דרוש/ה מזכיר/ה באגף אירועים.
תואר התפקיד:
מזכירה באגף אירועים.
תקופת ניסיון:
שנתיים.
תיאור התפקיד:
טיפול אדמיניסטרטיבי באירועים שוטפים ותקופתיים בהתאם לתוכנית העבודה והנחיות הממונים. ניהול משרד האירועים כולל מכירת כרטיסים למופעים, מענה טלפוני ופרונטלי לפניות תושבים/עובדים, עבודה בצוות האירועים ולקיחת חלק במשימות שוטפות כולל סיוע באירועים בהקמה ובזמן אירוע. מתן שירותי מזכירות כולל טיפול ביומן, תיאום פגישות ותיאומים טלפוניים, מתן מענה טלפוני ופרונטלי לפניות פנים וחוץ. לרבות הקלדות, ביצוע הזמנות רכש וטיפול בחוזים, כתיבת פרוטוקולים והפצתם, מעקב ובקרה אחר תהליכים ומשימות.
עבודה שוטפת בממשק עם יחידות העירייה השונות וסיוע בתיאום עבודה עם גורמי בטחון, חברות חיצוניות, מפיקים, ספקי שירות וקבלנים. סיוע בטיפול בדוחות אירוע, דוחות נוכחות, תיאומים מול משרדי הפקה, הזמנת טיסות, לינות והסעות, וכל תיאום הקשור למופעים ואירועים. ביצוע כל מטלה המנותבת ע"י הממונה מעבר למטלות השוטפות, בהתאם לצרכים המשתנים, תוך הקפדה על עמידה בכל ההחלטות והפעולות לחוקים, לצווים ולנהלים התקפים בשירות הציבורי בכלל, בשלטון המקומי וברשות המקומית בפרט.
היקף משרה:
משרה מלאה. נכונות לעבודה בשעות לא שגרתיות בהתאם לצורך כולל שישי שבת ונוכחות באירועי ערב בהתאם לדרישות הממונה.
תנאי שכר:
בהתאם להסכמי שכר עפ"י חוקת העבודה בשלטון המקומי: מתח הדרגות לתפקיד המוצע 7 עד 10+ בדרוג מינהלי (כולל ד. אילתית) עפ"י מסלולי הקידום של מרכז שלטון מקומי.
בתפקיד משמשת מ"מ.
גלובס. תאריך הגשת המועמדות: 3.8.25 12:00.
דרישות:
השכלה:
12 שנות לימוד חובה.
ניסיון מקצועי:
שנתיים ניסיון מוכח כפקידה/מזכירה בארגון ציבורי.
ניסיון מקצועי מוכח ומוצלח בתחומים בעלי זיקה למטלות התפקיד יתרון.
ידע וניסיון מוכח בעבודה בסביבה ממוחשבת ושליטה בכל תוכנות אופיס.
רישיון נהיגה חובה.
כישורים אישיים:
אמינות ומהימנות, יכולת ארגון ותכנון, תיאום ופיקוח, כושר ריכוז וטיפול במספר נושאים במקביל, רהיטות בביטוי בכתב ובעל פה, קפדנות ודייקנות בביצוע, ייצוגיות ושירותיות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.