דרושים הטכניון - מכון טכנולוגי לישראל

טיפול בנושאי רכש של הפקולטה, כולל:
ביצוע הזמנות רכש, משלב קבלת הצעות מחיר, פתיחת ההזמנה ועד לתשלום סופי לספק.
כולל טיפול בהזמנות רכש אירועים, מעבדות, מנהלה וכו'.
מעקב אחר סטטוס הזמנות רכש.
ביצוע בקרה תקציבית, מעקב אחר הוצאות והתחייבויות כספיות, טיפול בתשלומים מול תקציבנים.
מתן מענה וייעוץ למזמינים בנוגע לספקים ולהזמנות.
מתן מענה לספקים שונים בנושאי תשלום.
הפקת דוחות.
ביצוע עבודות נוספות בהתאם לדרישת הממונים, לרבות פרוייקטים מיוחדים וסיוע שוטף להנהלת הפקולטה בהתאם לצורך.

"הדריון" - שלוחת הפקולטה לארכיטקטורה בהדר הכרמל (מתחם הטכניון הישן).

תיאור התפקיד:
אחריות לתפעול שוטף של הפעילות האדמיניסטרטיבית בבניין ההדריון.
אחריות על התקציב השוטף של ההדריון.
ארגון אירועים במתחם בהתאם לתוכנית אקדמית שנתית.
סיוע לסגל ההוראה ורכזי/ות הסטודנטים/יות על פי הנדרש.
עבודה מול גורמי חוץ וגורמי פנים רבים.
סיוע להנהלת הפקולטה בהתאם לצורך.

ריכוז מנהלי בנציבות למניעת הטרדה מינית
- ניהול שוטף ועדכון אתר הנציבות למניעת הטרדה מינית, לרבות ריכוז הפעילות במדיה החברתית
- הפקת חומרי הסברה והדרכה לרבות הפקות דפוס
- ניהול ומעקב אחר תקציב הנציבות, לרבות הפקת דוחות כספיים
- ריכוז מנהלי וטכני של הלומדה למניעת הטרדות מיניות, לרבות: טיפול בתקלות, מעקב אחר ביצוע הלומדה והפקת דוחות מעקב תקופתיים
- בניית תכנית הדרכה שנתית: ייזום, העברת הדרכות, הפצת מידע להגברת המודעות וארגון אירועים/ כנסים רבי משתתפים
- סיוע וליווי לנציבות בהפקת דוחות שנתיים, ניהול הקשר עם רכזות מניעת הטרדה מינית בקמפוס ומחוצה לו

ריכוז מנהלי בבית הדין המשמעתי לסטודנטים
- ניהול ואחריות אדמיניסטרטיבית וטכנית על דיוני בית הדין לרבות ניהול מאגר השופטים ותיאום שיבוצם, תיאום דיונים, ניהול, כתיבת פרוטוקול, עדכון אתר בית הדין ופרסום פסקי דין
- ניהול ארכיון ארגוני- תיעוד, תיוק ומעקב אחר קובלנות
- ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות לרבות הזמנות רכש, תיאום יומנים ולו"ז, ניהול ישיבות, תיוק, ארכיון ועוד
- התנהלות שוטפת מול מספר רב של ממשקים פנים וחוץ טכניונים
- סיוע במשימות נוספות לפי הצורך

אחריות כוללת על תפעול מערכות המידע וניהול הנתונים של מערך קשרי חוץ ופיתוח משאבים.
הובלת התהליכים התפעוליים הקשורים לניהול תרומות, תוך הבטחת איכות הנתונים, עמידה בדרישות רגולטוריות ומתן תובנות אנליטיות תומכות החלטה.
כפיפות: לראש תחום פרוייקטים וקמפיינים.

משימות עיקריות:
ניהול מערכות מידע ונתונים:
אחריות לניהול ותפעול מערכות ה-CRM ומאגרי המידע של תחום פיתוח המשאבים (לרבות עדכון ושדרוג לפי צורך).
עבודה שוטפת עם מערכות BI (Dashboards), Salesforce, SAP, SharePoint, KPI.
הבטחת איכות, שלמות ועדכניות הנתונים לאורך כל מחזור חיי התרומה.
ביצוע סגמנטציה של תורמים, זיהוי פוטנציאל וניתוח עומק של קהלי יעד.
אחריות על דיווחי KPI של האגף והאגודות.

