דרושים » אדמיניסטרציה » מזכירה/ מנהלת משרד

מתן שירותי אדמיניסטרציה בלשכת הנגיד ובכלל זה:

1. ניהול יומן מרובה ממשקים באמצעות יומן ממוחשב לרבות, תיאום פגישות, ישיבות, ועדות ופורומים מקצועיים עם גורמי פנים וחוץ;

2. ריכוז מידע והכנת חומרים לקראת ישיבות, הפצתם למשתתפים ומתן תמיכה מנהלית במהלכן;

3. כתיבת פרוטוקולים וביצוע מעקב ובקרה אחר יישום המשימות וההחלטות שהתקבלו;

4. מתן מענה מקצועי לפניות בכתב ובעל-פה, לרבות דוא"ל וטלפון;

5. תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת לעובדי הלשכה בהתאם לצרכים;

6. ביצוע משימות מנהליות שונות כגון רכש, הדרכה ארגון פעילויות מקצועיות וימי עיון, תוך תעדוף וניהול יעיל של משימות;

7. סיוע במשימות שוטפות נוספות וריכוז תחומים מקצועיים בהתאם לצורך;

8. עבודה מרובת ממשקים ותחת לחץ, תוך טיפול בחומרים רגישים ודיסקרטיים ברמה הגבוהה ביותר.

מה כולל התפקיד?
מנהלים. כולל סנכרון מול יומן - ניהול יומנים
תיאום פגישות עם גורמים חיצוניים (מהנדסי ערים, בעלי תפקידים ברשויות ועוד).
טיפול שוטף בתקלות טכניות מול נותני שירות.
מענה טלפוני שוטף
מעקב ובקרה על לוחות זמנים. ו תיאום מול צוותים מקצועיים
בחברתנו מתקיימים מעת לעת אירועים משמעותיים כמו ימי בחירת דירות, מפגשים עם דיירים וימי
עיון תידרשי לקחת חלק פעיל בהכנות ובתיאומים הנדרשים לקראת אירועים אלו (תיאום מול ספקים,
לוחות זמנים, מיקום, נוכחות בשטח ועוד).
שליחת חומרים באמצעות דואר ישראל
משימות משרדיות בשטח (קניית ציוד, סידורים ועוד).
אחריות על קופה קטנה וקופת אשראי של המשרד

משרד עו"ד בתחום הנדל"ן בירושלים מחפש מזכיר/ה למשרה בימים א'-ה' בין השעות 8:00-15:00.

התפקיד כולל:
ניהול יומנים ותכתובות
טיפול במסמכים משפטיים
מענה טלפוני ותיאום פגישות
ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של המשרד
עבודה מול לקוחות, רשויות וגופים רלוונטים

העסקה במעמד יומי

הגדרת התפקיד:
כללי: אחראי/ת לניהול יומן מנהל האגף וראשי התחומים, זימון ותיאום פגישות, זימון חדרי ישיבות, זימון מוזמנים פנימיים וחיצוניים, הדפסת סיכומים ומסמכי האגף, תיוקים, הכנת מצגות, צילומים והכנת חומרים לדיונים, מעקב אחר המטלות השונות של האגף, מענה טלפוני לכל פנייה פנימית וחיצונית לאגף רכש ותחזוקה.

תיאור התפקיד:
1. מדים- אחריות על חלוקה שנתית, הכנת רשימות, חלוקה, החלפות, עבודה מול הספק, ובנוסף מדים לעובדים חדשים במהלך השנה.
2. חניה- אחריות וריכוז כל נושא החניה בחניון הבניין ובחניון שופרסל, מתן אישורי חניה, הנפקת כרטיסים ובקרת תשלומים.
3. שילוח פנים ארצי- טיפול בנושא הזמנות ומשלוחים ע" חברת שליחויות הרלוונטית בכל אזורי הארץ, לאתרים ולחברות חיצוניות, מעקב אחר חשבוניות לתשלום ויצירת קשר רציף מול החברה.
4. הום סנטר- מעקב ובקרה אחר הרכישות והחשבוניות החודשיות.
5. קרביץ- הזמנת ציוד ותפעול שוטף מול הספק, חלוקת ציוד במטה י-ם.
6. גיבוי רכז הקטלוגים והרכש ורכז מכרזי החטיבה, מנהל מחלקת מלאי ואמצעים בזמן העדרם-
7. ועדת רכוש - ריכוז כל נושא הועדה, הכנת דוחות, הזמנת משתתפים, הוצאת סיכומים והכנת חומרים לקראת הוועדה.
8. גיבוי - אחריות על קליטה ופיזור הדואר (דואר יוצא ונכנס)
9. ביצוע כל מטלה נוספת בהתאם לאופי התפקיד ועל פי דרישת הממונה.

תיאור התפקיד:
-קבלת קהל פרונטלי ומענה טלפוני, פתרון בעיות וטיפול בפניות עד לסגירתן.
-ארגון וסידור רשומות החולים.   
-ארגון עמדת הקבלה במרפאה.
-החתמת התחייבויות, גבייה תשלומים, ניהול קופה, תיאום וקשר עם קופות חולים.
- ניהול יומני רופאי המחלקה כולל תיאום רב צוותי.
-מעקב אחר  יומני המרפאה,  ומתן מענה לבעיות שוטפות.

תנאים מעולים למתאימים!
עובד/ת הדסה מהיום הראשון.
שכר גלובלי.
קרן השתלמות מהיום הראשון.
ימי חופשה ומחלה מהיום הראשון.
חדר אוכל חלבי/ בשרי בסבסוד.
חניה.

תיאור התפקיד:
-מתן מענה למתעניינים בתוכנית הלימודים.
-הרשמה וטיפול בקבלת המתעניינים לתוכנית.
-עדכון התוכנית ורשימות הסטודנטים בביטחון, מח' כספים, מערכת לניהול סטודנטים, ספרייה וכד'.
-ריכוז מבחנים וציונים: טיפול במשגיחים, עריכת מבחנים, עדכון גיליונות ציוני הסטודנטים, פרסום ציונים, פתיחת מחברות.
-תיקי סטודנטים: הקמת תיקי סטודנטים במערכת ועדכונם במהלך כל תקופת הלימודים.
-טיפול; ומעקב בתשלומי סטודנטים.
-וועדות קידום: תאום הוועדות, הכנת החומר הנדרש, כתיבת פרוטוקול, שליחת מכתבי תשובה לסטודנטים.
-הפקת אישורי לימודים ואישורים שונים ושליחתם לסטודנטים (במשך כל תקופת התוכנית).
-מענה שוטף לסטודנטים - טלפוני ופרונטלי.