דרושים » אדמיניסטרציה » עוזר /ת אישי /ת

לחברת הייטק צומחת דרוש/ה מנהל /ת משרד לתפקיד מרכזי ודינמי, המהווה חוליה משמעותית בניהול הפעילות השוטפת של המשרד וביצירת סביבת עבודה איכותית לעובדי החברה.

התפקיד מתאים לאנשים עם גישה שירותית, יכולת ארגון גבוהה ויכולת להניע משימות באופן עצמאי בסביבה מהירה ודינמית.

תחומי אחריות:

- ניהול שוטף של המשרד ואחריות על חוויית העובדים.
- מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לעובדי החברה ולמנהלים.
- ניהול יומנים, תיאום פגישות וניהול משימות משרדיות.
- עבודה מול ספקים, נותני שירות וגורמי חוץ.
- טיפול בהזמנות רכש, ציוד משרדי ומעקב אחר אספקות.
- אחריות על קליטת עובדים חדשים ותמיכה בתהליכי HR אדמיניסטרטיביים.
- ניהול תחומי אירוח, רווחה והפקת פעילויות לעובדים.
- טיפול בחשבוניות, דואר, משלוחים ומשימות תפעוליות שוטפות.

למחלקת ההנדסה דרוש/ה אדמין/ית הנדסה לתפקיד אדמיניסטרטיבי הכולל ליווי ותמיכה שוטפת בפרויקטי בינוי והנדסה.
התפקיד כולל עבודה מול קבלנים, ספקים, רשויות וגורמים פנים ארגוניים, טיפול במכרזים והשוואות מחיר, ניהול מסמכים וחוזים, ותמיכה תפעולית שוטפת בפעילות המחלקה.

תחומי אחריות:
הוצאת מכרזים וקבלת הצעות מחיר
ביצוע השוואות מחירים בין קבלנים וספקים
הכנת טבלאות השוואה וניתוח הצעות
עבודה שוטפת מול קבלנים, ספקים ונותני שירות
טיפול ומעקב אחר חוזי קבלן ומסמכי התקשרות
תיאום מול רשויות לצורך קידום תחילת עבודות בינוי
ניהול ומעקב אחר חשבונות, הזמנות ותשלומים
עבודה עם תוכנות מקצועיות בתחום ההנדסה והבנייה
קריאה בסיסית והבנה של תוכניות הנדסיות
עבודה מול ממשקים פנים וחוץ ארגוניים

העסקה במעמד יומי

הגדרת התפקיד:
כללי: אחראי/ת לניהול יומן מנהל האגף וראשי התחומים, זימון ותיאום פגישות, זימון חדרי ישיבות, זימון מוזמנים פנימיים וחיצוניים, הדפסת סיכומים ומסמכי האגף, תיוקים, הכנת מצגות, צילומים והכנת חומרים לדיונים, מעקב אחר המטלות השונות של האגף, מענה טלפוני לכל פנייה פנימית וחיצונית לאגף רכש ותחזוקה.

תיאור התפקיד:
1. מדים- אחריות על חלוקה שנתית, הכנת רשימות, חלוקה, החלפות, עבודה מול הספק, ובנוסף מדים לעובדים חדשים במהלך השנה.
2. חניה- אחריות וריכוז כל נושא החניה בחניון הבניין ובחניון שופרסל, מתן אישורי חניה, הנפקת כרטיסים ובקרת תשלומים.
3. שילוח פנים ארצי- טיפול בנושא הזמנות ומשלוחים ע" חברת שליחויות הרלוונטית בכל אזורי הארץ, לאתרים ולחברות חיצוניות, מעקב אחר חשבוניות לתשלום ויצירת קשר רציף מול החברה.
4. הום סנטר- מעקב ובקרה אחר הרכישות והחשבוניות החודשיות.
5. קרביץ- הזמנת ציוד ותפעול שוטף מול הספק, חלוקת ציוד במטה י-ם.
6. גיבוי רכז הקטלוגים והרכש ורכז מכרזי החטיבה, מנהל מחלקת מלאי ואמצעים בזמן העדרם-
7. ועדת רכוש - ריכוז כל נושא הועדה, הכנת דוחות, הזמנת משתתפים, הוצאת סיכומים והכנת חומרים לקראת הוועדה.
8. גיבוי - אחריות על קליטה ופיזור הדואר (דואר יוצא ונכנס)
9. ביצוע כל מטלה נוספת בהתאם לאופי התפקיד ועל פי דרישת הממונה.

