דרושים » אדמיניסטרציה » מזכיר.ת שותפים.ות

דרוש/ה מזכיר/ת קבלה ובק אופיס
About The Position
ביצוע עבודות בק אופיס שוטפות ותמיכה אדמיניסטרטיבית במחלקות המשרד.
צילומים, סריקות, הדפסות , כרית מסמכים ועוד.
הכנת קלסרים ותיקי לקוח להגשה לבתי משפט, רשויות ולקוחות.
הכנת חוברות, מצגות וחומרי עבודה לפגישות, דיונים וישיבות.
אחריות על משלוחים ושליחויות מסמכים באמצעות שליחים, דואר ישראל וחברות שליחויות.
סיוע לעורכי הדין ולצוותי המחלקות במשימות תפעוליות ואדמיניסטרטיביות בהתאם לצורך.
עבודה מול מספר ממשקים במקביל תוך עמידה בלוחות זמנים קצרים ובדרישות משתנות.
היקף המשרה ושעות העבודה:
משרה מלאה א'-ה'
שעות המשרה 13:00-21:00 - תורנות ימי שיש אחת לחודש וחצי.

תיאור התפקיד:
מתן שירות לצוות האקדמי ולסטודנטים של המחלקה.
משימות שוטפות: שירות לסטודנטים מתן תמיכה שוטפת לראש המחלקה במשימות המנהלתיות סיוע למרצים טיפול שוטף במבחנים, ציונים, ערעורים וכו' כולל התאמות ללקויי למידה, עבודה שוטפת מול מרכז יעוץ לסטודנט ריכוז וארגון כל הצד האדמיניסטרטיבי של המחלקה כולל הזמנות רכש וקופה קטנה ארגון, תרגום ועריכה של חומרים עבור צרכי המחלקה תיאום וארגון מול גורמי פנים שונים בארגון, כולל עבודה מול לשכת הרקטור ומדור בחינות.

דרוש/ה מזכיר/ת אגף הון אנושי ומנהל.
תיאור התפקיד:
ביצוע הפעילות האדמיניסטרטיבית של אגף הון אנושי ומנהל ואחריות על ארכיון המועצה.
עיקרי התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות ניהול משרד עבור מנהל ת האגף והמחלקות באגף:
ניהול והקלדה של מסמכים, טיפול בדואר)רגיל ואלקטרוני(, תיוק מסמכים וכד'. ניהול יומן ותיאום פגישות של מנהלת האגף ושל עובדי המחלקות באגף. ארגון וריכוז ישיבות האגף: הזמנת כיבוד, הכנת חומרים, כתיבה והפצה של פרוטוקולים ומעקב ביצוע החלטות.
ביצוע הזמנות רכש במערכת ERP, תוך תיאום בין הצרכים לתקציב, וטיפול בחשבוניות.
הכנה, ליווי וטיפול בהגשת מכרזים.
נטילת חלק בכתיבת החוזים וריכוזם, כולל תיוקים, מעקב, ובקרה על עמידה בתנאי החוזה ומועד פקיעתו/חידושו.מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור ובכלל זה, טיפול בפניות ממוקד המועצה. ליווי הכנת התקציב השנתי של האגף, ביצוע בקרה תקציבית שוטפת הכוללת הכנת דוחות תקציביים (ביצוע בחינות תקופתיות של התכנון התקציבי אל מול הביצוע, הכנת דוחות מעקב תקופתיים על מצב תקציב האגף, בחינת תקציב בסוף השנה)
אחריות על פעילות רווחת העובד (סיורים, ימי עיון, הרצאות, ימי גיבוש, הרמת כוסית לחגים ומועדים)
ניהול שוטף של מערך הארכיון והגניזה ברשות, הכולל קליטה, רישום, אחסון, שליפה וניוד רשומות ומסמכים עבור עובדי הרשות; ניהול, עדכון והנגשת המידע באמצעות מערכות ממוחשבות; מתן ייעוץ והנגשת חומר ארכיוני לעובדי הרשות ולציבור הרחב בהתאם לחוק הארכיונים, חוק חופש המידע, הנחיות ארכיון המדינה והסכמי ההפקדה; וכן זיהוי חומר המיועד לביעור וביצוע הליך הביעור בפועל על פי התקנות והדין.
שותפות בהכנת האגף למצבי חירום - תחת הנחיות מנהלת האגף.
ביצוע כל מטלה המנותבת ע"י מנהלת האגף, בהתאם לצרכים המשתנים של האגף.
כפיפות ארגונית: למנהלת אגף הון אנושי ומנהל.
תאריך הגשת המועמדות: 24.09.2026 00:00.

