לחברת חילן דרושה מזכירה לתפקיד תפעולי ואדמיניסטרטיבי מגוון במחלקת הרכש והלוגיסטיקה.
התפקיד כולל אחריות על ניהול יומנים, עבודה שוטפת מול ספקים, ריכוז תחום הרכב, תמיכה אדמיניסטרטיבית במחלקה וטיפול בממשקים פנים-ארגוניים.
תחומי אחריות עיקריים:
- ניהול ותיאום יומנים, לרבות פגישות פנימיות וחיצוניות.
-ריכוז נושאי הרכב: הזמנת רכבים, טיפולים, טסטים, ניהול כרטיסי תדלוק, טיפול בנזקים, מעקב חשבוניות (כ-230 רכבים)
-עבודה מול ספקים: הזמנות רכש, טיפול בחשבוניות (כביש 6, פנגו, בזק, אוויס, הרץ ועוד)
-אחריות על קליטת כרטיסי עובדים חדשים, אובדן, הנפקה וסיום העסקה
- ניהול קופה קטנה, שליחויות, חניות ואירוח
-תמיכה במערכת ה- CRM : פתיחת אנשי קשר, עמדות לתשלום, הפקת הצעות מחיר
-סיוע הכנת הסכמים, סיוע בימי עיון, ארגון כיבוד וחדרי פגישות
-בירורים מול ממשקים פנים-ארגוניים בנושאים הקשורים לרכש, לקוחות והסכמים
-תמיכה אדמיניסטרטיבית למנהלת התחום ניהול כולל של התיקים שבאחריותה
דרישות:
-נדרש ניסיון אדמיניסטרטיבי של לפחות שנתיים חובה.
-שליטה ב-Excel ובמערכות ממוחשבות חובה
-יכולת ארגון, סדר, ירידה לפרטים ועמידה בלוחות זמנים
-אחריות אישית, תודעת שירות גבוהה ויכולת עבודה מול ריבוי ממשקים
-יוזמה, עצמאות, יכולת הנעת תהליכים ומעקב אחר ביצוע
-הבנה לוגית ויכולת למידה של מערכות טכנולוגיות
-זמינות לשעות נוספות במידת הצורך המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
