דרושים אוניברסיטת בן גוריון

אוניברסיטת בן-גוריון בנגב מזמינה אתכן/ם להצטרף לצוות האדמיניסטרטיבי שלנו.
התפקיד כולל אחריות על מגוון תחומי אדמיניסטרציה ותפעול, מתן שירות לסטודנטים, סגל ומבקרים, וריכוז משימות ניהוליות וארגוניות במחלקות וביחידות שונות באוניברסיטה.

מה בתפקיד?
-ריכוז ותיאום משימות אדמיניסטרטיביות שוטפות.
-קשר ישיר עם סטודנטים, אנשי סגל וגורמים חיצוניים.
-סיוע בארגון אירועים, ועדות ופעילויות אקדמיות.
-טיפול במסמכים, פניות ותהליכים מנהליים מגוונים.
-עבודה שוטפת עם מערכות מחשוב ומערכות ניהול אוניברסיטאיות.

א. ריכוז וטיפול בנושאי משאבי אנוש במחזור חיי העובד בסגל המנהלי והטכני: תנאי העסקה, זכויות עובדים, סיומי העסקה וכו'.
ב. ליווי עובדי הסגל המנהלי והטכני בנושאי משאבי אנוש משלב הקליטה ועד פרישה.
ג. בנייה, ריכוז, הכנה וניהול משא ומתן בנושא הצעות שכר.
ד. ליווי עובד חדש לאורך כל תהליך הקליטה באוניברסיטה.
ה. ביצוע שיחות משוב על תהליך הקליטה.
ו. ריכוז פרויקטים מדוריים, פיתוח וייזום תהליכים ושינויים.
ז. בנייה, בקרה ומעקב אחר דוחות.
ח. מתן שירות ו קבלת קהל העובדים ופוני המדור.

א. הפעלה ואחזקת מכשור שדה ומעבדה במעבדות ההוראה והמחקר במכון.
ב. הקמת ניסויי מעבדה ושדה, הפעלתם ואחזקתם.
ג. הפעלה, פיקוח ומעקב אחר שטחי מחקר ומתקני מחקר של חוקרי המכון.
ד. הזמנת ציוד וחומרים למכון במערכת האוניברסיטאית, עבודה עם ספקים חיצוניים.
ה. מתן סיוע והדרכה לסטודנטים בשדה ובמעבדות המכון.
ו. אחריות על סדרי הבטיחות במסגרת פעילותו, בהתאם לדרישות החוק.

א. ריכוז וטיפול בפעילויות המנהלתיות בבית הספר: ניהול יומן פגישות, תיאום ישיבות, תיאום התקנות וכו'.
ב. ארגון וטפול בנושאי מנהל הסטודנטים ומנהל ההוראה, יישום תוכניות הלימודים ופרסומן.
ג. מתן שירות לסטודנטים: שעות קבלה, רישום לקורסים, אישורים, פטורים, ציונים, קביעת מועדים מיוחדים, החלטות מעבר, ניהול תיק סטודנט, בוגרים,הכוונה וסיוע בנושאי מינהל אקדמי וכו'.
ד. טיפול במערכת השעות: דיווח קורסים, הזמנת חדרים, מעקב ופרסום שינויים במערכת השעות.
ה. טיפול בבחינות: תאום לוח הבחינות עם סגל ההוראה ומדור בחינות, מעקב אחר קבלת ציונים, טפול בערעורים, טפול במועדים מיוחדים וכו'.
ו. מזכירת מועצת התוכנית וועדות ההוראה של התוכנית, מעקב אחר ביצוע החלטותיהן והחלטות הפקולטה ופרסומן.
ז. ריכוז וטיפול נושא התמחות (פרקטיקום) והכשרה מעשית.
ח. ריכוז וטיפול במדיות הדיגיטליות וברשתות החברתיות: עריכה, פרסום תוכן וכו'.
ט. ארגון אירועי התוכנית: כנסים, ימים פתוחים, טקסי בוגרים, סיוע בהכנת פרסומי התוכנית וכו'

