דרושים » אדמיניסטרציה » דרוש /ה מ"מ רכז /ת סייעות למחלקת גני ילדים

תיאור התפקיד:
רכז/ת מסמכים, תיאום פגישות ואדמיניסטרציה ירושלים
טיפול בתיעוד וניהול מסמכים עבור פרויקט הנדסי, לרבות קיום קשר רציף מול הלקוח ומול צוות המשרד, ניהול הידע בארגון, שמירתו והעברתו לגורם הרלוונטי, מעקב אחר משימות ודחיפתן לביצוע.
ניהול יומנים, תיאום פגישות ומענה טלפוני.
משימות נוספות בהתאם לדרישות מנהל ישיר ו/או צרכי התפקיד והחברה

- ניהול ותמיכה אדמיניסטרטיבית בתהליכי התפעול, הלוגיסטיקה והמלאי של החברה.
- מעקב ובקרה אחר הזמנות רכש מספקים בארץ ובחו"ל, כולל פתיחת הזמנות במערכת
ומעקב עד אספקה.
- טיפול בחשבוניות ספקים, רשויות, התאמות מול הנהלת חשבונות ובקרה על קליטת סחורה.
- הפקת דוחות ומעקב אחר מלאים, תנועות בין סניפים והחזרות למחסן
- אחריות על הזנת נתונים ועדכון מערכות פנימיות
- ריכוז נתוני מכירות ודוחות תפעוליים תקופתיים להנהלה
- סיוע אדמיניסטרטיבי לצוות ההנהלה-תיאומי ישיבות, ריכוז מסמכים, מעקב אחר משימות

תיאור התפקיד
מתן שירות וטיפול שוטף בכל הקשור לנושא הבחינות בקמפוס, כגון:
- מענה פרונטלי, טלפוני וממוחשב לפניות סטודנטים ומרצים.
- הכנת הבחינות ליום הבחינה.
- תפעול הבחינות בכל משמרת ואחריות למהלך תקין של התנהלותן.
- יישום הנחיות בחינה לסטודנטים בעלי התאמות מיוחדות.
- קבלת הבחינות מהמשגיחים בסיום הבחינה ובדיקת תקינותן.
טיפול שוטף בשאלוני הבחינות:
- מעקב אחר קבלת שאלוני הבחינות מהמרצים והכנתם ליום הבחינה.
עבודה מול ממשקים שונים סטודנטים, מרצים, סגל מנהלי, משגיחי בחינות.


היקף משרה ושעות פעילות
- משרה מלאה, 40 שעות שבועיות.
- בתקופת סמסטר (5 ימים בשבוע)
- ימים א-ה משמרות 08:00-16:00 + משמרת אחת 10:00-18:00
- יום ו  אחת לחודש 08:00-12:00 (במקום יום חמישי / פחות שעות בחמישי)

בתקופת בחינות (6 ימים בשבוע) :
- ימים א-ה שעות פעילות המחלקה 07:30-20:00 במשמרות (נדרשות עד 3 משמרות
ערב בשבוע).
שעת סיום המשמרת משתנה בהתאם לשעת סיום הבחינות וקבלת כל טופסי הבחינות,
נדרשת גמישות ונכונות לשעות נוספות, לעיתים גם מעבר לשעה 20:00.
- יום ו משעה 07:30 ועד קבלת כל טופסי הבחינות (14:00 לכל המאוחר).

משרד אדריכלות מוביל ויצירתי, דרוש/ה מנהל/ת אדמיניסטרטיבי לניהול השוטף של המשרד ולתמיכה בצוות התכנון,לקוחות וספקים.

דרישות התפקיד:

- ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של המשרד.
- ניהול יומן ותיאום פגישות מול לקוחות, ספקים ויועצים.
- מעקב אחר התקדמות פרויקטים, הפקת דוחות ובקרה על לוז.
- ריכוז משימות ותקלות, מעקב אחר טיפול ודיווח להנהלה.
- מתן מענה שוטף ללקוחות טלפוני, במייל ובפגישות.
- טיפול במסמכים, פרזנטציות, הכנת סיכומי פגישה.
- סיוע בהנהלת החברה ותיאום ישיבות צוות.
- גביה וחשבונות

**סביבת העבודה נעימה ומעצימה**
עבודה בהיקף משרה מלאה ימים א'- ה'
החברה ממקומת בהרטוב ב' (ליד אשתואל, על כביש 1 לפני ירושלים)

תיאור התפקיד:
- מתן שירות לסטודנטים בנושא שכר לימוד בכל הערוצים השונים (פרונטאלי, טלפוני, מייל, וואצאפ)
- טיפול בכל תהליכי הגביה: גביית תשלומים, הפקת קבלות, טיפול בהחזרים כספיים וכו'.
- הפקת אישורים כספיים.
- דיווח והזנת נתונים למערכת ממוחשבת (גלבוע).
- טיפול בחייבים ביצוע שיחות יזומות, שליחת הודעות תשלום והפקת מכתבים טרם העברה לטיפול משפטי.

היקף משרה ושעות עבודה:
- משרה מלאה, 40 שעות שבועיות.
- 5 ימי עבודה בשבוע, במתכונת משמרות:
- א -ד, שעות פעילות המחלקה 08:00-18:00 נדרשות 2 משמרות בוקר משעה 8:00 + שתי משמרות ערב עד 18:00.
- ה-ו לסירוגין (יום ה 08:00-16:00, יום ו 08:00-12:00)
- בתקופת עומס, בין החודשים ספטמבר נובמבר, ידרשו 6 ימי עבודה בשבוע ולפחות 6 שעות עבודה שבועיות נוספות.