דרושים » אדמיניסטרציה » מזכירה

*מתן שירות למנהלים ועובדי המחלקה
* תיאום פגישות
*אחריות אדמיניסטרטיבית לתחומים
* אחריות על הזמנות ורכש
עבודה מול ממשקים חיצוניים ופנימיים

לחברה גדולה בתחום הביטוחים באזור המרכז דרוש/ה מזכיר/ה למנהל חטיבה.

שעות העבודה: 11:00-20:00 - לא גמיש.

תיאור המשרה:
ניהול מספר יומנים למנהלים בכירים במקביל.
מענה טלפוני של מספר שיחות במקביל
קבלה וליווי של אורחים
ארגון חדר ישיבות- העלאת חומרים, הגשת כיבוד ושתיה
הזמנת ציוד משרדי במערכת ממכונת
רישום לכנסים
פתיחת תקלות למחלקת אחזקה וניהול מעקב עד לסיום טיפול
תפעול HAPPY HOUR / הרמות כוסית חטיבתיות
חלוקת מתנות לעובדי החטיבה
חלוקת דואר
סידור אישורי כניסה וחניות לאורחים באמצעות מערכת ממוכנת

מזכיר/ה למנהל חטיבה בארגון מוביל בפ"ת

התפקיד כולל:
  ניהול מספר יומנים למנהלים בכירים במקביל, מענה טלפוני ויירוט של מספר שיחות במקביל, קבלת אורחים- ליווי פיסי לחדר ישיבות וחזור ללובי הבניין, ארגון חדר ישיבות- העלאת חומרים,
הגשת כיבוד ושתיה, הזמנת ציוד משרדי רישום לכנסים,  פתיחת תקלות למחלקת אחזקה וניהול מעקב עד לסיום טיפול,  תפעול HAPPY HOUR / הרמות כוסית חטיבתיות, חלוקת מתנות לכלל עובדי החטיבה בחגים, חלוקת דואר, סידור אישורי כניסה וחניות לאורחים.

תנאים:
משרה מלאה של 8.5 שעות בין השעות:  7:30-17:00, עם נכונות לש"נ לפי הצורך.

למחלקת שיווק של מחוז דן פ"ת דרוש/ה מזכיר/ה

אחריות על מכלול עבודות המזכירות במשרד, טיפול בדואר נכנס ויוצא, הדפסת חומר מגוון, תיוק, מענה לטלפונים וכו'
קביעת פגישותיה של המנהלת ותיאום לוח הזמנים
רישום פרוטוקולים מישיבות והפצתם עפ"י דרישת הממונה
ריכוז והכנת חומר מגוון עבור ישיבות וועדות בהתאם להנחיית המנהלת
קשר עם גורמים שונים במוסד ומחוצה לו
שותפות בתהליכים במחלקה
טיפול בחשבוניות המחלקה
ניהול קובץ התקציב
שליטה בתוכנות המידע ועיבוד נתונים לפי דרישה
הכנת מצגות PP