דרושים » אדמיניסטרציה » עוזר /ת מנכ"ל /עוזר אישי

שסטוביץ, חברה מובילה ויציבה במשק הישראלי, מגייסת עוזר/ת אישי/ת למנכל החברה ולמשנה למנכל.
התפקיד כולל מתן תמיכה אישית, ניהולית ואדמיניסטרטיבית שוטפת למנכל ולמשנה למנכל, תוך ניהול לוזים מורכבים, ריכוז חומרים, מעקב אחר משימות אסטרטגיות ותפעול ממשקים פנימיים וחיצוניים, ברמה גבוהה של דיסקרטיות, דיוק ואחריות.
1. ניהול מלא של יומני המנכל והמשנה למנכל, כולל תיאום פגישות מרובות משתתפים, פנים וחוץארגוניות
2. תכנון ותיאום נסיעות עבודה לחול: טיסות, לינה, לוזים, פגישות ואירוח
3. תיאום, אירוח ותפעול ביקורי אורחים וספקים מחול
4. ניהול סייקלים קבועים: ישיבות הנהלה, פגישות עבודה ואירועים ארגוניים כולל תזכורות, מעקב ובקרה
5. ריכוז והכנת חומרים לפגישות: מצגות, דוחות ונתונים
6. עבודה שוטפת מול הנהלה בכירה, חטיבות, מרלוג, כספים, ספקים וגורמי חוץ
7. עבודה שוטפת באנגלית מול גורמים בינלאומיים
8. טיפול בנושאים אישיים של המנכל, ברגישות ובדיסקרטיות מלאה

.1 ניהול מלא של יומני המנכל והמשנה למנכל תיאום פגישות מרובות משתתפים פנים וחוץ ארגוניות. תפעול שינויים על בסיס יומי, על פי סדרי עדיפויות ותעדוף משימות.
.2 תכנון ותיאום נסיעות לחול: טיסות, לינה, לוזים, פגישות ואירוח.
3 תיאום, אירוח ותפעול ביקורי אורחים וספקים מחול
.4 טיפול כולל בנושאים אישיים של המנכל בתחומים שונים, ברגישות ובדיסקרטיות מלאה.
5 ניהול סייקלים קבועים: הנהלה, פגישות אסטרטגיות ואירועים ארגוניים, תזכורות, מעקב ובקרה אחר משימות, החלטות וסיכומי פגישות.
6 ריכוז והכנת חומרים לפגישות)מצגות, דוחות, נתונים
.7 ריכוז מסמכים לחתימות, אישורי הזמנות, אישורי הוצאות אישיות - בשם המנכ"ל
.8 עבודה מול ממשקים רבים בתוך הארגון חברי הנהלה, חטיבות, עובדי מרלו"ג וכן ספקים וגורמי חוץ.
9 עבודה שוטפת באנגלית מול גורמים בינלאומיים.
10תפעול משימות הדורשות שיקול דעת, עצמאות וראש גדול
.11תיאום כיבוד לפגישות ואירוח.
12עבודה מול ספקים רלוונטיים

מזכיר/ת ההנהלה אחראי/ת על מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת להנהלה הבכירה, ניהול יומנים, תיאום פגישות, טיפול במסמכים ובתקשורת פנים וחוץ ארגונית, תוך שמירה על דיסקרטיות, סדר ויעילות.
תפקיד מדווח מנכ"ל
ממשקים נוספים:, הנהלה בכירה, מנהלי מפעלים, משאבי אנוש, כספים,רכש ולוגיסטיקה, מערכות מידע, חברת אם (אינרום).
אחריות ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים היערכות וישיבות הנהלה: זימונים, הכנת חומרים, רישום פרוטוקולים ומעקב אחר משימות טיפול בהתכתבויות, מיילים ושיחות טלפון עבור ההנהלה הכנת מסמכים, מצגות ודוחות אחריות על תיאום נסיעות, אירוח ופעילויות הנהלה
עבודה מול ממשקים פנימיים וחיצוניים (ספקים, לקוחות, גורמים מקצועיים) שמירה על סדר, ארגון ודיסקרטיות גבוהה במידע רגיש
סיוע בפרויקטים אדמיניסטרטיביים ומשימות רוחביות לפי צורך

לחברה תעשייתית מובילה בתחומה בקיסריה דרוש/ה מזכיר/ת מנכ"ל
התפקיד דורש יכולת ארגון גבוהה, דיסקרטיות, שירותיות ויכולת עבודה בסביבה מרובת משימות.
תחומי אחריות
ניהול יומן מורכב של המנכל ותיאום פגישות מרובות משתתפים
תיאום נסיעות לחול, כנסים ופגישות עם גורמים חיצוניים
הכנת מצגות, מסמכים ודוחות ניהוליים
ניהול תקשורת שוטפת מול ספקים, לקוחות וגורמי חוץ
טיפול בדואר, מיילים, שיחות נכנסות ומשימות אדמיניסטרטיביות שוטפות
אחריות על ארגון ישיבות הנהלה, כולל הכנת חומרים וכתיבת פרוטוקולים

