דרוש/ה מזכיר/ה.
היקף העסקה: 100%.
תיאור התפקיד:
עבודות אדמיניסטרציה, הגשת דוחו"ת שונים, עריכת מסמכים, מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת החברה, לפי הנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
עבודה בעיתות חירום.
ניהול, עריכה והקלדה של מסמכים.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי האחריות:
1. ניהול והקלדה של מסמכים
א. הקלדת ועריכת מסמכים
ב. הדפסה ומשלוח של מסמכים.
ג. הגשת דוחות, ניסוח וכתיבת מכתבים.
ד. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ה. הקלדה ועיצוב של מצגות.
ו. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
ז. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים בחברה.
ח. תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
ט. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
י. סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
יא. איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
יב. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
2. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני)
א. קליטה ומיון של דואר.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
ג. הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
3. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור
א. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ב. ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה.
ג. סינון וניתוב שיחות למנהל היחידה.
4. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה
א. תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
ב. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב)
5. ריכוז והגשת דוחו"ת בתחומים שונים שידרשו ע"י הממונה
6. אדמיניסטרציה - רישום סיכומי דיון, מעקב אחר החלטות וידוא ביצוע, סיוע כללי לעובדי החברה בנושאים אדמיניסטרטיביים שונים.
מאפייני העשייה הייחודיים בתפקיד:
א. ארגון מידע וסדר.
ב. שירותיות.
להבהרות נוספות בנוגע למשרה ו/או בנושאים כלליים הרלוונטיים לתפקיד ניתן לפנות באמצעות דוא"ל.
על המועמדים למלא טופס בקשה למשרה פנויה אותו ניתן למצוא באתר תחת קטגוריית דרושים.
תאריך הגשת המועמדות: 4/5/2025 עד השעה 12:00.
דרישות:
תנאי סף:
1. השכלה:
12 שנות לימוד ותעודת בגרות מלאה.
היכרות עם תוכנות ה OFFICE.
יתרון לבעלי תואר אקדמי.
2. ניסיון מקצועי:
לא נדרש, יינתן יתרון לניסיון קודם רלוונטי.
3. דרישות נוספות:
שפות - עברית ברמה טובה מאוד.
יישומי מחשב - היכרות עם תוכנות מחשב בתחום האמור: תוכנות אופיס לרבות וורד, אקסל, פאוור-פויינט. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.