דרושים קבוצת הדרך הירוקה

מטרת התפקיד
ניהול מקצועי, יעיל ודיסקרטי של לשכת המנכל/ית, תמיכה שוטפת בעבודת המנכל/ית והבטחת תיאום, בקרה ומעקב אחר החלטות ומשימות מול גורמי פנים וחוץ.
תחומי אחריות מרכזיים
ניהול לשכת המנכל/ית וסדר היום, לרבות תיאום ותיעדוף פגישות, ישיבות ומחויבויות.
מעקב ובקרה אחר משימות, החלטות ובקשות של המנכל/ית ומעקב אחר ביצוע.
היערכות לפגישות ולדיונים עם גורמי פנים וחוץ: ריכוז נושאים, הכנת חומרי רקע, מצעים לדיון ומצגות.
ריכוז עבודת הוועד המנהל ויור העמותה: תיאום ישיבות, גיבוש סדרי יום, הפצת חומרים, כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר החלטות.
הכנת ישיבות, לרבות תיאום משתתפים, חומרים נלווים וסידורים תפעוליים.
כתיבת סיכומי ישיבות, הפצתם ומעקב אחר יישום ההחלטות.
ניהול מידע, מסמכים ותכתובות הקשורים לפעילות המנכל/ית, תוך שמירה על סדר, זמינות ודיסקרטיות.
טיפול בפניות המגיעות ללשכה ולארגון, ניסוח מענה, ניתוב לגורם המתאים ומעקב אחר הטיפול.
תיאום ביקורים, פגישות ואירועים משמעותיים הקשורים לפעילו

דרוש/ה עוזר/ת אישי/ת ומנהל/ת משרד למשרד רו"ח בתל אביב
התפקיד דורש יכולת להחזיק מספר רב של משימות במקביל, סדר ודיוק ברמה גבוהה מאוד, אחריות אישית, דיסקרטיות מלאה ויכולת להיות יד ימין אמיתית של בעלי המשרד - מקצועית ואישית כאחד.

תחומי אחריות:
ניהול ותפעול שוטף של כלל פעילות המשרד: אחריות מלאה על סדר, ארגון ותפקוד יומיומי של המשרד. עבודה מול ספקים, הזמנות ציוד משרדי וניהול מלאי, טיפול בתקלות משרדיות ותיאום מול אנשי מקצוע בעת הצורך, אחריות על סביבת עבודה נעימה, מסודרת ומתפקדת.
ניהול יומן מורכב ודינמי - 3 יומנים. תזכורות ומעקב אחר משימות, תיאום נסיעות, הזמנות וסידורים אישים של בעלי המשרד
הנהלת חשבונות ואדמיניסטרציה פיננסית, הכנת חשבונות ללקוחות, עבודה מול חברות ביטוח, עיריות ועוד, גבייה שוטפת מלקוחות (חלק קטן בתפקיד), עבודה מול בנקים ומעקב אחרי תזרימים, טיפול בתשלומי חשבונות - כמו, ארנונה, חשמל ועוד.
קשרי לקוחות ושירות, מענה טלפוני ומיילים, טיפול בלקוחות המשרד ברמת שירות גבוהה, עבודה מול ממשקים פנימיים וחיצוניים
סיוע אישי לבעלי המשרד, ניהול ותיאום משימות אישיות לצד מקצועיות, טיפול בסידורים אישיים לפי הצורך

תנאים
משרה מלאה בתל אביב - המשרד ממוקם ליד רחוב הארבעה.
ישנה גמישות לימים קצרים וארוכים.
שכר יקבע בהתאם לכישורים וניסיון + נסיעות וקרן השתלמות.

ניהול לשכת מנכ"לית:
מתן מענה אדמיניסטרטיבי כולל למנכ"לית המרכז האקדמי רופין בכלל זה:
ניהול יומנים כולל תיאום פגישות מרובות משתתפים מול גורמים פנים וחוץ ארגוניים, ניהול אופרטיבי של המשרד,
מענה טלפוני ופרונטאלי, אירוח וקבלת אורחים, הכנת חדרי דיונים לקראת ישיבות וסיוע לוגיסטי נוסף.
הכנת וריכוז חומרים לפגישות כולל מצגות, מסמכים, כתיבת סיכומים ופרוטוקולים.
ניהול, מעקב ובקרה אחרי משימות ופרויקטים שהמנכ"לית מנחה, בארגון ומחוצה לו.
משימות נוספות בהתאם לצרכי התפקיד ולהנחיות המנכ"לית.

ניהול שוטף ואדמיניסטרטיבי של המשרד.
ניהול יומנים ותיאום פגישות עבור מנהלת החברה וראשי הצוותים.
טיפול ומענה למכרזים, לרבות ריכוז מסמכים, מעקב אחר דרישות ומועדי הגשה.
רישום החברה למאגרי ספקים, יועצים וגופים ציבוריים ומעקב אחר חידושים ועדכונים.
הכנת מסמכים, מצגות, דוחות וטבלאות בהתאם לצורכי החברה.
סיוע בהכנת כתבי כמויות ומסמכים מקצועיים.
עבודה שוטפת מול לקוחות, ספקים, רשויות, גופים ציבוריים וגורמים מקצועיים.
מענה טלפוני וטיפול בפניות, תוך מתן שירות מקצועי ואדיב.
מעקב אחר משימות אדמיניסטרטיביות ותמיכה שוטפת בפעילות הנהלת החברה וצוותי התכנון.