דרושים » מכירות » רכז /ת בכיר /ה למעקב תקציבי וכוח אדם

טיפול שוטף בנושאי כוח אדם, מלגות ותקציב בביה"ס כולל: טיפול במלגות קיום לסטודנטים לתארים מתקדמים מתקציב ביה"ס ומתקציבי חוקרים, לרבות מלגות חד-פעמיות. טיפול במינויי עובדי מחקר, בהתאם לנהלי האוניברסיטה. ביצוע הזמנות רכש והזמנות עבודה של ביה"ס, לרבות קבלת הצעות מחיר, מעקב ובקרה. רישום הפעילות הכספית במערכות המידע של בית הספר, לרבות חישובים, גבייה, מעקב אחר הכנסות והוצאות והפקת דוחות תקופתיים. טיפול באינוונטר של בית הספר, לרבות רישום ומעקב אחר מלאי הציוד, ריכוז דוחות מצאי תקופתיים, טיפול בהחזרת ציוד וגריעה מהאינוונטר. טיפול בהחזרי מחקר ובבקשות לאישורי חנייה. טיפול אדמינסטרטיבי במטלות השוטפות של מזכירות בית הספר. סיוע בארגון ותיאום סמינרים, כנסים וימי עיון של בית הספר. ביצוע מטלות נוספות בהתאם להנחיית ראש ביה"ס ומנהלת המערך המינהלי של ביה"ס וככל שיידרש.

טיפול שוטף במגוון נושאי המינהל של בית הספר, לרבות מתן שירות ומענה לסגל האקדמי והמינהלי, קבלת קהל, ניהול יומנים ותיאום פעילויות. אחריות על עדכון ותחזוקה שוטפת של אתר בית הספר, מסכי התצוגה הדיגיטליים וערוצי התקשורת, לרבות העלאת מידע, חדשות, אירועים ועדכונים. הכנה, עיצוב והתאמה של חומרי פרסום ותוכן חזותי עבור אתר בית הספר, רשתות חברתיות וערוצי תקשורת נוספים. טיפול בסמינרים של בית הספר לרבות פרסום, מעקב, תיעוד והעברה לטיפול מזכירות הסטודנטים. ארגון כנסים, ימי עיון ואירועים מיוחדים של בית הספר - קידום ושיווק ימי עיון, כנסים, אירועים ופעילויות אקדמיות של בית הספר, לרבות הכנת חומרי פרסום והפצתם בערוצים הרלוונטיים. פרסום ועדכון שוטף של הישגים, זכיות, פרסים והוקרה של חברי וחברות הסגל האקדמי הבכיר. ריכוז וטיפול במלגות חד-פעמיות מתקציבי מחקר, לרבות הזנת נתונים ומעקב אחר ביצוע התשלומים. טיפול בהחזרי הוצאות לאורחים מחו"ל וסטודנטים בינלאומיים, בהתאם לנהלים. ריכוז ומתן מענה לצורכי גמלאי בית הספר, לרבות טיפול בנושאי נסיעות ורכש. טיפול שוטף במכלול הנושאים האדמינסטרטיביים כולל ניהול יומנים, תיאום פעילויות מנהלים, ניהול חדרי ישיבות, מתחמי סטודנטים. ביצוע מטלות נוספות בהתאם לצורך.

מנהל /ת המערך המנהלי, ביה"ס לפיזיקה ואסטרונומיה, הפקולטה למדעים מדויקים אחריות מנהלתית כוללת לתפעולו השוטף של בית הספר, לרבות: אחריות לנושאי מינהל כוח אדם - סגל אקדמי (בכיר וזוטר), סגל מנהלי, סגל מחשוב ועובדי מחקר. ניהול הצוות המינהלי של בית הספר. אחריות לניהול תקציבי בית הספר. אחריות לטיפול בנושאי מינהל תלמידים: ידיעון, קורסים ותכניות לימודים. אחריות על הטיפול בדוקטורנטים ובמלגאים. אחריות על רכש, משק ואינוונטר. אחריות על תחזוקה, ציוד, בטיחות ועבודות בינוי בשטחי ביה"ס. ריכוז ועדות בית הספר ומעקב אחר ביצוע המלצותיהן. אחריות להטמעת הוראות האוניברסיטה ונהליה בבית הספר. ייצוג בית הספר מול יחידות המינהל הכללי בקמפוס ומול מינהלת הפקולטה. סיוע בארגון ימי עיון, כנסים ואירועים. קשר עם מגוון גורמים בקמפוס ומחוצה לו. סיוע לראש בית הספר וביצוע מטלות נוספות כפי שיוטלו על ידו ועל ידי ראש מינהל הפקולטה וככל שיידרש.

