דרושים » אדמיניסטרציה » לויצו העולמית דרוש /ה עוזר /ת מנכ"לית

יד ימינה של מנכלית חברת שיבא נגב, ניהול והובלת פעילות המטה הבכיר, ריכוז תהליכים ארגוניים, תכנוניים ותפעוליים, ווידוא תיאום וביצוע מיטבי של משימות, יוזמות והחלטות הנהלה בשלב ההקמה.
תחומי אחריות עיקריים
הובלה ותכלול של עבודת מטה המנכל, כולל גיבוש תכניות עבודה, תיעדוף משימות, מעקב אחר ביצוע החלטות והנחיות.
ריכוז וניהול ממשקי עבודה עם גורמים פנימיים (הנהלה, חטיבות, אגפים) וחיצוניים (משרדי ממשלה, רשויות מקומיות, יועצים, שותפים אסטרטגיים).
תכנון, תיאום ומעקב אחר פרויקטים אסטרטגיים, ווידוא עמידה בלוחות זמנים, ביעדים ובתקציבים.
הכנה וליווי של ישיבות הנהלה, דירקטוריון, וועדות היגוי וכדומה, כולל הכנת חומרים, סיכומים ומעקב ביצוע.
סיוע למנכל בגיבוש מסמכים אסטרטגיים, מצגות וכיו"ב.
ייזום והובלת תהליכי שיפור והתייעלות בתחומים תפעוליים ואסטרטגיים.

תהליך המיון והבחירה למשרה זו בהתאם לנוהל 'וועדות איתור למשרות בכירות בקרן המחקרים במרכז הרפואי שיבא'

משמש/ת כיד ימינה של הסמנכ"לית ואחראי/ת על תכלול הפעילות השוטפת של האגף, לרבות: תקשורת, קשרי ממשל, אסטרטגיה וקיימות.
- אחריות על תיאום פרויקטים, מעקב אחר ביצוע פרויקטים וקידום תוכניות שאושרו על ידי הסמנכ"לית.
- ניהול קשרים עם גורמים פנימיים וחיצוניים וליווי תהליכי קבלת החלטות.
- הכנת חומרים מקצועיים, מצגות וסיכומי דיון לישיבות בהשתתפות הסמנכ"לית.
- ניהול תקציבי האגף - הוצאת הזמנות עבודה, קליטת חשבוניות, מכרזים וכדו'.
- ניהול ההון האנושי באגף - רווחה ואירועים, קליטת ועזיבת עובדים, בקרה ומעקב אחר דו"חות נוכחות וכדו'.
- ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף - הכולל ניהול לו"ז, תיאום פגישות מרובות משתתפים, רכש וחשבונות, תיאום נסיעות לחו"ל, תיאום וארגון ביקורים ייעודיים.
- תיעדוף משימות והגדרת סדרי עדיפויות הנגזרים מהחלטות הסמנכ"לית ומעקב אחר ביצוען.

משרה מלאה

תפעול שוטף של הלשכה כולל עבודה עם מערכת התקציב
ניהול יומן ותיאום פגישות עם מגוון שותפים
תיאום ובקרה פרוייקטים ותהליכים סדירים
ממשק שוטף עם מינהלים במטה, מנהלי בתי ספר ובעלי תפקידים ברשת
טיפול בלוגיסטיקה, מסמכים, סיכומים ומעקב משימות