דרושים » רכש ולוגיסטיקה » רכז /ת תפעול בחברה גדולה

תפעול סביבת העבודה במטה החברה, תוך דגש על יעילות תפעולית ושירות לעובדים.
התפקיד כולל עבודה ותיאום מול ספקים וגורמים פנימיים, ומתן מענה יומיומי לצורכי העובדים.
 
תחומי אחריות:
תפעול שוטף של צרכי משרד המטה: ניקיון, ציוד משרדי, מטבחונים, קפה, אזורים ציבוריים וחדרי ישיבות.
טיפול בבקשות שירות, תיאום מול צוות אחזקה, ניקיון, ביטחון ושאר ספקי שירות.
ניהול מלאי שוטף של ציוד משרדי, מטבחונים וחומרי ניקיון.
תפעול הצעות מחיר, מעקב אחר הזמנות וחשבוניות.
סיוע בבניית נהלים, תקציב שנתי, מומ מול ספקים, בקרה על הסכמים וחוזים.

תיאור התפקיד:
אחריות כוללת לניהול ותפעול סביבת העבודה במטה החברה, תוך דגש על יעילות תפעולית וחווית העובדים. התפקיד כולל עבודה עם ספקים, קבלנים, עובדים ומנהלים בכירים, וניהול מגוון תחומים.
תחומי אחריות עיקריים:

ניהול בניין ומערכות: תחזוקה מונעת ושוטפת, בקרה על מערכות חשמל, מיזוג, מים, בטיחות אש ובקרת מבנה.
ניהול סביבת עבודה: משרדים, ניקיון, ציוד משרדי, גינון, חניון וכיו"ב.
ניהול צי רכב: ניהול קציני בטיחות הרכב, תפעול ותחזוקת צי הרכב של החברה, ביטוחים, רישוי, מערכות בקרה והתקשרות עם חברות ליסינג.
תכנון וניהול פרויקטים: שיפוצים, מעבר משרדים, הרחבות והתאמות, לפי צרכי החברה.
בטיחות וביטחון: אחריות על יישום נהלי בטיחות וביטחון במטה החברה.
תקציב ובקרה: בניית תקציב שנתי, מומ מול ספקים, בקרה על הסכמים וחוזים.

התפקיד כולל אחריות מלאה על תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת למנכ"ל ולצוות הנהלה בכיר, ניהול יומן, תיאום פגישות, הזמנת כיבוד, סיוע בניהול עומסים ומשימות, ומתן מעטפת שירות כוללת המאפשרת עבודה יעילה, מסודרת ומקצועית של הנהלת החברה.
העבודה במשרדי החברה בבנין מניבים בכפר סבא בין השעות 08:30-17:30 וזמינות טלפונית/הודעות מעבר לשעות העבודה, ברמת סבירות.
1 ניהול יומן מנכ"ל
ניהול ותיאום פגישות מורכבות ורבמשתתפים.
בקרה על עומסים וקדימויות.
תיאומי לו"ז מול לקוחות, ספקים, שותפים עסקיים ומנהלים פנימיים.
הכנת החדרים והלוגיסטיקה לפני כל פגישה.
2 מענה טלפוני וקבלת אורחים
מענה שוטף לטלפונים נכנסים ללשכת המנכ"ל.
סינון פניות והפנייתן לגורמים הרלוונטיים.
קבלת אורחים, לקוחות וגורמי הנהלה בכירה.
3 ניהול תקשורת ושגרות עבודה
מעקב אחר משימות פתוחות של המנכ"ל וממשקי עבודה.
הזנת פרטים במערכות, ריכוז עדכונים, הכנת תזכורות.
4 ניהול אדמיניסטרטיבי של הלשכה
ניהול ציוד משרדי והזמנות.
אחזקה בסיסית של סביבת העבודה (חדרי ישיבות)

לחברה מובילה בתחום המסעדנות וברי היין דרושה מנהל /ת משרד תפעולית, מאורגן/ת ובעל/ת כישורי ניסוח מצוינים. התפקיד כולל ניהול שוטף של המשרד, עבודה מול ספקים, הזמנת ציוד, ניהול מלאים ותחזוקה. בנוסף, התפקיד כולל אחריות תפעולית מול מנהלי סניפי החברה, תיאום משימות מול מנהלים בשטח, פתרון בעיות ומעקב אחר ביצוע.המשרה כוללת ניסוח וכתיבה של מכתבים, חוזים, נהלים ותקשורות פנים-ארגוניות, וכן ניהול יומנים ותיאום פגישות עבור ההנהלה. חלק מהתפקיד הוא סיוע למנהלת חשבונות בטיפול בחשבוניות, מעקב תקציבי.כמו כן נדרשת אחריות על תהליך קליטת עובדים חדשים, ארגון ישיבות ואירועי חברה, ומתן מענה טלפוני.

רכז/ת מתקנים (Facilities Coordinator) 1936 לקיבוץ גליל ים
רכז/ת המתקנים אחראי/ת על תפעול יומיומי של מתקני האתר, תוך מתן שירות ללקוח, וניהול משימות אדמיניסטרטיביות, ולוגיסטיות. התפקיד כולל עבודה צמודה עם הרכז הטכני (Technical coordinator), תיאום ספקים, ניהול מקומות ישיבה, אירוח ושיפור חוויית העובדים, לצד תמיכה בתוכניות בטיחות ועמידה בדרישות החוק והלקוח.
פיקוח על 7 פקידי קבלה ב-4 אתרים שונים, תוך שמירה על סטנדרטים אחידים.
עבודה מאזור הקבלה לניהול פעילות הדלפק ומתן תמיכה מיידית.
תיאום שירותים ומתן תמיכה לאורחים ולעובדים.
ניהול של הסכמי שירות בתחומים רכים, כולל מעקב בפועל (ניקיון, שמירה, גינון וכו).
קבלת הצעות מחיר, ניהול מומ ותיאום לוחות זמנים עם ספקים.
פתיחה וסגירה של קריאות שירות במערכת (SS Tickets).
ביצוע סיורים לשמירה על ניקיון, סדר ועמידה בסטנדרטים.
טיפול מיידי בליקויים ושמירה על הרמה הנדרשת.
הכנת דוחות ביקורת ותיעוד שלהם.
תפקוד כ"שגריר/ת בטיחות" (EHS Champion)

דרוש/ה מנהל /ת משרד ועוזר/ת מנכ"ל בתל אביב-רמת החייל!

במסגרת התפקיד: תפעול שוטף של המשרד, מענה טלפוני, טיפול במיילים, סיוע לצוות, הזמנת ציוד משרדי וניהול ספקים, אחריות על תיאומים לוגיסטיים ופגישות פנים וחוץ. ניהול יומן ותיאום פגישות של המנכ"ל, הכנת חומרים, מצגות, ודוחות לפגישות הנהלה, מעקב אחר ביצוע משימות ופרויקטים, מעורבות בפרויקטים חוצי-ארגון בהתאם לצורך, שיפור וייעול תהליכי עבודה משרדיים ותפעוליים.

ימים ושעות העבודה: 17:00-8:00.
שכר: נא להעביר ציפיות שכר.