דרוש /ה מזכיר /ת אגף השירות.
היקף משרה 100%.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת מנהלת האגף, לפי הנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
1.ניהול והקלדה של מסמכים.
2.מעקב אחר משימות והנחיות של מנהלת האגף.
3.מעקב אחר חובה של עובדי האגף.
4.טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני.
5.מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
6.ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
7.ניהול והקלדה של מסמכים, הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת האופיס.
8.הדפסה ומשלוח של מסמכים.
9.תיקון מסמכים לאחר הגהה.
10.אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
11.הקלדה ועיצוב של מצגות.
12.עבודה על תוכנת אקסל, בניית קבצים ודוחות.
13.ביצוע הזמנות הרכש וניהול חשבות האגף.
14.צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
15.קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
16.תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
17.מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
18.סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
19.איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
20.רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת. 21.טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
22.קליטה ומיון של דואר.
23.ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
24.הכנה ומשלוח של דואר עבור האגף.
25.מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
26.ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהלת האגף.
27.סינון וניתוב שיחות להנהלת האגף.
28.ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
29.תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
30.משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב.)
31.משימות נוספות שתוטלנה על ידי מנהלת האגף.
תאריך הגשת המועמדות: 27.05.22 12:00:00.
דרישות:
תנאי סף:
השכלה:
12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
דרישות מקצועיות וניסיון:
תינתן עדיפות לבעלי /ות ניסיון בתפקידים דומים ברשות מקומית.
כישורים נוספים:
ידע וניסיון בעבודה עם מערכות ממחושבות.
תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים.
אמינות, יצירתיות, יוזמה, קפדנות בביצוע, ערנות, הבנה ותפיסה, יכולת קבלת החלטות, כושר ניהול עובדים והנעתם, יכולת תיאום ופיקוח וסמכותיות.
שפות: עברית ברמת שפת אם, יכולת ניסוח ברמה גבוהה.
דרישות נוספות: עבודה בשעות לא שגרתיות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.