דרושים » אדמיניסטרציה » רכזת שירות ותפעול בירושלים

• רישום תלמידים, תיאום מול משרד העבודה, הפקת דוחות וניהול מערכות מידע. • ליווי אישי ומנהלי של תלמידים לאורך כל שלבי ההכשרה (עיוני + מעשי). • תיאום מרצים, מערכות שעות, נוכחות והפקת ציונים. • ניהול קשר מול סניפים קליטה/שיבוץ תלמידים שהוסמכו. • מתן מענה שוטף לשאלות תלמידים, מרצים ומנהלים. • שמירה על תקשורת פתוחה עם צוות המכללה והובלת תהליכי שיפור וייעול.

קבלת קהל ומתן מידע וייעוץ בענייני מנהל תלמידים כגון רישום לקורסים, נהלי לימודים ותוכניות לימוד של המכון והפניית סטודנטים לגורמים מוסמכים.
ריכוז הרישום ואחריות על עדכון הנרשמים.
בניית תוכניות לימודים, טיפול מול סגל ההוראה בשיבוץ הלימודים, הרכבי הקורסים ועומס הוראה (אורביט).
בדיקת יתרת חובות לתלמידים וסגירת תארים.
ריכוז ועדת משמעת של המכון וטיפול בערעורים.
ריכוז הטיפול בתיקי תלמידים מול היועצים האקדמיים של המכון.
ריכוז מערך הבחינות ותיאום עם מורי החוג, מזכירות הפקולטה ורכז הבחינות ודיווח ציונים במערכת.
שיווק תוכניות הלימודים, בניית חומר פרסומי והפצתו לגורמים שונים.
סיוע בארגון טקסים ואירועים של המכון ובכלל זה ארגון יום אוריינטציה למתקבלים, טקס פתיחת שנה ועוד.
טיפול שוטף בענייני המזכירות במכון ובכלל זה מענה לפניות, עדכון תכנים של אתר המכון, הפצת הודעות לחברי הסגל ולתלמידים.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

מתן שירותים לסטודנטים, לסגל האקדמי ולסגל המנהלי בנושאי הוראה ותלמידים.
סיוע בריכוז, הכנה של תוכנית הלימודים והזנתה למערכות האוניברסיטה.
מתן סיוע לסגל המחלקה בנושאי הוראה, לימודים ובנושאים טכניים ואדמיניסטרטיביים.
סיוע בתיאום לו"ז מרצים על פי הנחיות מנהל תחום הוראה ותלמידים.
סיוע בטיפול בבחינות: עריכה והזנה במערכות הבחינות ודיווח ציונים.
סיוע בבדיקת זכאות לתואר, סגירת תארים והפקת אישורי לימודים וגיליונות ציונים לסטודנטים.
סיוע בארגון טקסים, אירועים וימים פתוחים.
עבודה משרדית שוטפת: מענה לפניות טלפוניות ופניות בדוא"ל ממרצים וסטודנטים
מטלות נוספות ושוטפות בהתאם לפרויקטים השונים ולהוראות הממונים.
מיקום המשרה בעין כרם.

מתן מידע למתעניינים בלימודים בחוג, קבלת קהל ומענה לפניות.
טיפול בהליך מיון וקבלה ללימודים ביה"ס הכולל - שיווק התוכנית, מתן מידע, ריכוז ועדות קבלה, זימון מועמדים ומראיינים, הכנת תיקי ראיונות, דיווח קבלה.
סיוע בהכנת תכנית לימודים עם יו"ר אקדמי, שיבוץ קורסים ומרצים, תיאום כיתות הוראה במערכות השונות וטיפול בהקצאות קורסים.
טיפול בסטודנטים ובכלל זה ניהול מידע אישי, מתן מענה לפניות, רישום לקורסים, מתן פטורים, התאמות והקלות, מניעת נשירה, הנפקת אישורים וטיפול במלגות.
סיוע בטיפול בבוגרים המתגוררים בחו"ל, הנפקת אישורים למוסדות לימודים בינלאומיים וכו'.
אחריות וטיפול על דיווח ציונים.
אחריות על הגשת תזות ומבחני גמר.
סגירת תארים, הנפקת תעודות סיום.
ארגון אירועים, טקסים וסמינרים ובפרט ימי אוריינטציה, ימים פתוחים ועוד.
סיוע בריכוז וועדות בית הספר, הכנת חומרי רקע ודוחות, כתיבת פרוטוקולים והכנת חומרים לאקרדיטציה וניטור.
אחריות לעדכון אתר אינטרנט של בית הספר ופרסום במדיה החברת

ניהול ובקרה כספית של כלל פעילות מסלול צמרת ומרכז המחקר לרפואה צבאית:
סיוע בתכנון התקציב השנתי, מעקב שוטף אחר ההוצאות והמימוש בפועל, בהתאם לדרישות המסלול ובתיאום מול הנהלת הפקולטה.
מעקב אחר הוצאות בפועל אל מול התקציב המאושר, הכנה וריכוז דוחות כספיים וסיוע בניהול ובקרה של התקציבים.
ניהול תהליכי רכש והתקשרויות מול ספקים, מעקב אחר התחייבויות, פיקוח על הספקים ועמידתם בדרישות המזמין.
ריכוז וטיפול בתקציבי מרכז המחקר לרפואה צבאית, במלגות ובחוקרים, סיוע לראש המרכז בריכוז נתונים, עריכת דוח כספי שנתי ותוכנית עבודה והצגתה לוועדה האקדמית.
שותפות בהובלה וליווי פרויקטים אסטרטגיים משלב הגדרת הצורך ועד שלב היישום בשטח.
הכנה והצגת מסמכים מקצועיים, מצגות ויישומים תומכי פרויקט.
מטלות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

לפקולטה למשפטים 
דרושה ממלאת מקום
מנהלן/ית הוראה ותלמידים לתוכניות הבינלאומיות, פקולטה למשפטים
תיאור תפקיד:
אחריות אדמיניסטרטיבית על הטיפול בתלמידי תכוניות המוסמך באנגלית ובמתעניינים בהן
סיוע בקידום השיווק של תכניות הבינלאומית ובכלל זה בניית תכנית שיווקת, עדכון אתר האינטרנט ודפי המדיה החברתי של התוכניות באנגלית, הכנת חומרים שיווקיים ואחריות על פרסום התוכניות
טיפול אדמיניסטרטיבי במורים האורחים של הפקולטה למשפטים
ניהול תוכנית חילופי הסטודנטים מחו"ל הבאים ללמוד בפקולטה וכן טיפול בתלמידים הישראלים היוצאים ללמוד בחו"ל
מנהלת תוכנית לימודים באנגלית של הפקולטה למשפטים - בניית תוכנית, מערכות מידע, ניהול תוכנית
עבודה שוטפת מול גורמים פנים אוניברסיטאיים הקשורים לתוכניות