דרושים » אדמיניסטרציה » רכז.ת אדמינסטרטיבי.ת לתחום קהילה וחוסן

דרוש/ה רכז/ת תפעול ואדמיניסטרציה - יחידת נגישות והתאמת הבית - דוברי רוסית
רוצה לקחת חלק בעשייה עם משמעות אמיתית ולעבוד בתפקיד שמשלב תפעול, שירות ואנשים?
זו הזדמנות להשתלב ביחידה שמובילה שינוי אמיתי בחייהם של קשישים וניצולי שואה.
ארגון חברתיהומניטרי הפועל בפריסה ארצית, ומוביל פעילות רחבה למען משפחות ויחידים המתמודדים עם מציאות מתמשכת של מחסור כלכלי וחוסר ביטחון תזונתי. הארגון מתמקד באיתור עודפי מזון, הצלתם והעברתם בצורה יעילה ומכבדת לאוכלוסיות הזקוקות לכך, תוך יצירת מערך לוגיסטי מתקדם ושיתופי פעולה עם עסקים, ארגונים ומתנדבים.
הפעילות משלבת עשייה בשטח לצד הובלת יוזמות חברתיות רחבות, במטרה לצמצם פערים ולהעניק סיוע מיידי לצד השפעה ארוכת טווח. הארגון פועל מתוך מחויבות לערבות הדדית, כבוד האדם ושוויון הזדמנויות, ומהווה גורם מרכזי ומשפיע בזירה החברתית בישראל.
מה כולל התפקיד?
התפקיד כולל אחריות על תיאום ותפעול הפעילות הארצית של יחידת נגישות והתאמת הבית, תוך עבודה שוטפת מול קשישים, משפחותיהם, קבלנים וגורמים פנים-ארגוניים.
במסגרת התפקיד:
מענה לפניות טלפוניות ותיאום ביקורי בית ועבודות שיפוץ
תפעול שוטף של מיילים וטיפול בפניות מגורמי פנים וחוץ
עדכון וניהול מידע במערכות CRM (Salesforce) - עבודה שוטפת
ביצוע שיחות תיאום ובירור צרכים מול קשישים ומשפחות
ניהול ותיאום עבודת מילגאי משרד (כחלק מהצוות) וביצוע שיחות משוב בעת הצורך
ביצוע שיחות יזומות עם נתמכים חדשים
תיאום יומן קבלנים ומעקב אחר ביצוע עבודות
סיוע במציאת פתרונות במקרים חריגים
הזמנת ציוד נלווה (ציוד סיעודי בסיסי וכדומה)
בנייה ותיאום של ימי פעילות מרוכזים
אפשרות ליציאה לשטח בהיקף מצומצם
מדובר בתפקיד דינמי הכולל ריבוי משימות במקביל, עבודה עם ממשקים רבים ואחריות תפעולית ושירותית גבוהה כחלק מצוות.
תנאי העבודה
משרה מלאה בהיקף של 182 שעות חודשיות (כ-9 שעות ביום), ימים א'-ה' בין השעות 08:00-17:00
יום עבודה אחד מהבית
עבודה ממשרדי הארגון בתל אביב
עבודה כחלק מצוות בכפיפות למנהל היחידה.

אחריות מנהלית כוללת לתפעולה השוטף של מזכירות הספרייה וסיוע למנהלת הספרייה, כולל: מתן שירותי אדמיניסטרציה למנהלת הספרייה, לרבות ריכוז חומר לישיבות והכנתו, תכתובת שוטפת, כתיבת פרוטוקולים, מעקב אחר ביצוע החלטות ויישומן. טיפול שוטף במכלול הנושאים האדמיניסטרטיביים כולל ניהול יומנים ותיאום פעילויות מנהלים. מתן שירות לסגל העובדים ולקהל לקוחות הספרייה. טיפול שוטף בנושאי כוח אדם של עובדי הספרייה. מעקב אחר תקציב הספרייה. טיפול בהזמנות רכש, הזמנות עבודה ובהוראות תשלום. סיוע בפרויקטים ואירועים מיוחדים, תערוכות, כנסים, ימי עיון והרצאות. תכתובת שוטפת בשפות עברית ואנגלית עם מגוון גורמים, בארץ ובחו"ל. ניהול קשר עם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה. ביצוע מטלות נוספות ע"פ הנחיות מנהלת הספרייה וככל שיידרש.

דרוש/ה עוזר.ת אישי.ת ומנהל.ת לשכת סמנכ"ל תפעול רפואי
תיאור התפקיד
ניהול צוות אדמיניסטרטיבי המונה 9 עובדים: תכנון חופשות והיעדרויות, מעקב משימות ועמידה בלוחות זמנים, פתרון משברים וניהול קונפליקטים, מעקב ודיווח נוכחות.
אחריות על ניהול יומן ולו"ז סמנכ"ל תפעול רפואי, לרבות קבלת החלטות ותיעדוף משימות, ניהול תכנים אדמיניסטרטיביים, מעקב אחר זימוני פגישות והכנת חומרים לדיונים.
כתיבה והפצה של סיכומי ישיבות.
לקיחת חלק בתהליכי גיוס עובדים.ות לתחום.
הכנה לישיבות צוות, הזמנת ציוד, ארגון ימי גיבוש, ניהול ישיבות סוף שבוע, פגישות עבודה עם הצוות, איסוף הצעות לתוכניות הדרכה.
הובלת פרויקטים ותהליכים מגוונים כגון: היערכות למבדק ה JCI (אקרדיטציה), שותפות בהובלת פרויקטים רפואיים, פרוייקטי פתיחת מחלקות, פתיחת שירותים חדשים וכו'.
ניהול משימות במערכת ה - Monday
מתן מענה ופתרון בעיות מול השטח.
ניהול שולחן מטה בשעת חירום.
ממשקי עבודה עם גורמי פנים וחוץ, כולל: משרד הבריאות, צה"ל, קופות חולים ובתי חולים נוספים וגורמים מחו"ל.
כל משימה אחרת שתקבע על ידי המנהלת הישירה
היקף משרה:
מלאה- 8.5 שעות ביום, ימים א'-ה'. שעת התחלה 07:30-08:00.
נכונות לזמינות טלפונית מעבר לשעות העבודה.
נכונות לביצוע שעות עבודה נוספות ולעבודה מהבית בעת הצורך.

תפקיד רכז/ת תפעול ואדמיניסטרציה בבית הלוחם תל אביב כולל ניהול פעילויות אדמיניסטרטיביות ותפעוליות שוטפות של הארגון.
הרכז/ת יהיה אחראי/ת על תיאום פגישות, ניהול יומנים, הכנת דוחות, וטיפול בפניות ציבור. כמו כן, תפקיד זה כולל עבודה מול גורמים שונים בארגון, ניהול משא ומתן עם ספקים, וארגון אירועים ופעילויות עבור חברי הארגון.
המועמד/ת המתאים/ה צריך/ה להיות בעל/ת יכולת עבודה עצמאית ובצוות, יכולת פתרון בעיות, ויחסי אנוש מצוינים. התפקיד מצריך גישה שירותית ויכולת להתמודד עם ריבוי משימות, תוך שמירה על סדר וארגון. המשרה מיועדת לאנשים עם מוטיבציה גבוהה ורצון לתרום לקהילה.