דרושים הטכניון - מכון טכנולוגי לישראל

מתן תמיכה מקצועית בהפעלת מערכות ציטומטריה.
הדרכת משתמשים בהפעלת המערכות.
הטמעת נהלי ושיטות עבודה.
הטמעה של מערכות חדשות.
השתתפות בארגון ובהעברת סדנאות וקורסים.
חלק מצוות מקצועי הנותן תמיכה מחקרית לחוקרים בתחומי הביו-רפואה.

- עדכון, בקרה, הפקת דוחות שוטפים וניתוח נתונים של תקציבי הפקולטה
- מתן תמיכה וייעוץ מקצועי לחברי הסגל בבניית תקציב להצעות מחקר, ניצול כספי תרומה, מלגות וטיפול בתשומות
- טיפול בבקשות להחזרי תשלומים, קופה קטנה והעברות בין תקציבים
- ביצוע רישומי חשבונות פיננסים, בקרה והתאמות בסאפ
- טיפול במערך הכנסות והוצאות, כולל חיובים לגורמי פנים וחוץ
- ביצוע דרישות והזמנות רכש בסאפ לרבות מלגות

הובלת מערך הספריות של הטכניון, לרבות אחריות מלאה על הניהול המקצועי, הארגוני, התקציבי,הטכנולוגי והתפעול השוטף של כלל תחומי הפעילות. התפקיד כולל פיתוח הספרייה כמוקד ידע אקדמי מוביל, מודרני ונגיש, התומך במחקר, בהוראה ובלמידה; גיבוש והובלת אסטרטגיית מידע מוסדית; התאמת המבנה הארגוני, התהליכים והמשאבים לאתגרים המשתנים של עולם האקדמיה והמחקר, לרבות נוכח מהפכת הבינה המלאכותית.
כפיפות: המשנה הבכיר לנשיא

תחומי אחריות עיקריים:
* ניהול הספרייה ואסטרטגיה מקצועית - גיבוש מדיניות ואסטרטגיה למערך הספריות, קביעת יעדים ותוכניות עבודה רב-שנתיות ושנתיות. פיתוח מתמשך של תחומי הפעילות: שירותי קהל, ייעוץ והשאלה, רכש ספרים וכתבי עת, ניהול משאבי מידע דיגיטליים, מערכות מידע ספרייתיות, שימור דיגיטלי ומשאבי אנוש.
* ניהול תקציב ומשאבים - תכנון, פיקוח ובקרה על תקציב הספרייה לרבות רכש ולוגיסטיקה, תקציבי המידע והטכנולוגיה.
* ניהול תהליכי עבודה מקצועיים - בניית תוכנית עבודה שנתית, יישומה, קביעת נהלים ופיקוח על איכות העבודה המקצועית והשירותיות.
* התאמת שירותי הספרייה - המשך התאמת שירותי הספרייה לעולמות המחקר המתקדמים ומהפכת ה AI, לרבות Open Science, ניהול נתוני מחקר (Research Data Management) ותמיכה בפרסום אקדמי.
* שירות לקהל משתמשים - מתן שירות איכותי לסטודנטים, חוקרים, סגל אקדמי ומנהלי ולקהל הרחב.
* ניהול צוות - הובלת צוות הספרייה לרבות גיוס, הכשרה ופיתוח מקצועי, ניהול מקצועי של הספרנים ומתן תמיכה וייעוץ למנהלי הצוותים תוך חיזוק שיתופי פעולה פנימיים והתאמת חלוקת האחריות והמשימות לאתגרים המשתנים.
* פיתוח טכנולוגי וחדשנות - קידום תהליכי הטמעה של מערכות מידע ושירותים טכנולוגיים, קידום תשתיות דיגיטליות והרחבת שירותי המידע למחקר ולהוראה תוך זיהוי צרכים עתידיים וביצוע התאמות נדרשות.
* שיווק ושיתופי פעולה - קידום ושיווק שירותי הספרייה לקהלים פנים-טכניוניים וחיצוניים, ופיתוח שיתופי פעולה עם ספריות, פורומים ומוסדות אקדמיים בארץ ובעולם.
* אחריות רוחבית - אחריות כוללת על כלל הספריות על הספריות במערך הספריות הטכניוני.
* דיווח וניהול - הכנת דו"חות להנהלת הטכניון.
* ביצוע משימות נוספות בהתאם לצורכי הטכניון.

ריכוז מינהלי של סדנאות ופעילויות המתקיימות ביחידה.
קבלה, ליווי ומתן מענה לתלמידים, מדריכים ואורחים.
עבודה שוטפת מול גורמי פנים וחוץ בטכניון.
תיאום, ריכוז ומעקב אחר יישום תוכניות עבודה.
ביצוע משימות בהתאם לצורכי היחידה והנחיות הממונים.

טיפול בנושאי רכש של הפקולטה, כולל:
ביצוע הזמנות רכש, משלב קבלת הצעות מחיר, פתיחת ההזמנה ועד לתשלום סופי לספק.
כולל טיפול בהזמנות רכש אירועים, מעבדות, מנהלה וכו'.
מעקב אחר סטטוס הזמנות רכש.
ביצוע בקרה תקציבית, מעקב אחר הוצאות והתחייבויות כספיות, טיפול בתשלומים מול תקציבנים.
מתן מענה וייעוץ למזמינים בנוגע לספקים ולהזמנות.
מתן מענה לספקים שונים בנושאי תשלום.
הפקת דוחות.
ביצוע עבודות נוספות בהתאם לדרישת הממונים, לרבות פרוייקטים מיוחדים וסיוע שוטף להנהלת הפקולטה בהתאם לצורך.