אחריות כוללת למערך ההוראה והמלגות של ביה"ס, לרבות: איתור ושיבוץ סגל זוטר לשיעורים ולתרגולים בהתאם לתכניות הלימוד של ביה"ס, טיפול בהוצאת המינויים לרבות הזנה במערכת ERP ובהתאם לתקציב תקני ההוראה, מעקב וטיפול בהארכת מינויים ובסיום העסקה, וטיפול בנושא מילואים ונסיעות לחו"ל. סיוע ליו"ר ועדת הוראה בשיבוץ סגל ההוראה הבכיר להוראה בהתאם לתכניות הלימוד של ביה"ס. עדכון ידיעון ביה"ס ותכניות הלימוד - קיימות וחדשות. קשר עם הפקולטות לעניין קורסי שירות. ביצוע ומעקב אחר הוראות מינהלת ביה"ס בכל הקשור לתחום ההוראה. מתן שירות לסגל ההוראה במגוון הנושאים שבטיפול, לרבות מענה לפניות, קבלת קהל ומתן ייעוץ והכוונה. ארגון קורסי שיפור ההוראה למתרגלים. ריכוז הטיפול בנושאי מלגות וכוח אדם של בית הספר, כולל: קליטת בקשות למלגות של תלמידי מחקר ופוסטדוקטורנטים מתקציבי ביה"ס והחוקרים, הזנה ועדכון שוטף של נתוני המלגות, מעקב שוטף אחר התקציב בתיאום מול מדור קרנות ומלגות, קשר שוטף ומתן מידע וסיוע לסטודנטים המלגאים ולחוקרים. סיוע בארגון ימים פתוחים, ימי אוריינטציה ומפגשים עם סטודנטים. ריכוז הטיפול בתכנית ההצטיינות ובתכנית הקיץ. ביצוע מטלות נוספות כפי שיוטלו ע"י מינהלת ביה"ס ומנהלת המערך המנהלי וככל שיידרש.

אחריות על האינוונטר בפקולטה, לרבות רישום, תיעוד ומעקב אחר פריטי ציוד, ביצוע בקרה ועדכון נתוני המלאי, הכנת דוחות מלאי תקופתיים והפקת כתבי התחייבות עבור חברי הסגל בפקולטה. אחריות על תפעול חדר השכפול הפקולטי, לרבות הדפסה ושכפול של בחינות, חומרי לימוד אקדמיים ומסמכים, וסיוע בסריקת בחינות בהתאם לצורכי הפקולטה ולהנחיות הגורמים המוסמכים. ריכוז וטיפול בתהליכי רכש בפקולטה, מתקציבי פעילות שוטפת ומתקציבי מחקר, לרבות טיפול בדרישות רכש, ריכוז ובחינת הצעות מחיר, הכנת וריכוז מסמכים בהתאם לנהלים, ומעקב אחר תהליכי הרכש עד להשלמתם. מתן שירות, מידע וייעוץ לסגל האקדמי והמנהלי בפקולטה בנושאי רכש, לרבות ליווי ומתן מענה לאורך שלבי הטיפול בהזמנות ובהתקשרויות. בדיקה ובקרה של חשבוניות וספקים, לרבות התאמת החשבוניות להזמנות ולמסמכים הנלווים והעברתן להמשך טיפול ותשלום באגף הכספים. הפקת דוחות, ריכוז נתונים וביצוע מעקבים בתחומי האחריות, בהתאם לצורכי הפקולטה ולדרישות הממונים.
ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.