א. אחריות על תפעול ותחזוקת מערכות המחשוב ( חומרה ותוכנה), חדר שרתים, מידע והרשת במחלקה במעבדות ההוראה והמחקר.
ב. אחריות על תקינות ציוד המחשוב והממוחשב בחדרי שרתים,במעבדות ההוראה והמחקר ובמשרדים, מתן תמיכה בהתקנות, עדכונים וטיפול בתקלות.
ג. תאום צרכי המחשוב עם הממונה וחברי הסגל האקדמי: תכנון תקציב של מערכות מחשוב בבית הספר, הגדרת סל תוכנות להוראה ולמחקר, מתן סיוע והדרכה בביצוע רכש ציוד המחשוב בהתאם לצרכי חברי הסגל והסטודנטים בבית הספר.
ד. אחריות לאבטחה וגיבוי למערכות. עדכון, תמיכה והתקנת מערכות הפעלה וחבילות תוכנה במערך המחשוב הבית ספרי.
ה. ניהול הצוות הטכני של יחידת מחשוב: ליווי, הערכה ופיתוח העובדים, הגדרת משימות ומעקב אחר ביצוען.
ו. אחריות על מתן שירות לסטודנטים וחברי סגל: הדרכה, ייעוץ ופתרון תקלות.
ז. סיוע בקליטת חברי סגל חדשים לבית הספר: מתן יעוץ ברכישת ציוד מחשוב, התקנות וכו'.
ח. אחריות לייזום ופיתוח שינויים טכנולוגיים ויישומם.

א. טיפול, בקרה ומעקב אחר דיווחי שכר של כלל סגלי האוניברסיטה.
ב. ארגון וטיפול בזקיפת שכר לימוד לעובדי האוניברסיטה ובני משפחותיהם.
ג. דיווח ועדכון טפסי מס - הכנסה, בהתאם לעדכוני העובדים.
ד. דיווח דמי אבטלה לעובדים פורשים, בתאום המוסד לביטוח לאומי, וביצוע מעקב שוטף.
ה. הזנת תשלומים וניכויים למערכת השכר: תשלומים חד - פעמיים, ניכויי רשות וכו'.
ו. ביצוע מעקב אחר חשבונות בנק כפולים.
ז. טיפול ודיווח מקדמות למערכת שכר העובדים, בדיקת נתוני הדו"ח בתאום עם אגף הכספים.
ח. חישוב הצמדות לגמול השתלמות

א. אחריות לריכוז נושאי הדרכות בטיחות תקופתיות- קבוצתיות ופרטניות, לעובדי אוניברסיטה וסטודנטים.
ב. סיוע לממונה בניהול תקציב ההדרכה, בבנייה ותכנון תוכנית הדרכה ופיתוחה בהתאם לצרכי האוניברסיטה.
ג. בניית תוכניות קורסי הדרכה לעובדים ולסטודנטים בהתאם לסיכוני מקום העבודה.
ד. בנייה וריכוז קמפיין בטיחות שנתי, מצגות בטיחות וביצוע פעילויות להעלאת המודעות האוניברסיטאית לבטיחות.
ה. איתור רשימת עובדים וסטודנטים הנדרשים למתן הדרכה במסגרת דרישות החוק בפקולטות ובמחלקות האוניברסיטה. תאום לוגיסטי וניהול מעקב נוכחות הדרכות בטיחות.
ו. ניהול מערך ההדרכה הממוחשב באמצעות תוכנת ניהול בטיחות לפי נתוני מודרכים, יחידות ארגוניות ונושאי הדרכה : מילוי ועדכון בסיס הנתונים הכולל סיורים, רשימת עובדים, גורמים מסוכנים וכד', בתאום עם מחלקות משאבי אנוש ומדור רישום סטודנטים.
ז. ניהול מערך הדרכה שנתי לממוני הבטיחות בעבודה בקמפוסים, בהתאם לדרישות החוק והתקנות.

א. תקצוב יחידות, תוכניות לימוד, משקים סגורים, פעילויות, פרויקטים כלכליים ופרויקטי בינוי.
ב. ביצוע מעקב ובקרה שוטפים אחר משאבים.
ג. איסוף וניתוח מידע כלכלי ותקציבי בנושאים תקציביים.
ד. הכנת חוות דעת מקצועית, ניירות עמדה, בדיקות כלכליות ותמחור פעילויות.
ה. סיוע בקידום מערכות ממוחשבות בנושא תקציב ובקרה.
ו. קיום קשר עם גורמים פנים וחוץ אוניברסיטאיים בהכנת דיווחים תקציביים.
ז. טיפול במכרזים, קולות קוראים וחוזי התקשרות.