ניהול הקשר השוטף עם הפקולטות בטכניון (Account Management) - קבלת בריפים, חידוד צרכים למתן מענה שיווקי מקצועי.
חוליה מקשרת מול משרד הפרסום: הוצאה לפועל של קמפיינים, בקרה על תוצרים קריאייטיביים, מעקב תקציבי וניהול גאנט פעילות.
יוזמה והובלת קמפיינים לגיוס סטודנטים בחו"ל ובארץ - כולל התאמת מסרים, לוקליזציה ועבודה בערוצים מגוונים.
אחריות על "מסעות לקוח" (Customer Journey) - מעקב אחר הטיפול בלידים, סגירת מעגלים מול הפקולטות ושיפור יחסי המרה.
סיוע בהכנת תכנים שיווקיים ועריכתם בהתאם לשפת המותג והאסטרטגיה היחידתית.
הפקת דוחות ביצועים תקופתיים וניתוח נתונים לשיפור האפקטיביות.
עבודה בצוות היחידה וסיוע במשימות רוחב לפי הצורך.

עבודה במערך ההוראה הכוללת:
טיפול ומעקב אחר הסטודנטים לרפואה, ריכוז והכנת ועדות, ארגון ותיאום אירועים, סגירת תואר, איסוף ועיבוד נתוני הוראה.
הובלת פרויקטים ייעודים במערך ההוראה ועדכון נהלים.
התנהלות שוטפת מול מספר רב של ממשקים.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם להחלטת הממונים.

התפקיד כולל תמיכה שוטפת בעבודת המשנה לנשיא ומנכ"ל והובלת פעילות הלשכה, תוך ראייה מערכתית, תיאום בין ממשקים מרובים, סיוע בקידום תהליכים ארגוניים, משימות חוצות ארגון, ובקרה על יישום החלטות. התפקיד משלב אחריות ניהולית, תפעולית ומנהלית בסביבה רחבת היקף, דינמית, מרובת משימות, ובעלת רגישות ארגונית גבוהה.

כפיפות:
משנה לנשיא ומנכ"ל

תחומי אחריות עיקריים:
ניהול והובלת עבודת לשכת המשנה לנשיא ומנכ"ל, לרבות ניהול צוות הלשכה ואחריות על ביצוע כלל הפעילויות המנהליות בלשכה
סיוע בקידום והנעת תהליכים ארגוניים, פנים וחוץ-טכניוניים מרובי ממשקים
ריכוז, תכנון והכנת חומרים לדיונים ולמפגשים, תוך הבטחת מוכנות מיטבית של המשתתפים
השתתפות בדיונים, הכנת סיכומי דיון, ניהול מעקב שיטתי אחר משימות והחלטות, וקידום יישומן עם בעלי התפקידים השונים
ניהול ותיעדוף לוח הזמנים של המשנה לנשיא ומנכ"ל באמצעות צוות הלשכה, תוך תיאום בין-יחידתי ובניית צירי זמן בהתאם לצורך
תיאום, ריכוז והעברת מידע בין פקולטות, יחידות וגורמי חוץ, תוך מתן שרות מהיר ושמירה על רציפות תפעולית
תכנון, ארגון וליווי אירועים, פורומים, סדנאות ומפגשים מקצועיים ביוזמת המשנה לנשיא ומנכ"ל
ניהול ובקרה תקציבית של פעילות הלשכה, לרבות טיפול בנושאי רכש והתקשרויות בהתאם לנהלים
סיוע במתן מענה מהיר ורציף באירועים חריגים או אירועי קיצון
ביצוע משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונה

הטכניון מציע משרה בתחום תמיכה והטמעה תפעולית במערכות מידע ארגוניות, ובראשן מערכות SAP ומערכות נלוות.
אנו מחפשים עובד/ת שירותי/ת, יסודי/ת ובעל/ת יכולת עבודה בסביבה דינמית מרובת ממשקים, המעוניין/ת להשתלב בצוות מרכזי התומך במערכות הליבה בטכניון.

תיאור התפקיד:
ניהול חשבונות משתמשים והרשאות במערכת SAP ובמערכות נלוות.
תמיכה שוטפת במשתמשים במערכות SAP, בתהליכי רכש ובתהליכים אחרים.
טיפול בתקלות מערכת ומתן פתרונות למשתמשים.
תמיכה במערכות טפסים ובתהליכים ארגוניים, למול משאבי אנוש ויחידות אחרות.
מתן מענה מקצועי כקו שני למוקד התמיכה.
ביצוע טרנספורטים (העברות בין סביבות פיתוח וייצור).

אחריות כוללת על מערכת ניהול הוידאו של הטכניון (Panopto) - משתמשים, הרשאות, מדיניות, הדרכות וכו'
אחריות כוללת על תפעול ותמיכה בכיתת מולטימדיה ובציוד מתקדם
אחריות כוללת על תפעול ותמיכה באולפני הפקת וידאו מתקדמים
ביצוע צילומי וידאו בתנאי אולפן, כיתה ומעבדה
ביצוע עריכה בסיסית להקלטות
סיוע בניהול ערוץ היוטיוב "טכניון מלמדים"
מתן יעוץ לגורמים בטכניון בנושאי רכישה והתקנה של מערכות וידאו ושמע
מתן יעוץ לצילומי וידאו עצמיים לאנשי בית הטכניון
בנייה של סדנאות והדרכות (בנושאי וידאו, עריכה ושילוב כלים פדגוגיים)
טיפול בפלטפורמות הקורסים המקוונים (קמפוס IL, edX, Coursera וכו')