דרושים » אדמיניסטרציה » רכז /ת אדמיניסטרציה ותפעול

המכון שלנו הוא עמותה ללא מטרות רווח, המשמשת כזרוע החינוכית של מכון ויצמן למדע. אנו מאמינים בחיבור בין אנשים למדע ולכן אנו יוזמים, מארגנים ומפעילים קשת רחבה של תוכניות בחינוך מדעי. רכז/ת המטה האדמיניסטרטיבי/ת מהווה חלק בלתי נפרד מהצוות הצמוד למנכ"לית, ותומכ/ת בפעילות השוטפת של המנכ"לית וההנהלה. הרכז/ת האדמיניסטרטיבי/ת עובד/ת בשיתוף מלא עם ראש המטה וחברי ההנהלה. תיאור התפקיד: ניהול יומן המנכ"לית וזימון פגישות רבותמשתתפים. הכנה מקיפה ושיטתית לפגישות: הזמנת חדרי ישיבות, טיפול באישורי כניסה, הכנת מערכות מחשוב וזום, הזמנת כיבוד, הדפסת חומרים והכנה לוגיסטית מלאה. תכלול מידע ועבודה מקצועית מול ממשקים מרובים, ארגון מסמכים, הוצאת דוחות וסיוע בהכנת מצגות. תפעול מקצה לקצה של ביקורים המתנהלים במכון, כולל: תיאומים לוגיסטיים מורכבים, עבודה מול ספקים ונותני שירות שונים, ניהול הזמנות רכש ומעקב אחר חוזים והתקשרויות. מעקב אחר פגישות הנהלה וקבלת החלטות, לרבות הפצת פרוטוקולים לכלל המשתתפים.

דרוש.ה אחראי.ת קבלה ומשק - משרה 1834
על התפקיד:
אנחנו מחפשים אחראי.ת קבלה ומשק לתפקיד מרכזי ודינמי, המשלב אחריות רחבה על חוויית הכניסה לארגון, ניהול תחום המשק והניקיון ותמיכה אדמיניסטרטיבית למחלקת משאבי אנוש.
מדובר בתפקיד מפתח המהווה נקודת מפגש בין גורמים רבים בארגון, ודורש שילוב של סדר, שירותיות ויכולת הובלה בסביבה מרובת ממשקים.

מה כולל התפקיד:
תפעול שוטף של עמדת הקבלה - קבלת אורחים, ספקים ועובדים ומתן מענה מקצועי ושירותי
אחריות על תחום המשק והניקיון - ניהול צוות, תכנון עבודה ובקרה שוטפת
סיוע אדמיניסטרטיבי למחלקת משאבי אנוש
עבודה שוטפת מול ממשקים פנים וחוץ ארגוניים