ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים בארץ ובחו"ל.
תיאום, ארגון ותפעול ביקורים של אורחים, לקוחות, ספקים ומשלחות מהארץ ומחו"ל.
ניהול ותפעול חדרי הישיבות, לרבות הזמנות, ציוד, כיבוד והיערכות לישיבות ולאירועים.
אחריות תפעולית מטעם הלשכה מול גורמים שונים בארגון, לרבות טיפול בתקלות, הזמנות, ספקים וממשקי שירות.
ניהול מלאי וציוד משרדי, ביצוע הזמנות רכש, מעקב אחר אספקות ועבודה מול ספקים.
בקרה, מעקב ותיעוד אחר משימות הנהלה והכנת תזכורות בהתאם לצורך.
קליטה, אירוח וליווי של אורחים בכירים, לרבות תיאום לוגיסטי מלא.
תיאום נסיעות בארץ ובחו"ל, לרבות הזמנת טיסות, מלונות ורכבים ובניית לוחות זמנים.
עבודה שוטפת מול הנהלה בכירה, ממשקים פנים-ארגוניים וגורמים חיצוניים, תוך שמירה על דיסקרטיות מלאה.
אחריות כנאמנ.ת ביטחון בלשכה בשיתוף הקב"ט, לרבות ניהול הרשאות, אישורי כניסה, ליווי ביקורים ביטחוניים ויישום נהלי ביטחון מידע ואבטחה.
דרישות:
ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי משמעותי / ניהול לשכה
ניסיון בניהול יומנים מורכבים ובעבודה מול מנהלים בכירים
אנגלית ברמה גבוהה.
יכולת ביטוי וניסוח גבוהה בעברית ובאנגלית.
שליטה טובה ביישומי Office.
יכולות סדר, ארגון, תכנון ותעדוף גבוהות.
שירותיות, עצמאות, אחריות ויכולת עבודה תחת ריבוי משימות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.