ניהול וארגון יומן ופגישות של ס. מנהל האגף לניהול פרויקטים ושל מנהלי הפרויקטים הכפופים אליו.
מענה טלפוני לספקים/קבלנים/מפקחים ועובדי האגף תאום והפניה לגורמים הרלוונטים בבית החולים.
קבלת חשבונות והצעות מספקים ובדיקה מול המערכת.
ביצוע הזמנות ודרישות במערכת ה- SAP
הכנת פקודות תשלום (מיגו) ב- SAP
מעקב וניהול סטטוסים של אישורי ועדה, דרישות רכש, הזמנות והגדלות במערכת.
שליטה בנתוני פרויקטים, כולל מספרי תקציב. וסטטוס ועידכונים ב-MONDAY.
הפקת דוחות ב- SAP לפי הנחיות המנהל.
הדפסת תכתובות הנדרשות ע"י המנהלים.
השתתפות בוועדות בהתאם למינויים רלוונטים בהתאם להחלטות הנהלה או הנהלת אגף.
רישום והפצת פרוטוקולים וסיכומים ע"פ הצורך.
גיבוי ומתן מענה ליחידות אחרות באגף בזמן העדרות מזכירה באגף על פי דרישות סגנית מנהלת מחלקת מנהל האגף.
הכנת מצגות של פעילות המחלקה והאגף בנושאי פרויקטים.
דרישות:
השכלה תיכונית חובה
ידיעת השפה העברית על בוריה קריאה, כתיבה ודיבור
ניסיון בניהול משרד 3 שנים לפחות חובה
יכולת עבודה בצוות רב מקצועי
כושר תכנון ניהול וארגון המשרד
יכולת לקיים יחסי אנוש טובים עם הצוות
יכולת להפעיל שיקול דעת
הכנת מצגות לשימוש המחלקה בהתאם לדרישת מנהל המחלקה
שליטה מלאה ב- Word, Excel, SAP, Monday,Canva, Power Point, Outlook המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.