1. מטרת התפקיד
אחריות מלאה על מחזור החיובים והתשלומים השוטף של החברה - חיוב מדויק ובמועד של כלל הלקוחות, טיפול מלא בספקים ובתשלומים ותיעוד מסודר - כבסיס לתזרים תקין ולספרים מדויקים.
2. תחומי אחריות
הנהלת חשבונות לקוחות - חיובים וגבייה
ניהול מחזור החיוב החודשי של כלל לקוחות החברה, מא ועד ת - טעינת החיובים, ביצוע החיוב ובדיקה שכל לקוח חויב נכון
בקרה חודשית מול אוריגמי לפני כל חיוב - התאמה מלאה בין הרשום במערכת לבין החיוב בפועל
טיפול בחזרים - איתור חיובים שחזרו, בירור מול ההורים וגבייה חוזרת עד לסגירה
עבודה שוטפת מול מנהלות הגנים - בירור ועדכון חיובים, קליטות ועזיבות
סגירת לקוחות - זיכויים, החזרים והתחשבנות סופית בעזיבה
הנהלת חשבונות ספקים ותשלומים
קליטה ורישום של כלל חשבוניות הספקים והתאמתן להזמנות ולהסכמים
הכנת מחזור התשלומים לספקים וביצועו במלואו ובמועדו
התאמות ספקים תקופתיות וטיפול שוטף בהפרשים
בקרה, תיעוד ותמיכה בסגירה החודשית
גיבוי כל חיוב, זיכוי ותשלום במסמך ותיוק לפי נהלי החברה
העברת חומרים מלאים ומסודרים למנהלת החשבונות הראשית לקראת הסגירה
3. סמכויות
ביצוע חיובים, זיכויים והחזרים במסגרת מדיניות החברה; זיכוי חריג - באישור מנהלת החשבונות הראשית
פנייה ישירה למנהלות הגנים, להורים ולספקים לבירור ולהסדרה
עיכוב תשלום לספק במקרה של אי-התאמה, עד להשלמת הבירור
4. ממשקי עבודה
מנהלת חשבונות ראשית - כפיפות ישירה: דיווח שוטף, הנחיה מקצועית והעברת חומרי סגירה
מנהלות הגנים - בירורי חיובים ועדכוני קליטות ועזיבות באופן שוטף
הורים (לקוחות) - מענה לבירורי חיובים, החזרים והסדרי תשלום
ספקים - חשבוניות, תשלומים והתאמות
5. שגרות עבודה
מחזור חיוב חודשי - טעינה, בקרה מול אוריגמי, ביצוע חיוב ובדיקת חזרים - במועדים קבועים
מחזור תשלומי ספקים - ריכוז חשבוניות וביצוע תשלומים במועדים קבועים
פגישת סטטוס שבועית - עם מנהלת החשבונות הראשית
6. מדדי הצלחה
100% מלקוחות החברה מחויבים במועד, מדי חודש
אפס פערים בין אוריגמי לחיוב בפועל - בקרה מתועדת לפני כל חיוב
חזרים מטופלים ונגבים בתוך החודש השוטף
תשלומי ספקים במועדם, ללא איחורים
חומרי סגירה מלאים מועברים בלוח הזמנים שנקבע
דרישות:
חובה: תעודת הנהלת חשבונות סוג 1-2; ניסיון של 3 שנים ומעלה בהנהלת חשבונות לקוחות וספקים; שליטה מלאה באקסל
היכרות עם פריוריטי (Priority) ועם אוריגמי; ניסיון מחברה רב-סניפית או מעולם החינוך
כישורים אישיים: דיוק וירידה לפרטים, סדר וארגון, שירותיות ותקשורת מצוינת מול הורים ומנהלות, עצמאות ועמידה בלוחות זמנים המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.