דרושים » כספים וכלכלה » רכז /ת תקצוב ודיווח-הרשות למחקר ופיתוח

סיוע אדמיניסטרטיבי לחוקרים ולסטודנטים במכון לפיזיקה יישומית, ובכלל זה:
מתן שירותים אדמיניסטרטיביים לחוקרי המכון, לצוות המנהלי ולסטודנטים.
טיפול בתקצוב העסקת עובדים במעבדות המחקר של המכון.
הכנת דוחות כספיים וסיוע בניהול ובקרה של מענקי המחקר מול הרשות למו"פ.
הזמנת שירותים וציוד מספקי פנים ומספקי חוץ, טיפול בתשלומים, החזר הוצאות ומעקב אחר ביצוע.
טיפול במינויים ובמלגות לסטודנטים ופוסט-דוקטורנטים.
טיפול בבקשות נסיעות של החוקרים והסטודנטים לכנסים בארץ ובחו"ל.
טיפול במרצים, פוסט-דוקטורנטים ודוקטורנטים אורחים מחו"ל בכל נושא הקליטה והשהות.
ארגון ותיאום כנסים מחקריים ואירועים אקדמיים בינלאומיים.
עדכון והעלאת תכנים לאתרי האינטרנט וטיפול בפרסומים.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

סיוע לחשב הפקולטה בתפעול השוטף של משרד החשבות, ובכלל זה:
סיוע בביצוע בקרה על מערכת התשלומים והתקבולים, על המערכת החשבונאית ועל הדיווח הכספי של הפקולטה.
סיוע בהכנת דו"חות ביצוע תקציביים חודשיים.
סיוע בניהול, מעקב ופיקוח שוטף על ניצול תקציבי הפקולטה.
סיוע בהכנת דו"חות סטטיסטיים והצגתם, כולל ניתוח נתונים ע"פ פרמטרים שונים.
סיוע בתקצוב הכנסות מגורמים שונים, תיעודן ומעקב אחריהן.
מתן ייעוץ ושירות בנושאי מערכת הכספים.
סיוע בריכוז רכישות, טיפול בהזמנות רכש וקשר עם ספקים.
עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת כגון: תיוק, צילום, סריקות ועוד.
משימות נוספות בהתאם להוראת הממונים.

השתתפות בקביעת מדיניות המכון ופיקוח על ביצועה.
בניית תקציב, ניהולו השוטף, דיווח והכנת דו"חות לגורמי פנים ולמממנים (באנגלית).
קשר רציף עם המוסד התורם לעדכונים הדדיים לגבי אירועים ופעילות שוטפת.
אחריות על מערך כ"א האקדמי והניהולי במכון שילוב פוסט-דוקטורנטים בהוראה ביחידות הפקולטה, קליטת עוזרי מחקר, תלמידי מוסמך, דוקטורנטים ופוסט-דוקטורנטים ואורחים מהארץ ומחו"ל, טיפול בחוקרים ובמרצים אורחים של המכון.
אחריות על כוח האדם המנהלי של המכון כולל טיפול בהעסקת סטודנטים לפי שעות.
טיפול בנושא נסיעות לחו"ל של כל הצוות.
ארגון כנסים בינלאומיים, טקסים, ימי עיון, הרצאות אורח, סיורים ועוד.
שיווק בערוצים דיגיטליים שונים ואחריות על אתר האינטרנט.
טיפול במלגות של צוות המכון החל משלב פרסום קולות קוראים של המלגות, הכנת תיקי מועמדים לדיון, קליטת המועמדים הנבחרים, חישוב גובה המלגות, טיפול בטפסים.
אחריות על התחזוקה השוטפת של חדרי המכון כולל רכישת הציוד הנדרש ותפעול חדר הישיבות של המכון.

ריכוז וטיפול בפניות תלמידי בוגר בשנה ג' בחוג למשפטים ובכלל זה: סיוע ברישום לקורסים, מתן מידע על תכנית הלימודים (מתן אישורים לראיונות ולהתמחות ועוד).
קבלת קהל ומתן מידע לסטודנטים בנושאי הוראה ותלמידים.
טיפול והכנסת שאלוני בחינות למערכת מודל בחינות.
אישור ציוני קורסי בחירה וסמינרים במערכת האורביט, כולל ניהול בקשות להארכת זמן וטיפול בערעורים.
מעקב אחר התקדמות הסטודנטים בהתאם לדרישות התואר.
ריכוז פניות ותמיכה במערכת האורביט מול גורמים אחרים במזכירויות החוגים של משפטים וקרימינולוגיה.
עבודה משרדית שוטפת במזכירות תלמידים: מענה לפניות טלפוניות ופניות בדוא"ל ממרצים וסטודנטים והפקת דוחות נתונים.
סיוע בארגון טקסים ואירועים של הפקולטה.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

מעקב ובקרה אחר תקציבי השותפות והקהילה בישראל אל מול הסוכנות ואל מול המגבית, הפדרציה והארגונים.
טיפול בחוזים מול ספקים ומקבלי תמיכות, תשלומים והתקשרויות.
עבודה במערכת הכספית- ERP ומערכות דומות.
איסוף מידע ונתונים בנוגע לפעילויות והכנת דיווחים כנדרש, כולל הכנת דוחות בעברית ובאנגלית במערכת CRM ומערכת AT ו BBEC.
סיוע בניהול קשרי צוות השותפויות והפדרציה עם שותפים וגורמי חוץ שונים.
ריכוז חומרים עבור ישיבות והכנת פרוטוקולים כנדרש.
ניהול משרד: ניהול יומן, טיפול בדואר, תיוק מסמכים, מענה לטלפונים, תיאום פגישות, קשר עם ספק