דרוש.ה רכז.ת אדמיניסטרטיבי.ת לספרייה הלאומית!
התפקיד כולל מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת למנהלים בכירים בספרייה; לרבות תיאום ותיעדוף משימות, עמידה בנהלי עבודה מסודרים, קשר רציף עם ממשקים מגוונים ועוד. העבודה מתבצעת בהתאם לסדרי עדיפויות ולתיאום מוגדר מראש.

תחומי אחריות:

* תיאום וקביעות פגישות ביומנים, כולל ניהול זימונים, עדכונים ושינויים מול גורמים שונים.
* ביצוע follow up שוטף על פגישות, בקשות ומשימות.
* ריכוז פניות ומעקב.
* מעקב אחר משימות, פניות נכנסות מגורמים שונים ועדכון גורמים רלוונטיים.
* עבודה שוטפת מול אגפים וממשקים בארגון.
* סיוע בהכנת מסמכים ותמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת.
* תיאום וטיפול בכל הקשור לנסיעות עבודה לחו"ל

ניהול לוח זמנים ויומן פגישות של המנכ"ל ועוזרי המנכ"ל, ליווי המנכ"ל בסדר יומו.
הכנה וריכוז של חומרים ומצגות לישיבות בהשתתפות המנכ"ל, סיכום הדיונים ומעקב אחר ביצוע משימות.
הכנת מסמכי עבודה, עריכת חומרים מקצועיים, כתיבת דברי ברכה, נאומים וכדומה.
ניסוח מכתבים לגורמי חוץ, ומעקב אחר מענים.
מתן מענה לפניות המתקבלות בלשכה במגוון אמצעי התקשורת, תוך מתן שירות אדיב ומקצועי.
כתיבת פרוטוקולים על פי הנדרש וריכוז ישיבות או ועדות.
ריכוז פרויקטים עבור המנכ"ל תוך מעקב ובקרה על עמידה בלוחות זמנים ויעדים.
קבלת אורחים ותיאום ביקורים בלשכה תוך טיפול במוזמנים.
ביצוע עבודות מזכירות שונות וסיוע בכלל משימות הלשכה בשיתוף עם הצוות.
ביצוע משימות נוספות על פי הנחיית הממונים.

ארגון נכי צה"ל שם לעצמו למטרה לשקם את פצועי ופצועות צה"ל וכוחות הביטחון בתהליכים ותוכניות שיקום שונות ומגוונות בהתאמה לצרכים של הפצועים, כחלק מתהליך חזרתם לחיים מלאים כאזרחים פעילים ותורמים בחברה הישראלית.

תחומי אחריות:

ניהול אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי שוטף של האגף הכולל ניהול יומן, טיפול בהזמנות רכש, תשלום לספקים ועוד
תפעול וליווי תוכניות, סדנאות, הרצאות ופעילויות ייעודיות לחברי האגף
ליווי פעילויות קבוצתיות, טיולים ואירועים במסגרת האגף
ביצוע מעקב אחר השתתפות החברים בפעילויות השונות
תיאום מול גורמי טיפול, ספקים, מדריכים ונותני שירות לצורך הפעלת תוכניות שיקום

התפקיד כולל:
סיוע לעורכי הדין בניהול תיקים משפטיים.
הכנת טיוטות של מכתבים ומסמכים משפטיים.
ביצוע מחקר משפטי ואיתור פסיקה וחקיקה.
ניהול יומנים ותיאום פגישות.
מענה טלפוני, קבלת קהל וטיפול בדואר.
פתיחה, ניהול ומעקב אחר תיקים ומועדים.
סריקה, תיוק וניהול מסמכים במערכות המשרד.

תיאור התפקיד: אחריות על מלאי ציוד משרדי ועזר וסיוע למנהל האתר.
ניהול יומן, אחריות על חדרי הישיבות, ביקורים, תיאום ישיבות עם גורמי פנים וחוץ, סיכום ישיבות, מעקב משימות וכו
אחריות על מלאי ואחזקה שוטפת של ציוד מרכז השילוח.
אכיפת נהלי עבודה ושמירה על הציוד
פתיחת ספקים חדשים בתחום ציוד משרדי
אחריות לניהול ומעקב אחר קבלני המזון, הניקיון וההסעות.
ממשקים : כלל עובדי המרכז שילוח אונליין