דרושים מכון ויצמן למדע

תפקידך יכלול:
אחריות על ניהול ומעקב אחר תקציב ועד הגמלאים והפעילות הכספית השוטפת
ביצוע בקרה ודיווחים באמצעות מערכת "תפנית", עבור פעילויות הוועד כגון טיולים, מופעים, הרצאות, כיבוד והוצאות משרדיות
אחריות על טיפול ובקרת הזמנות רכש
עבודה מול ממשקים וגורמים חיצוניים

מכון ויצמן מגייס רכז.ת נסיעות בתחום הנהלת חשבונות באגף הכספים.
התפקיד כולל אחריות על טיפול בנסיעות לחו"ל של מדעני ועובדי מכון ויצמן ובין היתר:
* טיפול בנסיעה בתפקיד - רישום לכנסים, תשלום לסוכני נסיעות והעברת מקדמות
* דיווח וסגירת נסיעה, החזר הוצאות לנוסע והחזרי מארחים
* הנפקת דוחות תקופתיים
* עבודה בממשקים רבים במכון ומחוצה לו

למחלקה מדעית במכון ויצמן למדע דרוש/ה רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת לתפקיד מגוון ותפעולי, כחלק מצוות אדמיניסטרטיבי מחלקתי.
התפקיד כולל תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת בפעילות המחלקה, המעבדות וחברי הסגל המדעי, ועבודה מול ממשקים מגוונים בתוך המחלקה ומחוצה לה.
תחומי אחריות
ניהול מצאי מחלקתי של ציוד ומכשור מדעי והזנת נתונים במערכות ייעודיות
טיפול בהזמנות ציוד משרדי ותחזוקת חדר ציוד מרכזי
סיוע בתפעול חדרי ישיבות, מערכות מולטימדיה וזומים
סיוע בארגון כנסים, סמינרים ואירועים מעבדתיים. סיוע באירוח מדענים ואורחים מחול ומישראל
טיפול במשלוחים, ייבוא וייצוא, לרבות עבודה מול גורמי מכס
עבודה כחלק מצוות אדמיניסטרטיבי ומתן גיבוי בהתאם לצורך
משרה חלקית עם אופציה להעלאת אחוז המשרה

ביצוע עבודה אדמיניסטרטיבית הכוללת, בין היתר:

* ניהול שוטף של המשרד: מענה טלפוני, ניהול יומן פגישות, טיפול בתכתובות, דואר והחזרי הוצאות

*מתן מענה מהיר, תמיכה וסיוע בתקלות לוגיסטיות מורכבות בפרויקטים גדולים, תוך חשיבה ופתרונות יצירתיים

* ניהול, מעקב ובקרה אחר תקציב המחלקה

*אחריות על ניהול ותפעול שוטף של התקשרויות והליכים מכרזיים וכן מעקב ובקרה של התקשרויות קיימות

*אחריות מלאה על תהליכי רכש עבודה מול ספקים, טיפול ומעקב אחר הזמנות ואישורי חשבוניות

*ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות נוספות, בהתאם לצורך וע"פ בקשת הממונים

*עבודה מול ממשקים רבים בתוך המכון ומחוצה לו

למכון ויצמן למדע דרוש.ה רכז.ת אדמיניסטרטיבי/ת אישי/ת
ביצוע עבודה אדמיניסטרטיבית, הכוללת, בין היתר:
ניהול שוטף של המשרד: מענה טלפוני, ניהול יומנים וטיפול בתכתובות דואר.
מתן מענה לראש המחלקה הכולל ניהול יומן, ניהול המשימות השוטפות.
ניהול ועדכון שוטף של אתר המחלקה, ארגון ותיאום נסיעות לחו"ל, טיפול בהחזר הוצאות לחברי המחלקה והמרכז.
ליווי אדמיניסטרטיבי לפרויקטי בינוי מחלקתיים.
עבודה מול מדענים וסטודנטים מהארץ ומחול, כולל ליווי אדמיניסטרטיבי ומנהלי וטיפול בצרכים השונים שעולים מן השטח, במהלך שהותם במכון
סיוע בטיפול ובקרה על הזמנות רכש, ציוד ומשלוחים בארץ ומחו"ל, כולל אישור חשבוניות ותשלום מקדמות.
טיפול באירוח של מדענים וסטודנטים אורחים, בארגון כנסים מדעיים, סמינרים ואירועים מחלקתיים.

יצירת והפקת תוכן עבור הפעילות השוטפת במחלקה, הכוללת בין היתר:

הכנת חומרי רקע, השתתפות בישיבות וכתיבת פרוטוקולים עבור ישיבות המועצה הבינלאומית, מועצת המנהלים וועדותיהן.
הכנת דו"חות ומכתבים רשמיים בשם נשיא המכון ויושבי ראש המועצה הבינלאומית ומועצת המנהלים.
סיוע בכתיבת נאומים, בפרסום נקודות לדיון ופרסומים תקופתיים, סיוע בבקרה ועריכת תכנים נוספים.
הזנת ועדכון תכנים באתר האינטרנט של המועצה הבינלאומית.
עבודה בממשקים שונים, במכון ומחוצה לו.