הזדמנות נדירה להיות יד ימינם של הבעלים ומנכ"ל רי/מקס ושל מנכ"ל חברת אחות. שניהם דמויות בכירות עם עשייה עסקית ואישית ענפה. התפקיד מציע ליווי ומעורבות בעולמם המקצועי והאישי בסביבת עבודה דינמית ואיכותית.
תיאום פגישות עם גורמים בארגון ומחוצה לו עם חברי הנהלה מהארץ ומחו"ל, זכיינים, שותפים עסקיים תוך קביעת סדרי עדיפויות, סגירת קצוות, ארוחות, סיורים ועוד.
היערכות וליווי פגישות - הכנת חומרים איסוף מידע, הכנת דוחות, מצגות, כתיבת סיכומי פגישות, ניסוח מיילים, מכתבים הודעות והפצתם.
תיעוד פגישות ומסמכים במערכות החברה
היערכות מקצועית לכנסים, הרצאות ואירועים בארץ ובחו"ל, הכנת מצגות וחומרים
ניהול end-to-end של נסיעות עסקיות ואישיות לחו"ל כולל הזמנת טיסות, בתי מלון, הסעות ואישורים נדרשים;, הרשמה לכנסים תיאום מול מארחים, טיפול בחופשות המנכ"לים ובני משפחתם.
מעקב אחר התנהלות הנסיעות ומתן מענה במקרים דחופים
תאום ביקורים של אורחים מחו"ל בשיתוף עם מחלקות שונות בהנהלה
היערכות לביקור כולל הזמנת טיסות, בתי מלון, ארוחות, תיאום סיורים ופגישות
ליווי האורחים ומתן מענה במהלך ביקורם בישראל
מתן מענה לצרכים אישיים ביורקטיים שונים לשני המנכלים על מנת לפנות את זמנם מטיפול שוטף בענינים אלו לטובת צמיחת החברה
התפקיד מהווה נקודת תיאום מרכזית בין המנכ"לים, ההנהלה הבכירה, דמויות מפתח ברי/מקס בעולם, צוותים, שותפים עסקיים ועוד.
דרישות:
השכלה אקדמאית
ניסיון של מס' שנים בניהול לשכת מנכ"ל /עוזרת אישית למנכ"ל
שליטה מעולה ביישומי מחשב ובאפליקציות שונות לסיכומי פגישות, מצגות והכנת דוחות
כושר ביטוי מעולה בע"פ ובכתב בעברית, שימוש בשפה גבוהה ויכולת לתקשר עם גורמים בכירים ודמויות מפתח בציבוריות הישראלית
אנגלית ברמה גבוהה מאוד יכולת שיחה באנגלית עם חברי הנהלה בחו"ל, ניסוח בכתב, ועבודה עם מסמכים ודוחות באנגלית
מאור פנים, מראה ייצוגי ומעורר הערכה
התלהבות מעבודת צוות ושיתוף פעולה
פרואקטיביות, יוזמה עצמאות יכולת תקתוק והוצאה מהכח אל הפועל
רגישות ודיסקרטיות
העבודה מתבצעת ממשרדי הנהלת רי/מקס ישראל במגדל אייקון בר"ג (סמוך לרכבת סבידור)
העבודה במשרה מלאה 5 ימים בשבוע עדיפות לשעות 10:00-19:00, נדרשת זמינות גמישה מעבר לשעות העבודה הרגילות למתן מענה לצרכים דחופים
המשרה מתאימה לגברים ונשים המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.