תאור תפקיד:
אחריות כוללת על ניהול שוטף ויעיל של המשרד, מתן שירותי אדמיניסטרציה איכותיים לעובדי החברה ולמנהלים, ניהול צוות המשק, ותמיכה בכלל הפעילות הלוגיסטית והארגונית של החברה.
תחומי אחריות מרכזיים:
1. גיבוש, עדכון ואכיפה של נהלי מזכירות ואדמיניסטרציה.
2. איוש עמדת הקבלה והמענה הטלפוני במהלך שעות הפעילות, וטיפול בדואר נכנס ויוצא.
3. קבלת אורחי החברה ומתן שירות אדיב ומקצועי.
4. תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת לעובדי החברה ולמנהלים.
5. תיאום והפקת כנסים, ישיבות, הדרכות ואירועים פנים-חברתיים.
6. תיאום טיסות, לינות ונסיעות עסקיות לעובדי החברה.
7. אחריות על תחזוקת המשרד, ניקיון, סדר וארגון סביבת העבודה.
8. ניהול צוות המשק, הדרכתו ופיקוח על עבודתו.
9. ניהול ובקרה תקציבית בתחומי רכש ציוד משרדי, אירוח וכיבוד, שליחויות, דואר והובלות.
10. תחזוקה ועדכון שוטף של מאגרי המידע הארגוניים (עובדים בארץ ובחו"ל).
11. ייזום שיפורים בתהליכי עבודה והטמעתם במערכות הארגון.
דרישות:
השכלה: אקדמית - יתרון
לפחות 5 שנים ניסיון בעבודות אדמיניסטרציה
תוכנות: MS Office, פריוריטי
שפות: אנגלית ברמה גבוה, שפות נוספות יתרון משמעותי
יכולות אישיות: תודעת שירות גבוהה, יכולות לעבוד עם ממשקים רבים, אחריות, יוזמה, סדר וארגון, מסירות, אכפתיות, גישה
חיובית, סבלנות וסובלנות המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.