דרושים » אדמיניסטרציה » מזכיר /ת סמנכ"ל לחברה גלובלית, פתח תקווה

חברת גדולה בתחום בריאות ואיכות חיים שהיא חלק מקבוצת חברות במגזר הרפואי
קולטת עוזר/ת מנכ'ל ומנהל/ת פרויקטים.
כפיפות ישירה למנכל החברה.

מטרת התפקיד:
-סיוע שוטף למנכל בקידום סדרי העדיפויות הארגוניים, ריכוז והנעת משימות ותהליכים חוצי ארגון.
-הובלת תחומים בהתאם להחלטת ההנהלה, מעקב אחר יישום החלטות הנהלה.
-מתן תמיכה מקצועית בתהליכים אסטרטגיים, ניהוליים ורגישים.

תחומי אחריות:
-עבודה שוטפת וצמודה למנכל וריכוז הנושאים המצויים על סדר יומה.
-תרגום החלטות והנחיות לתוכניות עבודה, משימות ולוחות זמנים.
-הובלת פרויקטים ותהליכים חוצי ארגון משלב התכנון ועד להשלמת הביצוע.
-מעקב ובקרה אחר יישום החלטות הנהלה, עמידה ביעדים וסגירת משימות.
-הנעת מנהלים וממשקים לקידום משימות בהתאם לסדרי העדיפויות הארגוניים.
-הכנת חומרים מקצועיים לקראת דיונים, ישיבות הנהלה ופגישות עבודה.
-השתתפות בישיבות, תיעוד עיקרי הדיון, ניסוח סיכומים ומעקב אחר ביצוע החלטות.
-כתיבה, עריכה והכנה של מסמכים, מצגות, דוחות וניירות עמדה ברמה גבוהה.
-ריכוז מידע ממספר גורמים, ניתוחו והצגתו באופן ברור ותמציתי לצורך קבלת החלטות.
-טיפול בנושאים רגישים ודיסקרטיים תוך הפעלת שיקול דעת ומתן מענה עצמאי.
-עבודה שוטפת מול הנהלת הארגון, מנהלים בכירים וגורמי פנים וחוץ.
-זיהוי חסמים והצפת פערים, סיכונים ונושאים הדורשים את מעורבות המנכל
-ביצוע משימות ופרויקטים נוספים בהתאם לצורכי הארגון.

איגוד ההתעמלות בישראל מחפש רכז/ת פעילות תחרותית למשרה מלאה, לתפקיד מגוון ומרכזי הכולל אחריות על תכנון, ריכוז, תיאום והוצאה לפועל של הפעילות התחרותית והמקצועית של האיגוד.
התפקיד כולל אחריות על תחרויות, אירועים, השתלמויות ומשלחות, עבודה שוטפת מול אגודות ומועדונים, בעלי תפקידים, ספקים וגורמים מקצועיים, לצד ניהול מערכות מחשוב ונתונים הנלווים לפעילות.
במסגרת התפקיד:
אחריות על תכנון שנתי של תחרויות, אירועים והשתלמויות בתיאום עם הגורמים המקצועיים.
ניהול ומעקב אחר רישום ספורטאים ותחרויות בארץ.
קשר שוטף מול אגודות ומועדונים בנושאי רישום, מועדי תחרויות וגבייה.
אחריות מקצועית וארגונית על תחרויות, אירועים והשתלמויות מקצועיות.
תיאום לוגיסטי של אירועי האיגוד ונוכחות באירועים, תחרויות, סמינרים והשתלמויות.
ניהול מסדי נתונים והטמעת מערכות מחשוב לניהול תחרויות.
הפקת דוחות, נתונים וסיכומי פעילות לגורמים השונים באיגוד.
עבודה מול ספקים ובעלי תפקידים בארץ ובחו"ל.
טיפול באירוח אנשי מקצוע מחו"ל.
טיפול בהיבטים האדמיניסטרטיביים והלוגיסטיים של יציאת נבחרות ישראל לתחרויות, מחנות אימונים ומשלחות בחו"ל.
התפקיד בכפיפות ישירה למנכ"ל איגוד ההתעמלות בישראל.

ניהול יומן מנכ"ל מורכב ודינמי, הכולל תיאום פגישות מרובות משתתפים מול גורמים בכירים, משרדי ממשלה, רגולטוריים ובעלי עניין
תכנון סדרי עדיפויות, תיעדוף משימות ומתן מענה לשינויים ועדכונים בזמן אמת
ניהול ממשקי עבודה שוטפים עם חברי הנהלה
הכנת חומרים לפגישות, ישיבות ודיונים, לרבות תיאומים לוגיסטיים.
מענה טלפוני וטיפול בפניות מגורמים פנים-ארגוניים וחיצוניים.
מעקב אחר משימות ובקרה על ביצוען.
טיפול במסמכים, תכתובות ודואר, תוך הקפדה על סדר, דיוק ודיסקרטיות.