מיקום: נתניה
התפקיד כולל:
ניהול אדמיניסטרטיבי ואישי מקיף של לשכת היו"ר והמנכ"ל
תיאום וניהול יומנים מורכבים ורבי משתתפים
ארגון ישיבות, הזמנת כיבוד ושתייה וניהול חדרי ישיבות
מענה טלפוני והתכתבויות שוטפות בעברית ובאנגלית מול גורמים בכירים בארץ ובחו"ל
טיפול בהזמנות רכש, ציוד משרדי ועבודה מול ספקים
ניהול לו"ז אישי, תרומות, תשלומים וקופה קטנה
תיאום נסיעות לחו"ל וטיפול במשלחות ובאורחים מחו"ל

- טיפול בנושאים אישיים של המנכ"ל
- תמיכה אדמיניסטרטיבית לחברי הנהלה בכירים 
- ניהול מספר יומנים במקביל
- טיפול בתשלומים דיגיטליים
- הזמנות כרטיסי טיסה כולל בתי מלון
- ביצוע בדיקות בתשלומים נלווים וכו'  
- טיפול בחדרי ישיבות כולל הזמנת כיבוד

ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של המשרד.
פיתוח והובלת פרויקטים - משלב החזון, דרך בניית תכנית עבודה ותקציב, ועד בקרת ביצוע.
ניהול קשר רציף מול מנהלי/ות משאבי אנוש ובתי ספר.
עבודה מול ספקים, נותני שירות וצוותי הפקה.
ניהול מספר משימות במקביל ועמידה בלוחות זמנים.
דרישות התפקיד (השכלה, יכולות וניסיון קודם)
תואר ראשון ממוסד אקדמי מוכר -יתרון.
רישיון נהיגה ורכב - חובה.
שליטה מלאה ביישומי מחשב ותוכנות Office - חובה.
יודעים לעבוד בCanva? זה ממש פלוס אצלנו!
ניסיון בעבודה עם כלי AI - יתרון משמעותי.
היכרות עם עולם ההפקות והאירועים - יתרון משמעותי.
אמינות, מקצועיות, דייקנות, סדר וארגון.
יצירתיות, יוזמה ומעוף.
יכולת עבודה עצמאית, יסודית ומאומצת.
תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מצוינים.
כושר ביטוי מעולה בכתב ובע"פ.
הערות
מה תקבל/י אצלנו?
סביבת עבודה צעירה, דינמית ומגוונת, הרבה מקום להתפתח וללמוד -
וגם שכר מתגמל במיוחד!??

תחומי אחריות עיקריים:
מענה לפניות נכנסות(טלפון, וואטסאפ, מייל, טפסים מהאתר)
סינון והבנת צרכי הלקוח
תיאופ פגישות לאנשי השטח/מתקינים
מעקב אחרי לקוחות פתוחים עד הסגירה
מכירות פנים והצעות מחיר:
הכנת הצעות מחיר למערכות סולאריות(לפי תבנית והנחיות)
שליחת הצעות מחיר ומעקב אקטיבי
עבודה מול ספקים/קבלני משנה לקבלת מחירים
עדכון סטטוס והצעות במערכת
תתקבל הדרכה מלאה!

ניהול כלל הנושאים האדמיניסטרטיביים הקשורים לעבודה מול מנכ"ל החברה והנהלת החברה
ניהול לשכת מנכ"ל ( ניהול יומן, תיאום פגישות, זימון ישיבות פרונטליות וזום, ישיבות הנהלה ודירקטוריון, הזמנת כיבוד, הזמנת ציוד משרדי וכד')
? הפקת דוחו"ת, בקרה ותפעול (למשל, דו"ח ספקים, מעקב חיובי אשראי, קופה קטנה, החזרי נסיעות)
? הכנת מצגות וחומרים לישיבות
? תיאום פגישות וביקורים בארץ ובחו"ל, תיאום נסיעות עסקיות (לרבות הזמנת טיסות ומלונות לכל עובדי החברה)
? התנהלות מול ממשקים פנים וחוץ ארגוניים
? ארגון וטיפול באורחים חיצוניים
? סיכומי דיון ומעקב אחר ביצוע משימות
? טיפול בנושאים אישיים
? תמיכה בהנהלת החברה בנושאים שוטפים
? תמיכה ומעורבות בפרויקטים חוצי ארגון מול ממשקים שונים (למשל - תרומה לקהילה, פעילות התנדבותית, תערוכות בחו"ל וכד')