קצת על התפקיד:
ניהול מספר יומנים מורכבים, ואחריות כוללת על הלו"ז השוטף והתנהלות הלשכה
תיאום ביקורים וטיפול בנסיעות לחו"ל
מעקב ובקרה אחרי תהליכים, משימות שונות ואחריות על נושאים תפעוליים שונים ביחידה
סיכומי פגישות, הכנת מסמכים ומצגות לכלל פעילות היחידה (דיונים/ביקורים/פגישות)
תיאום ביקורים וסיוע בכנסים ושותפות באירועי היחידה
עבודה מול מגוון רחב של בעלי תפקידים וגורמים פנימיים וחוץ ארגוניים, לרבות מול מנהלי היחידה ועובדיה, ספקים ואורחים.

לקבוצתנו דרושה מזכיר/ה אדמיניסטרטיבי/ת תפעולי/ת לתפקיד מרכזי ומשמעותי המהווה את הלב הפועם של המשרד. התפקיד כולל ניהול שוטף של המשרד, עבודה מול ממשקים רבים בארגון ומחוצה לו, ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית להנהלה ולצוותים השונים.
התפקיד כולל: - עבודה שוטפת מול הנהלת חשבונות, ספקים וגורמים פנים-ארגוניים. - ניהול יומנים ותיאום פגישות מרובות משתתפים. - אחריות על תפעול שוטף של המשרד - ניהול ומעקב אחר חשבוניות, קופה קטנה והזמנות רכש. - אחריות על מעקב ביטוחים ותהליכים אדמיניסטרטיביים נוספים.

לאגודה שיתופית המנוהלת על ידי ועד ממונה דרוש/ה מזכיר/ה בעל/ת יכולות ארגון גבוהות, אחריות, יוזמה ו"ראש גדול".
המזכיר/ה יהיה/תהיה אחראי/ת על ניהול כלל ההיבטים האדמיניסטרטיביים של האגודה ועל מתן מענה מקצועי, אדמיניסטרטיבי ותפעולי לכלל פעילותה. במסגרת התפקיד יינתן ליווי שוטף גם לפעילות הוועד הממונה, לצד עבודה מול חברי האגודה, ספקים, רשויות, יועצים מקצועיים וגורמים חיצוניים נוספים.
תחומי אחריות:
ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של משרד האגודה, לרבות מענה טלפוני, טיפול בדואר ובתכתובות דוא"ל, קבלת קהל ואירוח.
מתן מענה מקצועי ואדמיניסטרטיבי לכלל תחומי הפעילות של האגודה השיתופית.
ריכוז, תיאום ומעקב אחר תהליכים, משימות, פרויקטים והתקשרויות של האגודה.
מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת לפעילות הוועד הממונה, לרבות תיאום ישיבות, הכנת סדרי יום וחומרים לישיבות.
רישום, הפצה ומעקב אחר סיכומי ישיבות והחלטות הוועד, וכן מעקב אחר יישום משימות.
ניהול ותיאום יומנים ופגישות מול גורמים פנימיים וחיצוניים.
ריכוז מסמכים, נתונים ומידע הנוגע לפעילות האגודה, תוך שמירה על סדר, דיוק ודיסקרטיות.
סיוע בהפקת דוחות, הכנת מצגות, הקלדת נתונים ותיוק פיזי ודיגיטלי.
מתן מענה אדיב, מקצועי ויעיל לחברי האגודה ולפניות מגורמים חיצוניים.
היקף המשרה: משרה מלאה.
מיקום המשרה: הגליל העליון.
להגשת מועמדות: יש לשלוח קורות חיים והמלצות.