אנליטיקה, תובנות ותכנון:
ניתוח מגמות, חיזוי תרומות ותעדוף מאמצי גיוס.
הפקת דו"חות ניהוליים ותובנות יישומיות להנהלה ולצוותי הפיתוח.
חיבור בין נתונים, יעדים אסטרטגיים ותוכניות עבודה.

אחריות על טיפול בתרומות:
ניהול תהליך קליטת תרומות
רישום, בקרה והקצאת כספי תרומות ליחידות, לפרויקטים ולקמפיינים הרלוונטיים.
עבודה שוטפת מול מערכות מידע ותיאום עם גורמי כספים ותפעול.
ניהול הסכמים והתקשרויות
תפעול, מעקב ובקרה אחר הסכמים וחוזים עם תורמים, ספקים ושותפים.
עבודה מול יועמ"ש, כספים, רשות המחקר ושאר הגורמים הרלוונטיים.
ווידוא חתימות, בהירות משפטית ועמידה בתנאים המוסכמים.

בקרה - Compliance
הבטחת עמידה בסטנדרטים מקצועיים, נהלי הארגון ודרישות רגולטוריות.
בקרה שוטפת על ניהול תרומות, פרויקטים וקמפיינים.

הדרכה מקצועית:
הדרכת עובדי האגף ומשתמשי קצה בשימוש במערכות ובכלים, בהתאם לצרכים ולהתפתחויות.
מתן סיוע וייעוץ שוטף למשתמשים ופיקוח על יישום נהלי העבודה.

סיוע לצוות אחראי בניין במשימות האחזקה השוטפת ובהערכות לטקסים ואירועים מורכבים ורבי משתתפים
טיפול במחסנים וניהול מלאי תקין
תיקון תקלות באופן עצמאי
ביצוע עבודות שינוע

מתן תמיכה מקצועית בהפעלת מערכות ציטומטריה.
הדרכת משתמשים בהפעלת המערכות.
הטמעת נהלי ושיטות עבודה.
הטמעה של מערכות חדשות.
השתתפות בארגון ובהעברת סדנאות וקורסים.
חלק מצוות מקצועי הנותן תמיכה מחקרית לחוקרים בתחומי הביו-רפואה.

עבודה במערך ההוראה הכוללת:
ריכוז ותמיכה במערך סגל ההוראה בפקולטה.
ליווי ומתן מענה לכל צרכי הסגל הנלווה והמתרגלים.
טיפול בהעסקת צוות הוראה לרבות כתבי מינוי, שיבוץ והזנת יחידות תעסוקה.
שיבוץ מערך ההוראה/שעות בפקולטה ושמירה על קשר רציף עם הממונים האקדמיים ונציגי הסטודנטים, בנייה ותיאום לוח בחינות.
איסוף ועיבוד נתוני הוראה כולל הפקת דוחות.
הכנת חומרי רקע, מצגות וחומרים תומכים לדיונים מקצועיים.
סיוע בארגון טקסים, אירועים ופרויקטים.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם לצורכי הפקולטה והנחיות הממונה.

עבודה במערך ההוראה הכוללת:
טיפול ומעקב אחר הסטודנטים לרפואה, ריכוז והכנת ועדות, ארגון ותיאום אירועים, סגירת תואר, איסוף ועיבוד נתוני הוראה.
הובלת פרויקטים ייעודים במערך ההוראה ועדכון נהלים.
התנהלות שוטפת מול מספר רב של ממשקים.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם להחלטת הממונים.

המשרה בכפיפות לראש אגף תפעול פיתוח משאבים

תיאור התפקיד:
-אחריות על תחום קשרי התורמים לרבות:
-ניהול ובקרה על תהליכי דיווח לתורמים: הכנת דו"חות תקופתיים והבטחת עמידה בסטנדרטים גבוהים של איכות.
-ניהול, ביסוס וחיזוק הקשר עם תורמים קיימים ופיתוח קשרים עם תורמים פוטנציאליים, בישראל ובחו"ל
-אחריות על חומרי מיתוג ושיווק מותאמים לתורמים בארץ ובעולם, כחלק מתמיכה בגיוס משאבים ופיתוח קשרים אסטרטגיים.
-עבודה שוטפת מול הנהלת הטכניון, פקולטות ויחידות אקדמיות לצורך תיאום פעילות מול תורמים.
-ניהול והובלת צוות העוסק בקשרי תורמים.