החוג ללימודי מזרח אסיה ביה"ס להיסטוריה טיפול בענייני תלמידים לתואר ראשון ושני, לרבות: מתן מענה שוטף לפניות תלמידים וסגל הוראה, קבלת קהל, ייעוץ והכוונה למועמדים ולתלמידים. מעקב אחר מילוי חובות אקדמיים ויישום החלטות ועדת ההוראה. ארגון חומר לימודי, סיוע בהכנת מערכת השעות, רישום לקורסים ודיווח ציונים, טיפול בערעורים ובמועדי בחינות מיוחדים. הזנת נתונים למערכת הממוחשבת. טיפול בסגירת תיק תלמיד והפקת אישורים. סיוע בארגון כנסים, ימי עיון וסמינרים מחלקתיים. קשר שוטף עם מגוון גורמים בפקולטה ובאוניברסיטה. ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.

טיפול בענייני תלמידים/ות לתואר ראשון כולל: • מתן מענה למתעניינים וטיפול במועמדים משלב ההרשמה ועד קליטתם בתואר. • מתן מענה שוטף לפניות תלמידים וסגל אקדמי, לרבות קבלת קהל ומתן ייעוץ והכוונה. • ארגון חומרי הלימוד, לרבות סילבוסים, רישום לקורסים ודיווח ציונים. • מעקב אחר מצב לימודים ומילוי חובות אקדמיים, בדיקת דרישות קדם, יישום החלטות ועדת הוראה ובדיקת זכאות לתואר. • סיוע בבניית תוכניות הלימודים ומערכת השעות. • הזנת נתונים למערכת הממוחשבת. • השתתפות וסיוע בארגון בימים פתוחים ואירועים בביה"ס. • קיום קשר שוטף עם מגוון גורמים בפקולטה ובאוניברסיטה. • ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.

טיפול בענייני תלמידים לתואר ראשון, כולל: מתן מענה שוטף לפניות סטודנטים, קבלת קהל, ייעוץ והכוונה. טיפול בבחינות ובציונים, רישום לקורסים, מעקב אחר מילוי חובות אקדמיים והזנת נתונים במערכת מינהל תלמידים. מתן מענה לפניות ראש התוכנית, חברי סגל המרצים ומרכזי ההוראה של בתי הספר לאחיות בבתי חולים המסונפים לחוג. בניית לוח בחינות שנתי, איסוף סילבוסים וטיפול בבקשות לאישורי בוגרים. ריכוז מסמכים ואישורים לוועדות לענייני תלמידים. הנפקת אישורי זכאות לתואר והיערכות לטקס סיום לתואר ראשון. עדכון פורטל מינהל האחיות ואחריות להגשת בוגרים למבחן ההסמכה הממשלתי. טיפול בטקס הבוגרים. ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרש.

ביצוע מטלות מינהליות וסיוע לראש צוות המכון במכלול תחומי הפעילות, כולל: סיוע בטיפול באורחי המכון, החל משלב הזמנתם ועד לסיום ביקורם, לרבות תיאום לינה, ארגון ותיאום הרצאות, עבודה מול יחידות האוניברסיטה, הזמנת כיבוד, שירותי צילום וכל הנדרש לצורך קיום הביקור. הכנת הערכת הוצאות ביקור, מעקב אחר ההוצאות ועדכונן, והכנת סיכומי עלויות. טיפול בהזמנות רכש, מעקב אחר חיובי ספקים, טיפול בחשבוניות והזנתן במערכות הממוחשבות. טיפול בגביית ההשתתפות העצמית של חברי הסגל המארחים בעלויות האירוח. טיפול בהחזרים כספיים לאורחי המכון בהתאם לנהלים. סיוע בתכנון, בתיאום ובארגון כנסים ואירועים של המכון. ביצוע מטלות נוספות עפ"י הצורך.