דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל /ת משרד

התפקיד כולל אחריות מלאה על תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת למנכ"ל ולצוות הנהלה בכיר, ניהול יומן, תיאום פגישות, הזמנת כיבוד, סיוע בניהול עומסים ומשימות, ומתן מעטפת שירות כוללת המאפשרת עבודה יעילה, מסודרת ומקצועית של הנהלת החברה.
העבודה במשרדי החברה בבנין מניבים בכפר סבא בין השעות 08:30-17:30 וזמינות טלפונית/הודעות מעבר לשעות העבודה, ברמת סבירות.
1 ניהול יומן מנכ"ל
ניהול ותיאום פגישות מורכבות ורבמשתתפים.
בקרה על עומסים וקדימויות.
תיאומי לו"ז מול לקוחות, ספקים, שותפים עסקיים ומנהלים פנימיים.
הכנת החדרים והלוגיסטיקה לפני כל פגישה.
2 מענה טלפוני וקבלת אורחים
מענה שוטף לטלפונים נכנסים ללשכת המנכ"ל.
סינון פניות והפנייתן לגורמים הרלוונטיים.
קבלת אורחים, לקוחות וגורמי הנהלה בכירה.
3 ניהול תקשורת ושגרות עבודה
מעקב אחר משימות פתוחות של המנכ"ל וממשקי עבודה.
הזנת פרטים במערכות, ריכוז עדכונים, הכנת תזכורות.
4 ניהול אדמיניסטרטיבי של הלשכה
ניהול ציוד משרדי והזמנות.
אחזקה בסיסית של סביבת העבודה (חדרי ישיבות)

חלקית (80%-100%)

תיאור התפקיד:
לחברה אמריקאית המובילה בייצור רכיבים אלקטרוניים דרוש/ה מנהל /ת משרד להיות הזרוע הימנית של ההנהלה הבכירה. מדובר בתפקיד מפתח בלב העשייה הניהולית, הכולל ניהול אדמיניסטרטיבי של המשרד, תמיכה ישירה בלשכת היו"ר, ותיאום פעילות עם עובדים וספקים ברחבי העולם.

תחומי אחריות:

תמיכה ישירה בהנהלה הבכירה בלשכת היו"ר.

ניהול אדמיניסטרטיבי מלא של המשרד בכל היבטיו.

דיווח ישיר ליו"ר.

תיאום וניהול פגישות.

תיאום נסיעות, טיסות וסידור אשרות כניסה למדינות זרות.

הכנת דוחות, מצגות ומסמכים מקצועיים.

אירוח אורחים במטה החברה.

שמירה על סדר וניקיון בסביבה המשרדית.

עבודה בסביבה בינלאומית, מקצועית ודינמית.

תנאים והטבות:

אפשרות משרה 80%-100%, ימים א-ה, 7:0016:20, עם גמישות.

חניה מסודרת.

קרן השתלמות.

ארוחת בוקר וצהרים מסובסדת (4 ליום).

ערבי חברה, טיולים, ימי הולדת, והרמת כוסית בחגים.

דרוש/ה מנהל /ת משרד ועוזר/ת מנכ"ל בתל אביב-רמת החייל!

במסגרת התפקיד: תפעול שוטף של המשרד, מענה טלפוני, טיפול במיילים, סיוע לצוות, הזמנת ציוד משרדי וניהול ספקים, אחריות על תיאומים לוגיסטיים ופגישות פנים וחוץ. ניהול יומן ותיאום פגישות של המנכ"ל, הכנת חומרים, מצגות, ודוחות לפגישות הנהלה, מעקב אחר ביצוע משימות ופרויקטים, מעורבות בפרויקטים חוצי-ארגון בהתאם לצורך, שיפור וייעול תהליכי עבודה משרדיים ותפעוליים.

ימים ושעות העבודה: 17:00-8:00.
שכר: נא להעביר ציפיות שכר.

לחברת בניה גדולה, ברעננה דרוש/ה רכז/ת תפעול
לתפעול סביבת העבודה במטה החברה, תוך דגש על יעילות תפעולית ושירות לעובדים.
התפקיד כולל עבודה ותיאום מול ספקים וגורמים פנימיים, ומתן מענה יומיומי לצורכי העובדים.
 
