התפקיד כולל ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של פרויקטים, ליווי תהליכי עבודה מול לקוחות וספקים, ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת למנהלי פרויקטים.
תחומי אחריות:
ניהול לקוחות וחוזים:
טיפול שוטף בהזמנות לקוח (עדכון כמויות, שורות חדשות).
ניהול הצעות מחיר, מעקב אחר אישורים ומסמכים רלוונטיים.
הפקת חשבונות, מעקב אחר אישורם וגביית תשלומים בהתאם לתנאים המסחריים.
וידוי התאמה בין החוזים להזמנות בפועל.
טיפול בקריאות שירות והפקת דוחות נזקים ותקלות שוטפים.
ניהול לוחות זמנים ותפעול:
בניית לוחות זמנים בשיתוף עם מנהלי הפרויקטים ומעקב שוטף אחר התקדמותם.
עדכון לקוחות בנוגע לשינויים בלוחות זמנים (דחיות/הקדמות).
הכנת דוחות מסכמים בסיום פרויקטים.
משימות אדמיניסטרטיביות שוטפות:
ניהול יומני עבודה וביצוע בקרה על סטטוס פרויקטים שבועי.
הכנת חומרים לישיבות תפעול (דוחות הזמנות, דוחות שירות, פרוטוקולים וטבלאות יבוא).
תיאום וזימון ישיבות התנעת פרויקטים.
ניהול יומן אישי.
דרישות:
ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי/תפעולי - יתרון משמעותי.
שליטה מלאה ביישומי Office (בדגש על Excel).
יכולת עבודה בסביבה מרובת משימות, ארגון וסדר ברמה גבוהה.
תודעת שירות גבוהה ויכולת עבודה מול ממשקים מרובים.
יחסי אנוש מעולים ויכולת עבודה בצוות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.