ריכוז ועדות המכון: זימון חברי הוועדות לישיבות, הכנת חומרים לישיבה והפצתם, סיוע בכתיבת פרוטוקולים
תיאום לוגיסטי של נסיעות עבודה לחו"ל של חוקרים ותלמידי מחקר, כולל אחריות על מערכת ניהול הטיסות ('קומביטס')
טיפול ואחריות כוללת על קבלת ויזות לחוקרים מחול, כולל תיאום מול משרד הפנים
טיפול אדמיניסטרטיבי בתחום המלגות והמענקים
הזמנת ציוד וכיבוד וסיוע בעבודה עם המערכת התקציבית אלמוג
ביצוע עבודות מזכירות שוטפות: מענה טלפוני ובמייל, ניהול יומנים, טיפול בדואר ותיוק
אחריות על מערכת ה- CRM, ניתוב ומענה לפניות המגיעות למכון המחקר
תיאום ותפעול לוגיסטי של כלל אירועי המכון (כנסים, ימי עיון, סמינרים - פרונטליים ומקוונים) כולל עבודה מול ספקים, קבלת
הצעות מחיר ופתיחת הזמנות באלמוג
הכנת חומרים נלווים לאירועים - הזמנות, מצגות, חוברות תקצירים וביוגרפיות, מהלכי טקס ועוד, לפי הצורך
דרישות:
השכלה תיכונית - חובה; תואר ראשון - יתרון
עברית על בוריה; אנגלית ברמה טובה - חובה
שליטה בשפות אירופאיות - יתרון
ניסיון מוכח בעבודה בתפקיד אדמיניסטרטיבי רלוונטי, רב-משימתי - חובה
בקיאות בתוכנות אופיס - חובה
שליטה בשימוש בתוכנות 'טימס' וזום - יתרון משמעותי
זמינות לעבודה בשעות לא שגרתיות, ע"פ צורך
יכולת ארגון והתנהלות בסביבה מרובת משימות
יחסי אנוש מעולים; יכולת עבודה בצוות
שירותיות, סבלנות ודיסקרטיות המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