תחומי אחריות:
תפעול שוטף של צרכי משרד המטה: ניקיון, ציוד משרדי, מטבחונים, קפה, אזורים ציבוריים וחדרי ישיבות.
טיפול בבקשות שירות, תיאום מול צוות אחזקה, ניקיון, ביטחון ושאר ספקי שירות.
ניהול מלאי שוטף של ציוד משרדי, מטבחונים וחומרי ניקיון.
תפעול הצעות מחיר, מעקב אחר הזמנות וחשבוניות.
סיוע בבניית נהלים, תקציב שנתי, מומ מול ספקים, בקרה על הסכמים וחוזים.

משרה מלאה, ברעננה

חטיבת הסייבר מקבוצת יעל מגייסת עוזר/ת אישי/ת חטיבתית!
מיקום המשרה - מטה החברה בכפר סבא

התפקיד כולל
- ניהול שוטף, דיסקרטי ומלא של יומן מנהל החטיבה, תיאום פגישות פנים וחוץ.
- ביצוע מלא של הזמנות רכש (ציוד, שירותים, תוכנות) במערכות הרכש הארגוניות.
- ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של המשרד, קניות סופר/ מטבח, כולל טיפול בלוגיסטיקה ונסיעות עסקיות.
- הכנה טכנית של מצגות וחומרים לישיבות הנהלה חטיבתיות וארגוניות.
- ריכוז חומרים, מעקב אחר משימות והחלטות מטה, וטיפול בהתכתבויות. 
- טיפול בתהליכים פיננסיים פנימיים בחטיבה הכוללים סיוע בתהליכי גבייה, אישור הוצאות ודוחות רכש מול חטיבת הכספים.
- איסוף, בקרה וטיפול בדיווחי שעות עבודה מול הלקוחות לצורך הוצאת חשבוניות וחיובים (תהליך סיזיפי הדורש דיוק רב).

הצטרפו לקבוצת תדהר לתפקיד אדמיניסטרטיבי משמעותי, בלב העשייה של אחד מהפרויקטים התל אביביים שלנו, באווירה משפחתית, מקצועית ודינמית לתפקיד הכולל:
ניהול ותיאום יומנים של מנהלי הפרויקטים (באתרי הביצוע)
הזנה ואישור תעודות משלוח של כלל הספקים (כולל ספקי מוצרי גמר)
אישור חשבוניות והפקת חשבון מכין
אישור שעות עבודה של פועלים ומנופאים (כולל בקרה ואישור מול מנהלי עבודה ופרויקטים)
תמיכה בהפקת חשבונות קבלנים
עזרה בהכנת מכרזים ותיקי דיירים, לרבות טפסי טרום מסירה והקלדתם במערכת שירות הלקוחות (באתרי הביצוע)
תפעול שוטף של המשרד - הזמנות, ציוד, תעודות משלוח, מענה למיילים ועוד
סדר, ניקיון וארגון במשרדי האתר (למזכירות באתר)
עבודה שוטפת מול ספקים, קבלנים וגורמים פניםארגוניים
ארגון אירועים בחיי הפרויקט - חגים, ימי הולדת וכו
ניהול משימות ייעודיות בהתאם לצורכי הפרויקט

דרוש/ה מנהל /ת משרד לחברה גדולה, יציבה וצומחת בתחום האנרגיות המתחדשות לתפקיד מרכזי בלב הפעילות הארגונית.
התפקיד כולל ניהול משרד מקצה לקצה, עבודה מול דרג ניהולי בכיר ותמיכה תפעולית שוטפת בכלל מחלקות החברה.

תחומי אחריות:
ניהול יומנים ותיאומי פגישות לסמנכלים
אחריות מלאה על נראות ותקינות המשרד
טיפול בספקים, רכש, דוחות, חשבוניות ותשלומים
קבלת אורחים, מענה טלפוני והכנת חומרים ומסמכים
סיוע באירועי חברה, ימי צוות ותהליכים תפעוליים
עבודה מול ממשקים רבים בארגון, כולל כספים, משאבי אנוש ותפעול