דרושים » אדמיניסטרציה » מזכיר.ת שותפים.ות

דרוש/ה מזכיר/ת מפעל בבית שמש
תחומי אחריות:
ניהול יומן המנהל - תיאום פגישות, אירועים ופעילויות יומיומיות למנהל המפעל
תמיכה אדמיניסטרטיבית - ארגון מסמכים, הפקת דוחות, טיפול בתכתובת פנימית וחיצונית
קליטת עובדים - אחריות על תהליך קליטת עובדים חדשים, כולל מילוי טפסים והעברה למחלקת שכר
דיווחי נוכחות ושעות עבודה - ניהול רישום שעות עבודה, חופשות, מחלה ושעות נוספות, ודיווח למחלקת שכר
הבאת ציוד לעובדים - תיאום אספקת ציוד (ביגוד, ציוד מגן, נעלי עבודה) לעובדים חדשים ולפי הצורך לעובדים קיימים
תיאום מול מחלקות - שיתוף פעולה עם מחלקות המפעל והחברה לצורך ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות
ארגון מסמכים ודיווחים: סיווג ואחסון מסמכים פנימיים, דוחות ביצועים, פרוטוקולים מפגישות, אישורי הסמכות עובדים ועוד
הפקת דוחות: הכנה ויצירה של דוחות שוטפים ומצגות עבור מנהל המפעל
מענה שוטף עם ספקים ולקוחות: קיום קשר עם ספקים ולקוחות, תיאום פגישות, שיחות ועדכונים שוטפים
שמירה על סודיות וארגון המידע: שמירה על סודיות המידע וארגון המידע בצורה מסודרת ויעילה
תמיכה בעובדים: סיוע לעובדים בנושאים אדמיניסטרטיביים שונים
תנאים:
משרה מלאה 8-17 ושעות נוספות במידת הצורך
מעסיק יציב ותנאים טובים למתאימים כולל תנאים סוציאליים מלאים

דרוש/ה מזכיר/ת קבלה ובק אופיס
About The Position
ביצוע עבודות בק אופיס שוטפות ותמיכה אדמיניסטרטיבית במחלקות המשרד.
צילומים, סריקות, הדפסות , כרית מסמכים ועוד.
הכנת קלסרים ותיקי לקוח להגשה לבתי משפט, רשויות ולקוחות.
הכנת חוברות, מצגות וחומרי עבודה לפגישות, דיונים וישיבות.
אחריות על משלוחים ושליחויות מסמכים באמצעות שליחים, דואר ישראל וחברות שליחויות.
סיוע לעורכי הדין ולצוותי המחלקות במשימות תפעוליות ואדמיניסטרטיביות בהתאם לצורך.
עבודה מול מספר ממשקים במקביל תוך עמידה בלוחות זמנים קצרים ובדרישות משתנות.
היקף המשרה ושעות העבודה:
משרה מלאה א'-ה'
שעות המשרה 13:00-21:00 - תורנות ימי שיש אחת לחודש וחצי.

תיאור התפקיד:
מתן שירות לצוות האקדמי ולסטודנטים של המחלקה.
משימות שוטפות: שירות לסטודנטים מתן תמיכה שוטפת לראש המחלקה במשימות המנהלתיות סיוע למרצים טיפול שוטף במבחנים, ציונים, ערעורים וכו' כולל התאמות ללקויי למידה, עבודה שוטפת מול מרכז יעוץ לסטודנט ריכוז וארגון כל הצד האדמיניסטרטיבי של המחלקה כולל הזמנות רכש וקופה קטנה ארגון, תרגום ועריכה של חומרים עבור צרכי המחלקה תיאום וארגון מול גורמי פנים שונים בארגון, כולל עבודה מול לשכת הרקטור ומדור בחינות.

לקבוצתנו דרושה מזכיר/ה אדמיניסטרטיבי/ת תפעולי/ת לתפקיד מרכזי ומשמעותי המהווה את הלב הפועם של המשרד. התפקיד כולל ניהול שוטף של המשרד, עבודה מול ממשקים רבים בארגון ומחוצה לו, ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית להנהלה ולצוותים השונים.
התפקיד כולל: - עבודה שוטפת מול הנהלת חשבונות, ספקים וגורמים פנים-ארגוניים. - ניהול יומנים ותיאום פגישות מרובות משתתפים. - אחריות על תפעול שוטף של המשרד - ניהול ומעקב אחר חשבוניות, קופה קטנה והזמנות רכש. - אחריות על מעקב ביטוחים ותהליכים אדמיניסטרטיביים נוספים.