דרושים » אדמיניסטרציה » מזכיר.ת שיווק

למשרד עו"ד מוביל דרוש/ה מזכיר/ת שותף

תחומי אחריות:
ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מול דרג בכיר (חובה) מענה טלפוני, ניהול תכתובות מיילים והכנת מסמכים עבודה שוטפת עם מערכות Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) שימוש בכלים דיגיטליים מתקדמים לניהול משימות, תיעוד ומעקב. סיוע בהכנת מצגות, טבלאות, דוחות וחומרים מקצועיים, ניהול מסמכים, תיוק דיגיטלי וסדר אדמיניסטרטיבי במשרד, עבודה מול ספקים, לקוחות וגורמים חיצוניים תמיכה שוטפת בצוות המשרד במשימות אדמיניסטרטיביות וטכנולוגיות

היקף המשרה ותנאים:
ימים ושעות: ימים א'-ה', 8:00-17:00 (כולל יום אחד קצר בשבוע)
מיקום: בני ברק (קיימת חנייה במקום)
נא לציין ציפיות שכר

ניהול ותפעול שוטף של לשכת המנכ"ל ברמה המקצועית והגבוהה ביותר.
התפקיד מהווה צומת מידע מרכזי בארגון ודורש סיוע אדמיניסטרטיבי ותפעולי למנכ"ל, תוך תיאום שוטף מול הנהלת המכללה, מנהלי השלוחות השונות, גורמי חוץ ושותפים עסקיים

תחומי אחריות מרכזיים:
ניהול יומן מורכב ודינמי: תיאום וניהול פגישות מרובות משתתפים בסביבה משתנה, תעדוף פניות בזמן אמת, סינון וניתוב בקשות בהתאם לדחיפות ולחשיבות.
הפקת דוחות ועיבוד נתונים: ריכוז נתונים ממחלקות השונות (שיווק, ייעוץ, תפעול וכספים), והכנת דוחות סטטוס תקופתיים, מצגות וחומרי רקע לקראת ישיבות הנהלה ופגישות עסקיות.
ניהול מסחרי ותפעולי: הפקה, טיפול ומעקב אחר הצעות מחיר, הסכמי התקשרות מול ספקים ומכרזים. ניהול רכש משרדי ללשכה ולגופי ההנהלה.
ממשקי עבודה וניהול רוחבי: קשר שוטף ורציף מול מנהלי מחלקות, רכזי שלוחות בפריסה ארצית וגורמי תעשייה/חברות חיצוניות שעובדות מול המכללה.
מזכירות הנהלה ומעקב ביצוע: ארגון ישיבות הנהלה, כתיבת סיכומי דיון, גזירת משימות ומעקב אחר ביצוען והטמעתן בשטח מול הגורמים הרלוונטיים.
ארגון והפקת אירועים: סיוע בארגון ימי היערכות, השתלמויות סגל, ישיבות הנהלה מורחבות ואירועי חברה פנימיים.

לקבוצת רימון דרושה מזכיר/ה אדמיניסטרטיבי/ת תפעולי/ת לתפקיד מרכזי ומשמעותי המהווה את הלב הפועם של המשרד. התפקיד כולל ניהול שוטף של המשרד, עבודה מול ממשקים רבים בארגון ומחוצה לו, ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית להנהלה ולצוותים השונים.

התפקיד כולל:
- עבודה שוטפת מול הנהלת חשבונות, ספקים וגורמים פנים-ארגוניים.
- ניהול יומנים ותיאום פגישות מרובות משתתפים.
- אחריות על תפעול שוטף של המשרד
- ניהול ומעקב אחר חשבוניות, קופה קטנה והזמנות רכש.
- אחריות על מעקב ביטוחים ותהליכים אדמיניסטרטיביים נוספים.

לקבוצת אורון, מהחברות הציבוריות המובילות בישראל בתחומי התשתיות, התעשייה, הבנייה וההתחדשות העירונית, דרוש/ה מזכיר/ת רכש למשרדי החברה בחולון.
אם את/ה בעל/ת ניסיון אדמיניסטרטיבי, אוהב/ת סדר, ארגון ועבודה בסביבה דינמית - מקומך איתנו.

תיאור התפקיד:
- מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת לסמנכ"לית.
- ניהול ותיאום יומן מורכב, כולל קביעת פגישות ותיעדוף משימות.
- ריכוז ותיאום הפעילות השוטפת של מחלקת הרכש מול ממשקים פנים-ארגוניים וחוץ-ארגוניים.
- מעקב אחר משימות, לוחות זמנים וביצוע.
- זימון חדרי ישיבות, תיאום פגישות וישיבות הנהלה ואחריות על אירוח.
- סיוע בניהול העבודה השוטפת של המחלקה ומתן מענה אדמיניסטרטיבי מקצועי.

אזור: נתניה 
היקף משרה: א'-ה' 8:00-17:00

על התפקיד: 
ניהול יומנים מורכבים, כולל תיאום פגישות ונסיעות לחו"ל.
מתן שירותי אדמיניסטרציה, טיפול בדוחות נוכחות והחזרי הוצאות 
סיוע בהכנת מצגות, דוחות וחומרים מקצועיים.
השתתפות בישיבות מקצועיות וכתיבת סיכומי פגישה.
מעקב אחר ביצוע החלטות ומשימות מול ממשקים שונים בארגון.