דרושים המרכז האקדמי רופין

אחריות כוללת על התפעול השוטף של המעונות מבחינת איכלוס, שגרת מגורים ומסירה בסיום.
עדכון נהלים וקריטריונים בהתאם למדיניות ההנהלה.
אחריות על מחזורי הרשמה ועמידה בהכנה לקראת הפינוי והאכלוס כולל בדיקת זכאות, עמידה
בתנאי קבלה ומעקב על חוזים וכו'.
שיבוץ סטודנטים כולל טיפול בבקשות ייחודיות
אחריות על טיפול בבעיות משמעת ואכיפת החוזה והתקנון בשיתוף הגורמים הרלוונטיים.
אחריות על מידע ופרסום כל הקשור למעונות, כולל חוזים ותקנון.
אחריות על מערך הגביה מהדיירים והכנת תקציב ומעקב שוטף על רכישות שוטפות.
שיתופי פעולה עם מחלקות שונות לרבות נותני שירות.
ארגון פעילויות תרבות ורווחה לדיירים

אחריות על אתר האינטרנט של הספרייה - אפיון האתר, התאמתו לצרכי הספרייה ולמשתמשים, עדכון שוטף של המידע המוצג בו ותמיכה בכלי החיפוש (פרימו).
פיתוח וכתיבה תוכניות הדרכה בתחום אוריינות מידע כולל כלי בינה מלאכותית, ותמיכה בלומדות קיימות של הספרייה.
הנגשת שירותי הספרייה למשתמשים/ות דרך רשתות חברתיות: אינסטגרם, פייסבוק, יוטיוב וכדומה.
מתן שירותי יעץ ומידע - סיוע למרצים/ות, חוקרים/ות וסטודנטים/ות בחיפוש מידע במאגרי מידע אלקטרוניים, בקטלוגים ובאינטרנט.
מתן הדרכות אישיות/קבוצתיות - הדרכת קבוצות סטודנטים/ות להתמצאות בספרייה וחיפוש בקטלוג ובמאגרי מידע מקוונים. העברת סדנאות לחיפוש מידע במסגרת קורסים אקדמיים.
התעדכנות שוטפת במאגרי מידע, תוכנות וטכנולוגיות מידע.
משמרות בדלפק ההשאלה.
השתתפות בפרויקטים של הספרייה.
מטלות נוספות בהתאם לצורכי הספרייה.

בתכנון, הפקה, ניהול וביצוע של כלל הכנסים, האירועים והטקסים המתקיימים במרכז האקדמי רופין.
בניית לוח אירועים שנתי, ניהולו וסנכרון בין המחלקות, הפקולטות והגורמים השונים במרכז.
עבודה שוטפת עם גורמים אקדמיים ברמת הפקולטה וכלל רופין בבניית כנסים מקצועיים ואקדמיים תוך שילוב גיבוש הקונספט והתוכן ועד להפקה ולביצוע.
אחריות כוללת על הפקת טקסים ואירועים מרכזיים, בהם טקסי מצטיינים, טקסי הענקת תארים ואירועים וכנסים מוסדיים גדולים תוך ניהול האירועים בפועל בשטח, משלב ההיערכות וההקמה ועד לסיום האירוע ופירוקו. תוך אחריות על נראות ועיצוב האירועי
ניהול ממשקי עבודה מול הנהלת המרכז, סגל אקדמי ומנהלי, יחידות ומחלקות שונות בארגון.
עבודה מול ספקים ונותני שירות, לרבות איתור ספקים, קבלת הצעות מחיר, ניהול משא ומתן, רכש, התקשרויות ובקרה תקציבית.
ניהול מספר רב של פרויקטים במקביל, תוך עמידה בלוחות זמנים, תקציבים ויעדים ומתן מענה מהיר לשינויים ולאתגרים בשטח.
עבודה במערכות ERP ובמסגרת תהליכי הרכש וההתק

ניהול לשכת מנכ"לית:
מתן מענה אדמיניסטרטיבי כולל למנכ"לית המרכז האקדמי רופין בכלל זה:
ניהול יומנים כולל תיאום פגישות מרובות משתתפים מול גורמים פנים וחוץ ארגוניים, ניהול אופרטיבי של המשרד,
מענה טלפוני ופרונטאלי, אירוח וקבלת אורחים, הכנת חדרי דיונים לקראת ישיבות וסיוע לוגיסטי נוסף.
הכנת וריכוז חומרים לפגישות כולל מצגות, מסמכים, כתיבת סיכומים ופרוטוקולים.
ניהול, מעקב ובקרה אחרי משימות ופרויקטים שהמנכ"לית מנחה, בארגון ומחוצה לו.
משימות נוספות בהתאם לצרכי התפקיד ולהנחיות המנכ"לית.

תמצית עיקרי התפקיד:
שירות לסטודנטים, בוגרים וסגל הוראה: טיפול שוטף בסטודנטים בנושאים הנוגעים למהלך לימודיהם, לרבות טיפול שוטף במערכות השעות-ביטול/השלמות מפגשים, הפקת דוחות ומעקב אחר התניות אקדמיות, עדכון שעות סגל, אישורים מיוחדים, מבחנים, שיבוץ לקורסים, טיפול בטפסי זכאות לתואר, טיפול בציונים וכו'.
עזרה בארגון אירועים במחלקה ובפקולטה כגון: טקסי מצטיינים, טקסי הענקת תארים, ימי עיון וכו'.
מתן שירותי מזכירות לראש מנהל וראש מחלקה.
עבודה מול גורמים שונים - מדור בחינות, מחלקת שכר לימוד, דקאנט הסטודנטים ועוד.
כל משימה נוספת במסגרת התפקיד.

מנהל /ת מרכז ייעוץ והרשמה י/תהיה אחראי/ת על הובלת מערך גיוס הסטודנטים של המכללה, ניהול מקצועי של שירותי הייעוץ, ההרשמה והקבלה בהתאם למדיניות ההנהלה של המכללה כמוסד אקדמי ציבורי. התפקיד כולל ניהול צוותים מקצועיים, הובלת תהליכי גיוס, פיתוח וייעול תהליכי עבודה כולל שימוש בכלים טכנולוגיים, הובלת ממשקי עבודה פנים וחוץ ארגוניים, אירועי גיוס מרכזיים, שותפות מרכזית בפעילות השיווק ואחריות על מערך הנתונים והדיווח הניהולי.

קליטת סטודנטים ומתן שירות לסטודנטים ולסגל אקדמי.
תפעול המערכת האקדמית: טיפול בתיקי הסטודנטים, בנייה ואחריות על תפעול שוטף של מערכת השעות, בחינות וציונים, הפקת אישורי זכאות לתואר. שיבוץ מרצים, מתרגלים ובודקי מטלות בהתאם לתכנית הלימודים האקדמית, מעקב שוטף ועוד.
אחריות תפעול המערכת למסלול לימודי היום והערב, כולל הנגשת שירותי המנהל לשני המסלולים.
תיאום וריכוז ועדות, מפגשי סגל, ישיבות וכו'.
תמיכה מנהלית ושירות אדמיניסטרטיבי לראש המחלקה וראשי התחומים.
אחריות על הכנה וניהול תקציב שנתי של תכנית הלימודים.
ניהול צוות עובדים.
טיפול בדרישות המועצה להשכלה גבוהה.
טיפול באירועים וטקסים של המחלקה.
מטלות נוספות שיוגדרו על פי צרכי הפקולטה.