?? על התפקיד (אדמיניסטרציה מלאה):
ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של המשרד אחריות מלאה על ארגון, תפעול ושגרות עבודה

תמיכה אדמיניסטרטיבית ישירה בלשכת היו"ר

תיאום פגישות ויומנים

ניהול נסיעות לחו"ל: טיסות, מלונות, ויזה ואשרות

הכנת דוחות, מסמכים ומצגות

קבלת אורחים וטיפול באירוח

תקשורת אדמיניסטרטיבית מול עובדים, ספקים וגורמים בינלאומיים

שמירה על סדר, ניקיון, ארגון ותפעול שוטף של סביבת העבודה

עבודה בסביבה דינאמית מגוונת ומאתגרת, המהווה הזדמנות להתפתחות מקצועית. 
התפקיד כולל ניהול יומנים ומעקב על תיאומי פגישות, מעקב שוטף אחר תיקי המטופלות ופניות של לידים, מתן מענה לפניות והקפדה על בטיחות הטיפול. 
אחריות על קליטה, תיוק ודיגיטציה של מסמכים לצד הפקת דוחות, בניית מצגות, ביצוע גבייה, הזמנות ציוד, טיפול בחשבוניות וניהול שוטף של תשלומים לספקים. 
משרה מלאה בימים א'-ה' שעות 08:30-16:30 עם זמינות לשעות נוספות לפי הצורך.
מיקום משרה-רמת החייל, תל אביב.

ניהול מלא של יומן המנכ"לית, כולל תיאום פגישות מורכבות עם גורמים בכירים, ממשקי ממשל, שותפים אסטרטגיים ויחידות פנים-ארגוניות.
תכנון גאנט שנתי של פעילות המנכ"לית והכנת מצגות וחומרי רקע למפגשים.
תפעול שוטף של הלשכה ומתן מענה לפניות.
תפקוד כנקודת הקשר המרכזית של המנכ"לית לתיאום ואדמיניסטרציה מול מנהלים, לקוחות, שותפים וספקים.
רישום וניסוח סיכומים ופרוטוקולים, מעקב אחר החלטות ותיעדוף משימות.
תכנון ותיאום נסיעות מקצועיות בארץ ובחו"ל.
ליווי והפקה של ביקורים רשמיים, מפגשי הנהלה ואירועים ארגוניים.
עבודה מול ספקים, יועצים וגורמים לוגיסטיים ליצירת חוויית עבודה מקצועית ומאורגנת.
ניהול רכש, חשבוניות, הוצאות, חוזים ותהליכי תיעוד. ניהול הדואר הנכנס והיוצא, הכנת מכתבים רשמיים, מסמכים ומצגות.
ניהול תקציב הלשכה ובקרות ביצוע.