- מתן שירותי ניהול משרד ומזכירות לבעלי התפקידים בהנהלת גת, ואחריות על משרדי ההנהלה והמזכירות הטכנית.
תחומי אחריות:
- ניהול יומנים ותיאום פגישות: ליושבי ראש הקיבוץ (קהילה ואחזקות גת) ולמנהלי הקהילה, העסקים, הכספים ומשאבי האנוש, לרבות פגישות ועדות שבהן משתתפים אנשי הנהלה.
- תחזוקה ונראות: אחריות לנראות, לציוד ולאחזקה של משרדי המנהלים וחדר הישיבות; תיאום ניקיון, פעילות בחדר והכנתו לישיבות.
- היערכות לפגישות וישיבות: היערכות לשיחות קיבוץ, לישיבות הנהלות ולישיבות צוותים (זימונים, שליחת סדר יום, הכנת והפצת חומרי רקע, כיבוד וארגון החדר).
- ניהול נתונים מאגר אוכלוסייה: ניהול ועדכון שוטף של בסיס הנתונים בתוכנת רישום אוכלוסיית הקיבוץ.
-שירות ומענה לציבור: מתן מענה ראשוני לפניות חברים, תושבים וגורמי פנים וחוץ בשעות העבודה והקבלה במזכירות; ריכוז פניות הציבור והפנייתן לגורמים המתאימים.
- תקשורת ופרסום: ריכוז פרטי התקשרות עם הציבור (טלפונים ודוא"ל), והפצת פרסומים, מכתבים ומידע.
דרישות:
מה נדרש ממך?
- ניסיון והיכרות עם קיבוץ-נדרש!
-ראייה ארגונית, ניהולית ומערכתית; סדר ויכולת ארגון ברמה גבוהה.
- תקשורת בין-אישית טובה, תודעת שירות גבוהה, סבלנות ויכולת לתת מענה לקהל מגוון.
- יכולת עבודה בעומס, תעדוף וניהול מספר משימות במקביל.
-שליטה טובה בתוכנות Office, ניסיון/שליטה ב-PowerPoint ו/או Canva להכנת מצגות.
- ניסיון בעבודה עם כלי AI.
- הבנה עסקית ושליטה ב-Excel לצורך מעקב וניתוח נתונים ותזרימי פרויקטים.
-אחריות, יוזמה, "ראש גדול" ואסרטיביות.
- אמינות ודיסקרטיות.
היקף המשרה ותנאי התפקיד:
היקף משרה: משרה מלאה, ימים א'-ה'.
שעות עבודה: 08:00-17:00, עם נכונות לגמישות ולעבודה מעבר לשעות אלה לפי הצורך. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.